تصل الجمعيات القائمة على العضوية والمدارس والأندية والمؤسسات الخيرية في النهاية إلى السؤال نفسه: هل ينبغي أن يحصل الجميع على عنوان ضمن نطاقنا؟ الإجابة غالبا نعم، وما يمنع ذلك عادة هو التكلفة. فتسعير البريد لكل مستخدم يجعل توفير عنوان لكل عضو باهظا على أي مؤسسة لا يعمل أعضاؤها لديها كموظفين.
جوقة تضم 200 مغن، وهيئة مهنية تضم 3,000 عضو، ومدرسة بها 900 تلميذ، لا يستطيع أي منها دفع رسم شهري لكل شخص. تشرح هذه الصفحة ما الذي يتغير عندما لا تضطر إلى ذلك.
لماذا تريد المؤسسات توفير هذه العناوين
نادرا ما يكون الدافع وراء توفير بريد لكل عضو هو البريد نفسه، بل ما يمثله العنوان على نطاق المؤسسة.
الهوية. عنوان العضو علامة ظاهرة على الانتماء. وفي الهيئات المهنية يؤدي دورا شبيها بإثبات الصفة، فالكتابة من نطاق الهيئة توصل معنى لا ينقله العنوان الشخصي.
قناة اتصال تدوم. تتغير العناوين الشخصية عندما يغير الناس وظائفهم أو مزوديهم. أما العنوان على نطاقكم فلا يتغير، فتحتفظ المؤسسة بوسيلة للوصول إلى أعضائها حتى بعد أن تصبح بياناتهم الشخصية قديمة.
فاصل واضح. استخدام المتطوعين عناوينهم الشخصية في أعمال المؤسسة يخلق فوضى عند توقفهم عن التطوع. إبقاء بريد كل عضو على نطاق المؤسسة يبقي المراسلات تحت سيطرتها.
استمرارية الأدوار. عندما يكون لمنصب في لجنة عنوان خاص، لا يتطلب تسليمه إلى شاغله التالي سوى تغيير صلاحية الوصول بدلا من تغيير العنوان، ولا حاجة إلى الإعلان عنه من جديد.
التكلفة بصراحة
بسعر $7 لكل مستخدم في Google Workspace، تبلغ تكلفة البريد لجميع التلاميذ البالغ عددهم 900 مبلغ $75,600 سنويا، ولهذا لا تفعل المدارس ذلك. أما الباقات التي تضع حدا للأعداد حسب الفئة بدلا من فرض رسوم على كل صندوق، فتستوعب العناوين نفسها وعددها 900 ضمن باقة Agency بسعر $279 سنويا.
ما تشتريه فعليا هو مساحة التخزين، وهنا يلزم التخطيط. توفر Agency مساحة مشتركة قدرها 200 GB، أي نحو 220 MB لكل واحد من 900 عضو. يكفي ذلك سنوات لمؤسسة لا يتلقى أعضاؤها سوى إعلانات متفرقة. لكنه لا يكفي مدرسة يتبادل طلابها مرفقات الواجبات يوميا، وحينها تكون إضافة Drive التي تبدأ من $3.20 شهريا أقل تكلفة من الانتقال إلى فئة أعلى.
حصص التخزين لكل صندوق أهم هنا من أي حالة أخرى، لأن الهيئة القائمة على العضوية لا تتحكم في كيفية استخدام أعضائها لعناوينهم. يمنع تحديد حصة معتدلة عند الإنشاء عضوا كثير الاستخدام للمرفقات من استهلاك المساحة المشتركة. تجد شرحا للمنطق في حصص تخزين صناديق البريد.
إنشاء الحسابات من دون مشروع إدخال بيانات
لا يصبح توفير البريد لكل عضو ممكنا إلا إذا كان الإنشاء عملية واحدة لا مئات العمليات، ومن دون أن تتعامل مع كلمة مرور أي شخص.
يأخذ الإنشاء المجمع قائمة الأعضاء ويجهز جميع الصناديق. ثم تسمح دعوات الإعداد لكل عضو بتعيين كلمة مروره بنفسه، وهذا مهم لسببين: فأنت تتعامل مع أشخاص ليسوا موظفين ولا تستطيع إلزامهم باتباع سياسة، كما أن بيانات دخولهم ليست من شأنك. نشرح الآلية في إنشاء صناديق البريد دفعة واحدة.
يجدر اتخاذ قرار التسمية مرة واحدة والالتزام به. ينجح الجمع بين الاسم الأول واسم العائلة حتى يتشارك عضوان الاسم نفسه، وهو أمر مرجح مع 200 عضو ومؤكد مع 3,000. أرقام العضوية ليست جميلة لكنها لا تحتمل اللبس، وعادة ما تستقر المؤسسات على حل يجمع بين الاثنين.
ثلاث مشكلات يمكن توقعها
لتوفير البريد لكل عضو ثلاث مشكلات متوقعة، ويستحق كل منها التخطيط بدلا من اكتشافها لاحقا.
الأعضاء لا يستخدمونه. هذه هي النتيجة الأكثر شيوعا والأقل نقاشا. لدى الناس عنوان بريد يفضلونه ولا يرغبون في متابعة عنوان ثان. فيتحول توفير البريد لكل عضو إلى مئات الصناديق التي لا تفتح، ولا يصل البريد المرسل إليها إلى أحد، وهذا أسوأ من عدم إنشائها.
الحل لمن يريده هو إعادة التوجيه بدلا من صندوق البريد. يظل العنوان موجودا، ويصل البريد إلى المكان الذي يقرأ فيه العضو رسائله بالفعل، وتحتفظ المؤسسة بقناة الاتصال. يتطلب ذلك باقة مدفوعة، لأن إعادة التوجيه غير متاحة في الفئة المجانية.
لا تعالج حالات المغادرة. يغادر الأعضاء، ويتخرج الطلاب، ويتوقف المتطوعون عن التطوع. من دون سياسة تتراكم العناوين إلى الأبد ويصبح العدد بلا معنى. حدد قاعدة إنهاء العنوان عند تحديد نظام التسمية.
يسيء شخص استخدام العنوان. عندما يرسل عنوان على نطاقكم شيئا مسيئا، تتضرر سمعتكم أنتم لا سمعته. لذلك لا بد من شروط استخدام وإمكانية تعليق صندوق فردي، ويسهل تطبيق كليهما في البداية أكثر مما يسهل بعد وقوع حادثة.
الأدوار في مقابل الأشخاص
من المفيد توضيح هذا الفرق، لأن المؤسسات تحتاج إلى النوعين كثيرا لكنها لا تعد سوى أحدهما.
تنتمي عناوين الأعضاء إلى أفراد وتبقى معهم ما دامت عضويتهم سارية. أما عناوين الأدوار مثل treasurer@ وmembership@ وsafeguarding@ فتنتمي إلى المناصب وتظل قائمة بعد تغير شاغليها.
من الأفضل إنشاء عناوين الأدوار كصناديق بريد مشتركة يُضاف إليها المستخدمون كأعضاء. عند التسليم تضيف شخصا وتحذف آخر، ويبقى السجل كله متاحا للشاغل الجديد. هذا هو النمط الموضح في صندوق بريد لكل مشروع مع تطبيقه على مناصب اللجان بدلا من مهام العمل.
الخطأ المعتاد هو جعل عنوان أمين الصندوق صندوقا شخصيا. وعندها يتطلب كل تسليم مشاركة كلمة المرور أو فقد السجل، وهو خطأ تكرره المؤسسات باستمرار.
ما الذي يحدث عند انتهاء العضوية
يتخرج الطلاب وتنتهي عضويات الأعضاء ويتوقف المتطوعون عن التطوع، ومع ذلك يظل كل عنوان من هذه العناوين يستقبل البريد في اليوم التالي.
يجدر أن تقرر مبكرا ما إذا كان العضو المغادر سيحتفظ بالعنوان أو يفقده أو يحتفظ به في صورة محدودة، مثل إعادة التوجيه إلى عنوان شخصي. كثيرا ما تختار جمعيات الخريجين الخيار الثالث، لأن العنوان يبقى صلة بالمؤسسة ولا يكلف الحفاظ عليه شيئا تقريبا. تنشأ المشكلة عند غياب القاعدة، إذ يستمر العدد في الزيادة ولا يستطيع أحد تحديد العناوين التي تخص الأعضاء الحاليين.
البدء بمجموعة أصغر
ليس من الضروري أن يبدأ البريد لكل عضو بجميع الأعضاء.
ابدأ بعناوين اللجان والأدوار، فهي قليلة وعالية القيمة ومفيدة فورا. ثم وفرها لمجموعة الأعضاء التي طلبتها فعلا. وبعد أن تعرف نسبة الإقبال وتأثيرها في مساحة التخزين، وسعها لتشمل الجميع.
لأن الرسوم لا تفرض على كل صندوق، لا يكلف هذا التنفيذ المرحلي أي مبلغ إضافي ويعطيك معلومات كنت ستضطر إلى تخمينها. وأهمها معدل الإقبال، فهو الرقم الذي يحدد ما إذا كان التعميم الكامل يستحق التنفيذ أصلا.
