会员制组织、学校、俱乐部和慈善机构最终都会面对同一个问题：是否应该让每个人都拥有本组织域名下的地址？答案通常是应该，但成本阻碍了实施。对于会员并非雇员的组织，按用户收费的全员邮箱根本无法负担。
拥有 200 名成员的合唱团、3,000 名会员的专业协会、900 名学生的学校，都不可能为每个人支付月度用户费用。本文将介绍无需逐人付费后会发生哪些变化。
组织为什么需要全员邮箱
为每位会员提供邮箱的真正目的很少是邮件本身，更重要的是组织域名下的地址所代表的意义。
身份认同。会员地址是归属组织的明确标志。对于专业协会，它也在一定程度上体现其专业身份。从协会域名发信，传达的信息与个人地址不同。
长期有效的联系方式。人们更换工作或邮件服务商时，个人地址会改变。组织域名下的地址则不会，因此即使个人资料已经过期，组织仍保留联系会员的渠道。
明确的边界。志愿者使用个人地址处理组织事务，停止服务后会留下混乱。为每位志愿者提供地址，可以让相关通信始终保留在组织一侧。
岗位延续性。委员会岗位拥有自己的地址后，交接给下一任时只需更改访问权限，无需更换地址，也不必再次通知所有联系人。
坦率计算成本
按 Google Workspace 每位用户 $7 计算，为 900 名学生提供邮箱每年需要 $75,600，这正是学校不这样做的原因。在按套餐限制邮箱总数而不逐个收费的方案中，同样 900 个地址可以放进每年 $279 的 Agency 套餐。
真正购买的是存储空间，规划重点也在这里。Agency 提供 200 GB 共享容量，分给 900 名会员后，每人约有 220 MB。会员只偶尔接收公告的组织可以使用多年。学生每天通过附件交换作业的学校则不够，使用每月 $3.20 起的 Drive 附加服务，比升级套餐等级更便宜。
单个邮箱配额在这里尤其重要，因为会员制组织无法控制会员如何使用地址。创建时设定适度配额，可以防止一位活跃会员耗尽整个存储池。具体原因见邮箱存储配额。
无需开展大规模数据录入即可开通
只有在创建可以一次批量完成，而且管理员从不经手用户密码时，全员邮箱才真正可行。
批量创建功能接收会员名单，并一次开通所有邮箱。随后，每位会员通过设置邀请自行选择密码。这一点在此场景中更为重要：对方不是员工，组织无法强迫其遵守内部政策，也没有理由知道他们的凭据。操作方式见批量创建邮箱。
命名规则值得一次决定后长期坚持。姓名组合在出现同名会员前可以使用。200 人时已经很可能重复，3,000 人时则必然重复。会员编号不够美观，但绝不会混淆。多数组织最终会采用两者结合的方案。
三个可以预见的问题
为每位会员提供邮箱会遇到三个可预见的问题，都应该提前规划，而不是上线后才发现。
会员根本不使用。这是最常见却最少被讨论的结果。人们已经有一个习惯使用的邮箱，也不想再查看第二个。全员邮箱最终变成数百个无人打开的收件箱，发往其中的邮件无法真正触达任何人，比不提供地址还糟。
不想使用独立邮箱的会员应该选择转发。组织域名下的地址仍然存在，邮件会到达会员已经在阅读的位置，组织也保留自己的联系渠道。转发需要付费套餐，因为免费等级不提供这项功能。
没有处理离会人员。会员退出，学生毕业，志愿者停止服务。如果没有政策，地址会永远累积，数量也失去意义。确定命名规则时，就应同时决定地址的停用规则。
有人滥用地址。从你的域名发出不当内容，损害的是组织的信誉，而不是个人信誉。因此，必须同时具备使用条款和暂停单个邮箱的能力。这两项措施在最初实施，比事故发生后补充更容易。
岗位地址与个人地址
必须明确区分两者，因为组织经常同时需要，却只按照一种方式配置。
会员地址属于个人，并在其会员资格有效期间跟随本人。岗位地址，例如 treasurer@、membership@ 和 safeguarding@，属于职位，即使负责人更换也会继续存在。
岗位地址更适合设置为按成员授权的共享邮箱。交接时添加一人、移除另一人，全部历史记录完整留给新任负责人。这与每个项目使用一个邮箱的模式相同，只是把这一模式用于委员会岗位。
最常见的错误是把财务负责人的地址设成个人邮箱。这样每次交接都必须共享密码或丢失历史，很多组织一直重复这种错误。
会员资格结束后怎么办
学生毕业、会员资格到期、志愿者停止服务，但第二天每个地址仍会继续收到邮件。
应尽早决定离开者是否继续保留地址、彻底失去地址，或者以转发到个人邮箱的精简形式保留。校友会经常选择第三种，因为地址仍然维系人与组织的关系，维护成本也几乎为零。真正造成问题的是完全没有规则。地址数量会无限增长，却没人能说清哪些仍属于当前会员。
先从小范围开始
全员邮箱不必一开始就覆盖所有人。
先开通委员会和岗位地址，因为数量少、价值高，而且能立即投入使用。然后覆盖真正提出需求的会员群体。了解实际使用率和存储消耗后，再扩展到所有人。
由于邮箱不逐个收费，分阶段上线不会增加成本，还能提供原本只能猜测的数据。实际使用率尤其重要，它直接决定全面推广是否值得。
