Associações, escolas, clubes e organizações beneficentes acabam chegando à mesma pergunta: todos deveriam ter um endereço no domínio da instituição? A resposta geralmente é sim. O principal motivo para isso não acontecer é o custo, pois cobrar por usuário torna a oferta de e-mail a todos os membros inviável para qualquer organização cujos participantes não sejam funcionários.
Um coral com 200 cantores, uma entidade profissional com 3,000 membros ou uma escola com 900 alunos não podem pagar uma licença mensal para cada pessoa. Este artigo mostra o que muda quando essa cobrança deixa de existir.
Por que as organizações querem oferecer esse endereço
A motivação para dar um e-mail a cada membro raramente é a própria caixa postal. O valor está no que um endereço no domínio da organização representa.
Identidade. O endereço demonstra de forma visível que a pessoa pertence à organização. Para entidades profissionais, ele também funciona como uma espécie de credencial: escrever pelo domínio do instituto comunica algo que um endereço pessoal não comunica.
Um canal de contato duradouro. Endereços pessoais mudam quando as pessoas trocam de emprego ou de provedor. Um endereço no domínio da organização permanece, permitindo que ela continue em contato mesmo quando os dados pessoais dos membros ficam desatualizados.
Uma separação clara. Quando voluntários usam endereços pessoais para assuntos da organização, surge uma confusão quando deixam a função. Um e-mail para cada membro mantém a correspondência do lado da instituição.
Continuidade das funções. Quando um cargo de comissão tem um endereço próprio, a passagem para o próximo responsável exige apenas uma mudança de acesso, não de endereço, e não é necessário comunicar um novo contato.
O custo, com transparência
Com a licença de $7 do Google Workspace, oferecer e-mail a 900 alunos custa $75,600 por ano. É por isso que as escolas não fazem isso. Em planos que limitam a quantidade por categoria em vez de cobrar por caixa, os mesmos 900 endereços cabem em um Agency por $279 ao ano.
Na prática, o que você está comprando é armazenamento, e é nele que deve se concentrar o planejamento. O Agency oferece 200 GB compartilhados. Divididos entre 900 membros, são aproximadamente 220 MB para cada um. Para uma organização em que os membros recebem comunicados ocasionais, isso representa espaço de sobra por anos. Para uma escola na qual os alunos trocam trabalhos anexados todos os dias, não. Nesse caso, o complemento Drive a partir de $3.20 por mês é mais econômico do que mudar de categoria.
As cotas por caixa postal são ainda mais importantes nesse cenário, pois uma associação não controla o uso que os membros fazem dos endereços. Definir uma cota modesta durante a criação impede que um participante mais entusiasmado consuma todo o espaço. Explicamos os motivos em cotas de armazenamento para caixas postais.
Provisionamento sem um projeto de digitação
Oferecer e-mail a todos só é viável quando a criação pode ser feita em uma única operação, não em centenas, e quando você nunca precisa lidar com a senha de ninguém.
A criação em massa recebe a lista de membros e provisiona todas as caixas. Em seguida, os convites de configuração permitem que cada pessoa defina a própria senha. Isso é especialmente importante aqui: os usuários não são funcionários, você não pode obrigá-los a seguir uma política e não tem motivo para conhecer suas credenciais. O processo é explicado em criação de caixas postais em massa.
Vale definir o padrão de nomes uma vez e mantê-lo. Nome e sobrenome funcionam até dois membros terem o mesmo nome, algo provável com 200 pessoas e certo com 3,000. Números de matrícula não são elegantes, mas eliminam ambiguidades. Um modelo híbrido costuma ser o compromisso escolhido pelas organizações.
Três problemas previsíveis
Um endereço para cada membro traz três problemas previsíveis. É melhor planejar todos eles do que descobri-los depois.
Os membros não usam o endereço. Esse é o resultado mais comum e o menos discutido. As pessoas já têm um endereço de que gostam e pouco interesse em administrar outro. A iniciativa se transforma em centenas de caixas nunca abertas, e as mensagens enviadas para elas não chegam a ninguém, uma situação pior do que não oferecer o endereço.
A solução para quem preferir é o encaminhamento, não uma caixa postal. O endereço existe, as mensagens chegam ao local que a pessoa já consulta e a organização preserva o canal de contato. Isso exige um plano pago, pois o encaminhamento não está disponível na categoria gratuita.
As saídas não são administradas. Membros deixam a associação, alunos se formam e voluntários encerram suas atividades. Sem uma política, os endereços se acumulam para sempre e a quantidade perde o significado. Defina a regra de desativação ao mesmo tempo que o padrão de nomes.
Alguém usa o endereço de forma inadequada. Se um endereço no seu domínio envia conteúdo inaceitável, é a reputação da organização que sofre, não a da pessoa. Termos de uso e a capacidade de suspender uma caixa individual são indispensáveis e muito mais fáceis de introduzir no início do que depois de um incidente.
Funções em vez de pessoas
Essa distinção é importante porque muitas organizações precisam dos dois tipos de endereço, mas configuram apenas um.
Endereços de membros pertencem a pessoas e as acompanham enquanto fizerem parte da organização. Endereços de função, como treasurer@, membership@ e safeguarding@, pertencem aos cargos e continuam existindo depois da saída de cada responsável.
Endereços de função funcionam melhor como caixas postais compartilhadas com membros. Assim, a passagem de responsabilidade consiste em adicionar uma pessoa e remover outra, mantendo todo o histórico para quem assume. É o padrão de uma caixa postal para cada projeto, aplicado a cargos de comissão em vez de projetos de trabalho.
Cometer o erro mais óbvio, transformar o endereço do tesoureiro em uma caixa pessoal, faz com que toda mudança de responsável exija compartilhar uma senha ou perder o histórico. Ainda assim, as organizações fazem isso com frequência.
O que acontece quando a participação termina
Alunos se formam, membros não renovam e voluntários deixam suas funções. Mesmo assim, cada um desses endereços continua recebendo mensagens no dia seguinte.
Vale decidir desde o início se quem sai poderá manter o endereço, perderá o acesso ou conservará uma versão limitada, como o encaminhamento para um endereço pessoal. Associações de ex-alunos muitas vezes escolhem a terceira opção porque o endereço preserva o vínculo com a instituição e custa muito pouco para manter. O problema surge quando não existe regra alguma. A quantidade cresce para sempre e ninguém consegue distinguir os endereços de membros atuais.
Comece com um grupo menor
A oferta de e-mail não precisa começar com todos os membros.
Comece pelas comissões e pelos endereços de função, que são poucos, valiosos e imediatamente úteis. Depois, avance para o grupo de membros que realmente pediu o serviço. Por fim, inclua todos quando já souber qual é a adesão e como o armazenamento se comporta.
Como as caixas não são cobradas individualmente, essa implantação gradual não custa mais e fornece os dados que, de outro modo, você precisaria adivinhar. O principal é a taxa de adesão, pois ela determina se a implantação completa realmente vale a pena.
