您遇到的每个邮件附件大小限制，最终都由接收服务器决定，而不只是发送服务器。正是这一点让问题令人烦恼：您的服务商顺利接受 30 MB 文件，花一段时间尝试发送，几小时后却收到退信，因为另一端的邮件服务器拒绝了它。您没有做错什么，却仍要解决问题。
本文介绍实际限制、它们为什么低于宣传数字，以及一种避免问题反复发生的方法，而不只是临时绕过一次。
邮件附件大小限制究竟是多少
没有一个统一数字，这正是混乱的根源。至少存在三个限制，其中最小的生效。
您的服务商限制它愿意接收的内容，收件人的服务商限制它愿意为对方接收的内容。在两者之间，编码会增加文件大小：邮件附件以 Base64 编码传输，通常增加约 33%。20 MB 文件离开设备时，消息约为 27 MB，所以 25 MB 限制会拒绝一份看似远低于上限的文件。
常见的数字，如 Gmail 的 25 MB、Outlook.com 的 20 MB，以及许多企业服务器的 10 MB，都是编码后的消息大小。倒推 33%，实际文件上限也更接近 18 MB，即使标称限制为 25。
企业邮件服务器往往更严格，而且不会公开说明。律师事务所或银行的收件人可能位于 10 MB 网关之后，您可能直到邮件被退回才知道这个限制。
为什么提高限制不是答案
本能做法是寻找数字更大的服务商。但关键限制在收件端，您无法控制，因此并不能可靠解决问题。
服务商宣传支持 50 MB 附件，只说明它自己愿意接收，并不代表任何人都能收到。许多互联网邮件服务器会拒绝这类 50 MB 消息。更大的数字通常只会让失败来得更慢。
ZIP 压缩也很少有帮助。照片、视频和 PDF 已经压缩，打包最多通常只能节省几个百分点。把归档拆成多部分在技术上可行，却让收件人操作困难，而且许多网关会把分卷归档当作可疑内容删除。
消除问题的方法
真正有效的方法是不附加文件，而是发送链接。消息保持较小，文件通过 HTTP 传输，不受邮件附件大小限制，但仍可能受文件服务自身的上传与共享限制。
这个流程很常见，也通常很麻烦：上传到文件服务、等待、复制链接、粘贴到消息，再记得以后清理。正因为这些阻力，人们才总想继续附加文件。
在我们的网页邮箱中，受支持文件会自动完成这一步。小于 18 MB 的文件照常附加，更大的文件在撰写时转入 Drive 并插入共享链接，无需离开编辑器。收件人看到下载链接，发件人看到消息成功发出。上传、套餐、权限和可用存储仍需满足条件。
收件人一侧和您这一侧
使用链接而非附件会改变处理方式，其中大部分变化对您有利。
链接可以撤销。把错误文件作为附件发给错误的人后，无法收回对方邮箱中的副本。共享链接可以撤销，让此后的下载停止，但已经下载的副本不会被删除。
下载次数有限。编辑器创建的链接默认最多下载 100 次，可避免转发链接在没有其他授权的情况下变成无限开放的分发渠道。
已发送文件夹保持较小。附件存储两次，分别位于您的已发送副本和收件人的收件箱。经常发送大文件的团队会用自己的外发历史耗尽配额，而链接可以移除邮件存储中的额外附件副本。
可以查看是否被领取。附件发出后不会提供下载信息。若日志功能可用且获准，链接可以显示是否有人下载，通常无需再发一封邮件询问是否收到。
什么时候仍应附加文件
链接并非总是更好，假装如此并不合理。
如果收件人需要让文件独立于发件人长期保存，就应使用附件，如合同、发票，以及发件人账户消失后五年仍需打开的内容。在这种情况下，可撤销或会到期的链接如果没有单独归档，就是风险而非功能。
如果收件人的环境不利于链接，也应附加文件。一些企业网关会改写或删除外部 URL，一些收件人则不会点击。邮件限制为 10 MB、文件为 9 MB 时，只要编码后的最终消息不超过实际限制，附件就是合适选择。
足够小且不会造成问题的文件可以直接附加。设置阈值就是为了让您无需为这类文件思考。
让文件低于限制的实用方法
有时文件必须作为附件，只是稍微过大。按大致效果排序：
- 重新导出 PDF。设计工具生成的 PDF 经常嵌入完整分辨率图像。对于用于阅读的文档，以屏幕分辨率导出通常可减少 80%，但应确认视觉质量。
- 缩小照片。手机照片为 4 MB，但查看时通常不需要原始尺寸。三张缩小图片更容易通过限制，三张原图则不行。
- 视频始终使用链接。视频很少能低于有实际意义的邮件限制，编码还会进一步增加消息大小。
- 检查办公文档中的嵌入字体和修订历史，它们可能在不易察觉的情况下让文件大小翻倍。
压缩应作为最后手段，因为对最常引发问题的文件类型帮助最小。这些技巧不会改变底层附件限制，只让这一份文件在这一次低于它。
为什么退信来得这么晚
触及附件限制时，延迟尤其令人恼火。您在九点发送，一切看似正常，十一点半才收到失败通知。此时您已经认为文件送达并继续工作了。
这是因为接受和投递是两个事件。您自己的服务器先接受消息，因为它还无法确定收件服务器会如何处理。只有稍后连接另一端时才返回拒绝，而连接可能排在其他流量之后。如果接收服务器暂时不可达，您的服务器会按照策略耐心重试数小时后才放弃，因此最终通知可能对应昨天发送的消息。
实际后果是，接近限制时，没有消息并不代表好消息。若文件重要，应通过合适渠道或可用的下载确认来核实是否收到。
附件与您自己的存储
附件限制通常被当作发送问题讨论，但它还有一个更安静、长期成本更高的存储方面。
别人发来的每个附件都存入您的邮箱，您发送的每个附件又存入已发送文件夹。团队反复来回发送文档时，同一文件会保存很多次：每位收件人的邮箱中一次，发件人的已发送文件夹中一次，每次连同附件转发时又保存一次。
这就是邮箱配额在没有异常行为时也会用满的常见原因，因此应把附件限制作为日常习惯解决，而不是逐封处理。邮件文本很小，几乎所有空间都来自附件。将较大文件改为链接可减少两端邮件存储中的重复。正是这种存储收益，让团队在最初的投递问题解决后仍保持习惯。
之后文件保存在哪里
从编辑器成功转出的文件会进入 Drive，它与邮件属于同一账户，不是需要单独登录和账单的服务。按照所述套餐，存储从 250 GB 起，价格为每月 3.20 美元，可通过滑块调整。链接机制详见共享链接的工作方式。
这对反复遇到问题的人很重要。偶尔触及限制需要临时方法，每周触及则需要把它变成默认路径，并让文件有组织地保存，以便重新查找、与同事共享或挂载为驱动器。WebDAV 访问正用于最后一种场景。
简而言之，不要继续寻找更大的数字，因为决定能否送达的限制属于另一方。大文件应发送链接，保留撤销能力，并让配置的阈值决定处理方式。
