Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird sein Postfach schnell zum schwierigen Nachlass. Darin liegen geschäftlich wichtige Korrespondenz, Zugangsdaten zu Diensten, die nie jemand vollständig erfasst hat, und Nachrichten an eine Adresse, die Kunden noch monatelang verwenden werden. Häufig wird erst am letzten Arbeitstag unter Zeitdruck entschieden, was mit dem Postfach geschehen soll. Genau so gehen wertvolle Informationen verloren.
Dieser Beitrag stellt die möglichen Vorgehensweisen und ihre jeweiligen Konsequenzen vor. Außerdem zeigt er die richtige Reihenfolge, damit weder E-Mails verloren gehen noch Zugänge offenbleiben.
Halten Sie diese Reihenfolge ein
Ein Postfach nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters zu übernehmen, ist ein mehrstufiger Prozess. Die Reihenfolge ist wichtiger als jeder einzelne Schritt, denn bei einer falschen Abfolge entsteht eine Sicherheitslücke.
Unterbinden Sie zuerst jeden weiteren Zugriff. Ändern Sie das Passwort, widerrufen Sie alle App-Passwörter und melden Sie verbundene Geräte ab. Das sollte zum tatsächlichen Ende des Beschäftigungsverhältnisses geschehen und nicht erst zum Ablauf der Kündigungsfrist. Diese Zeitpunkte fallen häufig nicht auf denselben Tag, und gerade dazwischen entstehen Risiken.
Legen Sie danach fest, wohin neue E-Mails gehen. Bevor Sie etwas anderes ändern, muss geklärt sein, wer ab dem nächsten Morgen die Nachrichten an diese Adresse erhält. Kunden hören nicht auf zu schreiben, nur weil ihr Ansprechpartner das Unternehmen verlassen hat.
Sichern Sie anschließend den vorhandenen Inhalt. Die Nachrichten im Postfach gehören zu den Geschäftsunterlagen und werden meist deutlich länger benötigt, als der betreffende Mitarbeiter im Unternehmen war.
Erst danach sollten Sie das Postfach löschen oder umwidmen. Die Löschung ist der letzte und unumkehrbare Schritt. Sie kommt erst infrage, wenn alles andere geregelt ist.
Die Möglichkeiten und ihre Konsequenzen
Für das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters gibt es vier sinnvolle Lösungen. Welche davon passt, hängt vor allem davon ab, ob die Adresse auch außerhalb des Unternehmens bekannt war.
In ein gemeinsames Postfach umwandeln. Die Adresse bleibt erreichbar, Kollegen erhalten über ihre Mitgliedschaft statt über ein gemeinsam genutztes Passwort Zugriff, und der gesamte Verlauf bleibt an seinem bisherigen Ort. Für Mitarbeiter mit Kundenkontakt ist das in der Regel die beste Lösung. Das Postfach belegt einen Platz aus dem Kontingent gemeinsamer Postfächer, das Ihr Tarif pro Domain vorsieht.
Als inaktives Postfach mit Weiterleitung behalten. Neue Nachrichten gehen weiterhin ein und werden an die Person weitergeleitet, die die Aufgaben übernommen hat. Das ist einfach, allerdings kommen Antworten von einer anderen Adresse und können den Gesprächspartner irritieren.
Die Adresse in einen Alias umwandeln. Sobald kaum noch wirklich neue Korrespondenz eingeht, kann die Adresse als Alias dem Postfach eines anderen Mitarbeiters zugeordnet werden. So bleibt sie praktisch ohne Zusatzkosten erreichbar und gibt gleichzeitig den bisherigen Postfachplatz vollständig frei.
Das Postfach löschen. Diese Lösung eignet sich für rein interne Adressen, die außerhalb des Unternehmens niemand kannte, sowie für kurzzeitig Beschäftigte, die nie extern korrespondiert haben. Bei jeder Adresse mit Kundenkontakt ist sie ungeeignet. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist die Löschung praktisch unumkehrbar.
Den Nachrichtenverlauf erhalten
Die Inhalte des Postfachs zu sichern, ist der am häufigsten übersprungene Schritt. Bereut wird das meist etwa eineinhalb Jahre später, wenn ein Streitfall auftaucht und alte Nachrichten benötigt werden.
Am günstigsten ist es, das Postfach einfach nicht zu löschen. Bei TrekMail wird Speicher zentral statt pro Nutzer bereitgestellt. Ein inaktives Postfach verbraucht daher Speicherplatz, verursacht aber keine zusätzlichen Kosten. Es ein weiteres Jahr aufzubewahren kostet lediglich einen Postfachplatz. Da Postfächer nicht einzeln abgerechnet werden, entfällt der übliche finanzielle Druck, sie schnell zu löschen.
Wenn Sie die Nachrichten lieber an einem anderen Ort ablegen möchten, können Sie über IMAP eine Kopie exportieren, die vollständig unter Ihrer Kontrolle steht und anschließend archiviert werden kann. Das ist auch bei einem großen Postfach sinnvoll, das nicht dauerhaft den gemeinsamen Speicher belasten soll.
Vermeiden Sie die vermeintliche Zwischenlösung, alle Nachrichten in das persönliche Arbeitspostfach eines Kollegen weiterzuleiten und das Original anschließend zu löschen. Der Verlauf steckt dann im Postfach einer einzelnen Person. Damit haben Sie dasselbe Problem, das Sie gerade lösen, lediglich auf die nächste Personaländerung verschoben.
Die oft übersehenen Zugangsdaten
Das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters ist zugleich ein Authentifizierungsfaktor für alle Dienste, bei denen diese Adresse jemals verwendet wurde.
Wer als Nächstes das Postfach kontrolliert, kann potenziell auf jeden Dienst zugreifen, bei dem die Adresse als Benutzername oder zum Zurücksetzen des Passworts hinterlegt ist. Das spricht dafür, die Adresse unter Kontrolle des Unternehmens zu behalten, statt sie zu löschen. Eine gelöschte Adresse auf der eigenen Domain kann jeder mit Zugriff auf die Domain neu anlegen, später also möglicherweise auch jemand, der nie Zugriff auf die alten Konten erhalten sollte.
Prüfen Sie deshalb vor Ihrer Entscheidung, wofür die Adresse verwendet wurde. Suchen Sie im Postfach nach Registrierungsbestätigungen und Nachrichten zum Zurücksetzen von Passwörtern. Eine solche Bestandsaufnahme dauert zehn Minuten und bringt regelmäßig zwei oder drei Dienste ans Licht, deren Existenz im Unternehmen niemand kannte.
Wurde für jeden Dienst ein eigener Alias genutzt, ist diese Aufgabe wesentlich einfacher. Schon die Adresse verrät dann, zu welchem Dienst sie gehört. Das Verfahren erklären wir im Beitrag über einen eigenen E-Mail-Alias für jede Registrierung.
Einen festen Ablauf daraus machen
Dass Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter schlecht verwaltet werden, liegt fast nie an fehlendem Wissen. Der Grund ist vielmehr, dass bei jedem Austritt erneut unter Zeitdruck entschieden wird und die Aufgabe bei der Person landet, die gerade verfügbar ist.
Halten Sie die Regeln einmal schriftlich fest: Welche Adressen werden zu gemeinsamen Postfächern, welche zu Aliasen, wie lange bleiben inaktive Postfächer erhalten und wer übernimmt welchen Schritt? Eine einzige Seite mit klaren Vorgaben verhindert Improvisation. Denn genau bei improvisierten Abläufen gehen E-Mails verloren.
Die nachhaltige Lösung besteht darin, Ihre E-Mail-Struktur so aufzubauen, dass Personalwechsel weniger Folgen haben. Gehört die Korrespondenz zu einem Projekt, Kunden oder Aufgabenbereich statt zu einer einzelnen Person, ist beim Ausscheiden lediglich die Mitgliedschaft im Postfach zu ändern. Weitere Entscheidungen sind nicht erforderlich. Diesen Ansatz erläutern wir im Beitrag über ein eigenes Postfach für jedes Projekt. Persönliche Arbeitsadressen wird es weiterhin geben, doch so beschränkt sich das Problem auf die Korrespondenz, die tatsächlich personengebunden ist.
Die rechtliche Seite in Kürze
Zwei Punkte sollten Sie kennen. Die folgenden Hinweise stellen keine Rechtsberatung dar.
Geschäftliche Korrespondenz in einem dienstlichen Postfach gehört im Allgemeinen zu den Unterlagen des Arbeitgebers. Die Aufbewahrungspflichten unterscheiden sich je nach Rechtsordnung und Branche. Häufig gelten Fristen von mehreren Jahren, für Finanzunterlagen oder regulierte Bereiche teilweise noch längere. Für Unternehmen im Vereinigten Königreich sind die Hinweise des ICO ein sinnvoller Ausgangspunkt. Ein Postfach umgehend zu löschen, kann deshalb aus Gründen falsch sein, die mit Bequemlichkeit nichts zu tun haben.
Private Nachrichten in einem dienstlichen Postfach sind ein sensibleres Thema, und die Vorgaben unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Am saubersten ist es, im Voraus festzulegen und zu kommunizieren, was beim Ausscheiden mit dem Postfach geschieht. So erlebt niemand eine Überraschung, und die Entscheidung muss nicht während einer möglicherweise konfliktbeladenen Trennung getroffen werden.
