Сотрудник увольняется, и его почтовый ящик превращается в непростое наследство. В нём остаётся нужная компании переписка, учётные данные от сервисов, которые никто не успел проверить, и адрес, на который клиенты будут писать ещё несколько месяцев. Обычно судьбу ящика решают в спешке в последний рабочий день сотрудника. Именно так и теряется важная история.
Разберём возможные варианты, цену каждого решения и порядок действий, который поможет сохранить письма и вовремя закрыть доступ.
Действуйте именно в таком порядке
Работа с ящиком увольняющегося сотрудника состоит из нескольких последовательных действий. Их порядок важнее каждого отдельного шага, поскольку неверная очерёдность создаёт уязвимый промежуток.
Сначала закройте новый доступ. Смените пароль, отзовите пароли приложений и отключите подключённые устройства. Сделайте это в момент фактического завершения отношений, а не в день окончания срока уведомления об увольнении. Эти даты нередко различаются, и проблемы возникают как раз между ними.
Затем решите, куда будут поступать новые письма. Прежде чем менять что-либо ещё, определите, кто с завтрашнего утра будет получать сообщения, отправленные на этот адрес. Клиенты не перестанут писать только потому, что сотрудник ушёл.
После этого сохраните имеющиеся данные. Содержимое ящика относится к деловой документации и обычно требуется компании гораздо дольше, чем в ней работает конкретный человек.
Только потом удаляйте ящик или меняйте его назначение. Удаление должно быть последним шагом, поскольку оно необратимо. Приступайте к нему лишь после решения всех остальных вопросов.
Возможные варианты и их цена
Есть четыре разумных способа поступить с ящиком после ухода сотрудника. Выбор зависит от того, использовался ли адрес для внешней переписки.
Преобразовать его в общий почтовый ящик. Адрес продолжит работать, коллеги получат доступ на основании назначенных прав, а вся история останется на месте. Обычно это лучшее решение для сотрудников, которые общались с клиентами. Такой ящик занимает одно место из доступного для домена количества общих ящиков по вашему тарифу.
Оставить неактивный ящик с переадресацией. Новые письма продолжат поступать и будут перенаправляться ответственному сотруднику. Это простое решение, но ответы будут уходить с другого адреса, что может запутать собеседника.
Превратить адрес в псевдоним. Когда поток действительно новой переписки прекратится, добавьте этот адрес как псевдоним к ящику другого сотрудника. Адрес останется рабочим почти без дополнительных затрат, а место полноценного ящика освободится.
Удалить ящик. Такой вариант подходит для чисто внутренних адресов, о которых никто за пределами компании не знал, а также для сотрудников с коротким стажем, не участвовавших во внешней переписке. Для любого адреса, известного клиентам, это плохое решение. После окончания срока хранения восстановить данные фактически невозможно.
Как сохранить историю переписки
Сохранение содержимого ящика чаще всего пропускают. Обычно об этом жалеют примерно через полтора года, когда возникает спор и понадобятся старые письма.
Самый дешёвый вариант состоит в том, чтобы просто не удалять ящик. У нас хранилище общее, а не выделенное каждому пользователю, поэтому неактивный ящик занимает место, но не требует отдельной оплаты. Хранить его ещё год можно бесплатно, если не считать занятой позиции. Поскольку каждый ящик отдельно не оплачивается, привычной финансовой необходимости срочно удалять его нет.
Если вы предпочитаете хранить письма в другом месте, экспорт по IMAP даст подконтрольную вам копию, которую затем можно перенести в архивное хранилище. Это также разумный выбор для большого ящика, который не хочется бессрочно держать в общем объёме.
Не стоит выбирать промежуточный вариант: пересылать всю переписку в личный рабочий ящик другого сотрудника, а исходный удалить. В таком случае вся история окажется внутри одного ящика, и через некоторое время придётся снова решать ту же проблему.
Учётные данные, о которых все забывают
Ящик ушедшего сотрудника также служит средством подтверждения личности во всех сервисах, где он когда-либо регистрировался с этим адресом.
Человек, который следующим получит контроль над ящиком, сможет войти во все сервисы, где этот адрес используется как логин или канал восстановления пароля. Это ещё один довод в пользу сохранения ящика под контролем компании, а не его удаления. Удалённый адрес на принадлежащем вам домене может заново создать любой человек с доступом к домену, в том числе тот, кому вы в будущем вовсе не собирались давать доступ к прежним сервисам.
До принятия решения проверьте, для чего использовался адрес. Найдите в ящике подтверждения регистрации и письма для сброса пароля. Такая инвентаризация занимает десять минут и почти всегда выявляет два или три сервиса, о которых никто не знал.
Если для каждого сервиса использовался отдельный псевдоним, провести проверку гораздо проще: из самого адреса понятно, к какому сервису он относится. Этот подход описан в статье про отдельный почтовый псевдоним для каждой регистрации.
Сделайте процедуру стандартной
Почтовые ящики увольняющихся сотрудников обычно обрабатывают неправильно не из-за недостатка знаний. Просто решение приходится принимать при каждом увольнении отдельно, в условиях нехватки времени и силами того, кто оказался свободен.
Один раз закрепите правила письменно: какие адреса преобразуются в общие ящики, какие становятся псевдонимами, как долго хранятся неактивные ящики и кто отвечает за каждый шаг. Одной страницы регламента достаточно, чтобы исключить импровизацию, из-за которой и пропадают письма.
Системное решение состоит в такой организации почты, при которой уход сотрудников создаёт меньше проблем. Если переписка относится к проекту, клиенту или должности, а не к конкретному человеку, после увольнения достаточно изменить состав участников ящика. Принимать дополнительные решения не придётся. Подробнее об этом рассказано в статье про отдельный ящик для каждого проекта. Личные рабочие адреса всё равно останутся, но проблема ограничится только той перепиской, которая действительно носит персональный характер.
Кратко о юридической стороне
Стоит помнить о двух моментах. Следующая информация не является юридической консультацией.
Деловая переписка в рабочем ящике обычно относится к документации работодателя, а обязательные сроки хранения зависят от юрисдикции и отрасли. Нередко они составляют несколько лет, а для финансовых документов и регулируемых сфер могут быть ещё больше. Для компаний в Великобритании разумной отправной точкой станут рекомендации ICO. Поэтому быстрое удаление ящика может оказаться ошибкой по причинам, никак не связанным с удобством.
Личная переписка в рабочем ящике требует более осторожного обращения, причём правила различаются в разных юрисдикциях. Лучше заранее сообщить сотрудникам, что произойдёт с их ящиком после ухода. Тогда ни для кого это не станет неожиданностью, и решение не придётся принимать во время увольнения, которое может проходить конфликтно.
