회원제 단체, 학교, 동호회, 자선단체는 결국 같은 질문을 하게 됩니다. 모든 사람에게 우리 도메인의 이메일 주소를 제공해야 할까요? 대개 답은 그렇습니다. 실현되지 않는 이유는 비용입니다. 직원이 아닌 회원에게까지 사용자당 요금을 내야 한다면 누구에게나 주소를 제공할 여력이 있는 단체는 거의 없습니다.
단원 200명의 합창단, 회원 3,000명의 전문직 협회, 학생 900명의 학교는 어느 곳도 사람마다 월정액을 낼 수 없습니다. 이 글에서는 사용자당 비용이 없어졌을 때 무엇이 달라지는지 설명합니다.
단체가 모든 구성원에게 주소를 제공하려는 이유
모든 회원에게 이메일을 제공하려는 동기는 이메일 기능 자체인 경우가 드뭅니다. 중요한 것은 단체 도메인의 주소가 무엇을 나타내는가입니다.
소속의 증명. 회원 주소는 소속을 눈에 보이게 보여 줍니다. 특히 전문직 협회에서는 일종의 자격 증명 역할도 합니다. 협회 도메인으로 보낸 메일에는 개인 주소로는 전달할 수 없는 의미가 담깁니다.
오래 유지되는 연락 수단. 개인 주소는 직장이나 서비스 업체를 바꾸면 달라집니다. 단체 도메인의 주소는 그대로이므로 개인 연락처가 오래되어도 단체는 회원에게 연락할 경로를 유지할 수 있습니다.
업무와 개인 생활의 경계. 자원봉사자가 개인 주소로 단체 업무를 처리하면 활동을 그만둘 때 정리가 복잡해집니다. 모든 회원에게 단체 주소를 제공하면 관련 메일을 단체가 관리하는 영역 안에 둘 수 있습니다.
직책의 연속성. 위원회 직책마다 전용 주소가 있으면 다음 담당자에게 넘길 때 주소를 바꾸고 다시 알릴 필요 없이 접근 권한만 변경하면 됩니다.
실제 비용 비교
사용자당 $7인 Google Workspace에서 학생 900명 모두에게 이메일을 제공하면 연간 $75,600이 듭니다. 학교들이 그렇게 하지 않는 이유입니다. 사서함마다 요금을 받는 대신 요금제별로 개수 상한을 두는 서비스에서는 같은 주소 900개를 연 $279의 Agency 요금제 안에서 운영할 수 있습니다.
실제로 구매하는 것은 저장 용량이며 계획이 필요한 부분도 여기입니다. Agency는 200 GB의 통합 용량을 제공하므로 회원 900명에게 평균 약 220 MB씩 돌아갑니다. 회원들이 가끔 공지만 받는 단체라면 수년간 충분합니다. 학생들이 매일 과제 첨부 파일을 주고받는 학교에는 부족하며, 이때는 상위 요금제로 바꾸는 것보다 월 $3.20부터 시작하는 Drive 추가 기능이 저렴합니다.
회원제 단체는 회원이 주소를 어떻게 사용할지 통제하기 어려우므로 사서함별 할당량이 어느 경우보다 중요합니다. 생성할 때 적당한 할당량을 정해 두면 첨부 파일을 많이 쓰는 회원 한 명이 전체 용량을 소진하는 일을 막을 수 있습니다. 자세한 이유는 사서함 저장 용량 할당량에서 설명합니다.
수백 건을 직접 입력하지 않고 사서함 만들기
모든 회원에게 이메일을 제공하려면 수백 번 반복하지 않고 한 번에 사서함을 만들 수 있어야 하며, 운영자가 누구의 비밀번호도 다루지 않아야 합니다.
회원 명단으로 사서함 전체를 일괄 생성한 뒤 설정 초대를 보내면 각 회원이 자신의 비밀번호를 직접 정할 수 있습니다. 여기서는 이 점이 특히 중요합니다. 대상은 직원이 아니어서 정책 준수를 강제할 수 없고, 운영자가 그들의 인증 정보를 알아야 할 이유도 없기 때문입니다. 실제 절차는 사서함 일괄 생성에서 설명합니다.
주소 이름 규칙은 한 번 정한 뒤 계속 지킬 가치가 있습니다. 이름과 성을 조합하는 방식은 같은 이름을 가진 회원이 나오기 전까지만 작동합니다. 회원이 200명이면 그럴 가능성이 높고, 3,000명이면 반드시 생깁니다. 회원 번호는 보기에는 좋지 않지만 중복되지 않습니다. 대개 두 방식을 섞은 절충안을 선택합니다.
예상할 수 있는 세 가지 실패
모든 회원에게 이메일을 제공할 때는 예상 가능한 문제가 세 가지 있습니다. 실제로 겪기 전에 모두 대비할 가치가 있습니다.
회원이 주소를 사용하지 않습니다. 가장 흔하지만 거의 논의하지 않는 결과입니다. 사람들은 이미 익숙한 이메일 주소가 있고 두 번째 주소까지 관리하고 싶어 하지 않습니다. 결국 열어 보지 않는 사서함이 수백 개 생기며, 그 주소로 보낸 메일은 아무에게도 전달되지 않습니다. 주소를 아예 제공하지 않는 것보다 나쁜 상황입니다.
원하는 회원에게는 사서함 대신 전달 기능을 제공하는 것이 해결책입니다. 단체 주소는 유지되고, 메일은 회원이 평소 확인하는 곳으로 전달되며, 단체도 연락 경로를 보존할 수 있습니다. 무료 요금제에서는 전달 기능을 제공하지 않으므로 유료 요금제가 필요합니다.
탈퇴 처리가 이루어지지 않습니다. 회원은 탈퇴하고, 학생은 졸업하며, 자원봉사자는 활동을 끝냅니다. 정책이 없으면 주소는 영원히 쌓이고 개수는 아무 의미가 없어집니다. 주소 이름 규칙을 정할 때 폐기 기준도 함께 정하세요.
누군가 주소를 악용합니다. 단체 도메인의 주소로 부적절한 내용을 보내면 훼손되는 것은 개인이 아니라 단체의 평판입니다. 이용 약관과 개별 사서함을 정지할 수 있는 기능이 모두 필요하며, 사고가 난 뒤보다 시작할 때 도입하기가 훨씬 쉽습니다.
개인 주소와 직책 주소 구분하기
단체는 흔히 두 종류를 모두 필요로 하면서 한 종류만 설정하므로 구분해 둘 가치가 있습니다.
회원 주소는 개인에게 속하며 회원 자격이 유지되는 동안 그 사람을 따라갑니다. treasurer@, membership@, safeguarding@ 같은 직책 주소는 역할에 속하며 현재 담당자가 바뀌어도 계속 유지됩니다.
직책 주소는 구성원을 지정하는 공유 사서함으로 만드는 편이 좋습니다. 담당자가 바뀌면 한 사람을 추가하고 다른 사람을 제거하기만 하면 되며, 새 담당자는 전체 메일 기록을 그대로 이어받습니다. 프로젝트별 사서함에서 설명한 방식을 프로젝트가 아니라 위원회 직책에 적용하는 것입니다.
재무 담당자의 주소를 개인 사서함으로 만드는 흔한 실수를 하면 담당자가 바뀔 때마다 비밀번호를 공유하거나 메일 기록을 포기해야 합니다. 많은 단체가 이 실수를 계속 반복합니다.
회원 자격이 끝난 뒤의 처리
학생은 졸업하고, 회원 자격은 만료되며, 자원봉사자는 활동을 끝냅니다. 하지만 그 모든 주소에는 다음 날에도 메일이 계속 도착합니다.
떠나는 회원이 주소를 계속 보유할지, 잃게 할지, 개인 주소로 전달하는 축소된 형태로 유지할지를 일찍 정해야 합니다. 동문회는 세 번째 방식을 자주 택합니다. 주소가 단체와의 연결 고리로 남고 유지 비용도 거의 들지 않기 때문입니다. 문제가 되는 것은 규칙이 없는 경우입니다. 그러면 주소 수가 끝없이 늘어나고 현재 회원의 주소가 무엇인지 아무도 말할 수 없게 됩니다.
모두에게 제공하기 전에 작게 시작하기
모든 회원을 대상으로 시작할 필요는 없습니다.
먼저 개수가 적고 가치가 높으며 바로 유용한 위원회와 직책 주소부터 만드세요. 다음에는 실제로 요청한 회원 그룹에 제공하세요. 실사용자 비율과 저장 용량 사용 추이를 파악한 뒤 전체 회원으로 확대하면 됩니다.
사서함별로 요금을 받지 않으므로 이렇게 단계적으로 도입해도 추가 비용은 없습니다. 추측만 했을 정보를 실제로 확인할 수도 있습니다. 특히 실사용자 비율은 전면 도입에 가치가 있는지를 결정하는 핵심 수치입니다.
