Членские организации, школы, клубы и благотворительные фонды рано или поздно задаются одним вопросом: нужен ли каждому адрес в нашем домене? Обычно ответ положительный, но реализовать идею мешает стоимость. Если платить за каждого пользователя, организация, участники которой не являются сотрудниками, просто не сможет позволить себе отдельную почту для всех.
Хор из 200 певцов, профессиональная ассоциация с 3,000 членов или школа с 900 учениками не могут ежемесячно оплачивать лицензию для каждого человека. Разберём, что меняется, когда такой платы нет.
Зачем организациям адрес для каждого участника
Главная причина редко заключается в самой электронной почте. Важнее то, что означает адрес в домене организации.
Принадлежность. Адрес участника наглядно подтверждает связь с организацией. Для профессиональной ассоциации он также служит своего рода удостоверением: письмо с домена института воспринимается иначе, чем сообщение с личного адреса.
Постоянный канал связи. Личные адреса меняются вместе с работой или почтовым сервисом. Адрес в вашем домене сохраняется, поэтому организация сможет связаться с участником, даже когда его личные контактные данные устареют.
Чёткая граница. Если волонтёры используют личные адреса для дел организации, после их ухода возникает путаница. Отдельная почта сохраняет переписку на стороне организации.
Преемственность должностей. Если у должности в комитете есть собственный адрес, при смене ответственного достаточно изменить права доступа. Сам адрес не меняется, и сообщать его заново никому не приходится.
Честный расчёт стоимости
При цене $7 за пользователя в Google Workspace почта для 900 учеников стоит $75,600 в год. Именно поэтому школы её не внедряют. В тарифах, где ограничено общее число ящиков, а каждый ящик не оплачивается отдельно, те же 900 адресов помещаются в Agency за $279 в год.
На самом деле вы покупаете хранилище, и планировать нужно прежде всего его. Agency предоставляет общий объём 200 GB, поэтому при 900 участниках получается примерно 220 MB на человека. Организации, где люди лишь изредка получают объявления, этого хватит на годы. Для школы, в которой ученики каждый день обмениваются учебными работами во вложениях, объёма недостаточно. В таком случае дополнение Drive от $3.20 в месяц дешевле перехода на другой уровень тарифа.
Квоты отдельных ящиков здесь важны особенно сильно, поскольку членская организация не может полностью контролировать использование адресов участниками. Скромная квота при создании не позволит одному активному пользователю занять всё общее пространство. Обоснование приведено в статье про квоты почтовых ящиков.
Как создать ящики без проекта по ручному вводу данных
Почта для каждого участника осуществима только при массовом создании за одну операцию и без работы с чужими паролями.
Для массового создания достаточно списка участников. После этого каждый получает приглашение и самостоятельно устанавливает пароль. В таком сценарии это особенно важно: пользователи не являются сотрудниками, их нельзя обязать соблюдать внутренние правила, а знать их учётные данные организация и вовсе не должна. Технический процесс описан в статье про массовое создание почтовых ящиков.
Схему названий нужно выбрать один раз и затем соблюдать. Имя и фамилия работают до появления однофамильцев и тёзок. При 200 участниках это вероятно, при 3,000 неизбежно. Номера участников выглядят не слишком красиво, зато не повторяются. Обычно организации выбирают гибридный вариант.
Три предсказуемые проблемы
У идеи отдельной почты для каждого участника есть три заранее известных недостатка. Лучше спланировать решение, чем обнаружить их после запуска.
Участники не пользуются адресами. Это самый распространённый и реже всего обсуждаемый результат. У людей уже есть привычный адрес и нет желания следить за вторым. Сотни ящиков остаются непрочитанными, а отправленные туда письма не доходят до человека. Это хуже, чем отсутствие таких ящиков.
Тем, кому отдельный ящик не нужен, лучше предложить переадресацию. Адрес в домене продолжает существовать, письма приходят туда, где пользователь уже их читает, а организация сохраняет канал связи. Для этого нужен платный тариф, поскольку бесплатный уровень не включает переадресацию.
Уход участников не обрабатывается. Члены выходят из организации, ученики заканчивают школу, волонтёры прекращают работу. Без правил адреса копятся бесконечно, а их общее количество теряет смысл. Порядок закрытия нужно определить одновременно со схемой названий.
Кто-то использует адрес не по назначению. Неприемлемое сообщение, отправленное с вашего домена, наносит ущерб вашей репутации, а не репутации участника. Необходимы и условия использования, и возможность приостановить отдельный ящик. Обе меры проще ввести до первого инцидента.
Адреса людей и адреса должностей
Между ними важно провести границу. Организациям часто нужны оба вида, но они настраивают только один.
Личный адрес принадлежит конкретному человеку, пока тот остаётся участником. Адрес должности, например treasurer@, membership@ или safeguarding@, принадлежит роли и продолжает существовать после смены ответственного.
Для адресов должностей лучше использовать общие ящики с участниками. При передаче обязанностей одного человека добавляют, другого удаляют, а вся история остаётся доступной новому ответственному. Это тот же подход, что описан в статье про отдельный ящик для каждого проекта, только применённый к должностям в комитете.
Очевидная ошибка состоит в том, чтобы сделать адрес казначея личным ящиком. Тогда при каждой передаче дел приходится либо делиться паролем, либо терять историю. Организации постоянно попадают в эту ловушку.
Что делать после прекращения членства
Ученики выпускаются, участники не продлевают членство, волонтёры уходят, а на каждый из этих адресов и на следующий день продолжают поступать письма.
Заранее решите, сохранит ли ушедший участник адрес, полностью потеряет его или оставит сокращённый вариант в виде переадресации на личную почту. Ассоциации выпускников часто выбирают третий способ, поскольку адрес продолжает связывать человека с организацией и почти ничего не стоит. Проблемы начинаются при отсутствии правил. Тогда число адресов растёт вечно, и никто не может сказать, какие из них принадлежат действующим участникам.
Начните не со всех сразу
Почту для всех участников необязательно запускать сразу для каждого.
Сначала создайте адреса комитета и должностей. Их немного, они ценны и сразу приносят пользу. Затем подключите ту группу участников, которая действительно просила эту возможность. После того как станет понятен фактический спрос и расход хранилища, можно распространить систему на всех.
Поскольку отдельные ящики не оплачиваются, поэтапный запуск не требует дополнительных расходов и даёт реальные данные вместо предположений. Особенно важна доля тех, кто действительно начнёт пользоваться адресом. Именно она определяет, стоит ли вообще проводить полное развёртывание.
