Las asociaciones, escuelas, clubes y organizaciones benéficas acaban planteándose la misma pregunta: ¿debería tener cada persona una dirección del dominio de la organización? La respuesta suele ser afirmativa. Si no se hace, normalmente es por el coste, porque cobrar el correo por usuario resulta inasumible cuando los miembros no son empleados.
Un coro con 200 cantantes, un colegio profesional con 3,000 miembros o una escuela con 900 alumnos no pueden pagar una cuota mensual por persona. En esta página explicamos qué cambia cuando no tienen que hacerlo.
Por qué lo quieren las organizaciones
La motivación para ofrecer correo a cada miembro rara vez es el propio correo. Importa lo que representa una dirección con el dominio de la organización.
Identidad. La dirección de un socio es una señal visible de pertenencia. En un colegio profesional funciona además como una especie de acreditación: escribir desde el dominio de la institución comunica algo que una dirección personal no puede expresar.
Un contacto que perdura. Las direcciones personales cambian al cambiar de trabajo o proveedor. Una dirección de tu dominio no cambia, así que la organización conserva una vía para contactar con sus miembros aunque sus datos personales queden obsoletos.
Una separación clara. Cuando los voluntarios usan direcciones personales para actividades de la organización, la correspondencia se vuelve difícil de gestionar cuando se marchan. Dar correo a cada miembro mantiene esas conversaciones dentro del ámbito de la organización.
Continuidad de los cargos. Si un puesto del comité tiene su propia dirección, el relevo solo exige cambiar el acceso, no cambiar la dirección ni volver a comunicarla.
El coste, sin rodeos
Con un precio de $7 por usuario en Google Workspace, ofrecer correo a 900 alumnos cuesta $75,600 al año. Por eso las escuelas no lo hacen. En un plan que limita el número por nivel en lugar de cobrar por buzón, las mismas 900 direcciones caben en Agency por $279 al año.
Lo que realmente compras es almacenamiento y ahí debe centrarse la planificación. Agency incluye 200 GB compartidos, de modo que 900 miembros disponen de unos 220 MB cada uno. Para una organización cuyos miembros reciben avisos ocasionales, es suficiente durante años. Para una escuela donde los alumnos intercambian a diario trabajos con archivos adjuntos, no lo es. El complemento Drive desde $3.20 al mes resulta más económico que subir de plan.
Las cuotas por buzón son especialmente importantes porque una asociación no controla lo que sus miembros hacen con las direcciones. Establecer una cuota moderada al crearlas evita que una persona consuma todo el fondo. Explicamos el criterio en las cuotas de almacenamiento de buzones.
Creación sin convertirla en un proyecto de introducción de datos
Ofrecer correo a cada miembro solo resulta viable si la creación se realiza en una operación, no en cientos, y si nunca tienes que manejar las contraseñas de nadie.
La creación en lote toma la lista de miembros y prepara todos los buzones. Después, las invitaciones permiten que cada persona elija su contraseña. Aquí resulta doblemente importante: trabajas con personas que no forman parte de la plantilla, a quienes no puedes obligar a seguir una política y cuyas credenciales no debes conocer. El proceso se explica en la creación de buzones en lote.
Conviene tomar una sola vez la decisión sobre los nombres y mantenerla. El formato nombre-apellido funciona hasta que dos personas se llaman igual, algo probable con 200 miembros y seguro con 3,000. Los números de socio son poco atractivos pero inequívocos; la mayoría de las organizaciones acaba utilizando un modelo híbrido.
Tres problemas previsibles
El correo para todos los miembros presenta tres problemas previsibles que conviene planificar en lugar de descubrir tarde.
Los miembros no lo utilizan. Es el resultado más habitual y del que menos se habla. La gente ya tiene una dirección que le gusta y no desea consultar una segunda. El proyecto se convierte en cientos de buzones sin abrir. Los mensajes enviados allí no llegan a nadie, algo peor que no haberlos creado.
Para quien lo prefiera, la solución es reenviar en lugar de ofrecer un buzón. La dirección existe, el correo llega al lugar que la persona ya consulta y la organización mantiene su vía de contacto. Esto exige un plan de pago porque el nivel gratuito no incluye reenvío.
No se gestionan las bajas. Los socios se marchan, los alumnos se gradúan y los voluntarios dejan de colaborar. Sin una política, las direcciones se acumulan para siempre y la cifra deja de tener sentido. Define la regla de retirada al mismo tiempo que el sistema de nombres.
Alguien utiliza mal la dirección. Si una dirección de tu dominio envía algo inaceptable, perjudica tu reputación, no la de esa persona. Necesitas condiciones de uso y capacidad para suspender un buzón individual. Ambas medidas son más fáciles de establecer al principio que después de un incidente.
Cargos frente a personas
Es una distinción importante porque las organizaciones suelen necesitar ambos tipos de dirección y solo configuran uno.
Las direcciones de miembros pertenecen a personas y las acompañan mientras sigan formando parte de la organización. Las direcciones de cargos, como treasurer@, membership@ y safeguarding@, pertenecen a funciones y sobreviven a quien las ocupa en cada momento.
Para los cargos resultan mejores los buzones compartidos con miembros. Un relevo consiste en añadir a una persona y retirar a otra, manteniendo todo el historial para quien entra. Es el modelo descrito en un buzón por proyecto, aplicado a cargos del comité y no a trabajos.
El error habitual consiste en convertir la dirección del tesorero en un buzón personal. Así, cada relevo obliga a compartir una contraseña o perder el historial, algo que las organizaciones hacen constantemente.
Qué ocurre cuando termina la pertenencia
Los alumnos se gradúan, los socios causan baja y los voluntarios dejan de colaborar, pero todas esas direcciones siguen recibiendo correo al día siguiente.
Conviene decidir desde el principio si quien se marcha conserva la dirección, la pierde o mantiene una versión reducida, como el reenvío a una cuenta personal. Las asociaciones de antiguos alumnos suelen elegir la tercera opción porque la dirección conserva el vínculo con la organización y mantenerla cuesta muy poco. El problema aparece cuando no existe ninguna regla: el número crece indefinidamente y nadie sabe qué direcciones corresponden a miembros actuales.
Empezar con un grupo más pequeño
Ofrecer correo a todos los miembros no exige empezar por todos.
Empieza por las direcciones de cargos y del comité, que son pocas, valiosas y útiles de inmediato. Continúa con el grupo que realmente lo haya solicitado. Amplíalo a todos cuando conozcas el grado de adopción y el consumo de almacenamiento.
Como los buzones no se facturan individualmente, desplegarlo por etapas no cuesta más y proporciona datos que de otro modo tendrías que adivinar. El más importante es la tasa de adopción, que determina si merece la pena completar el despliegue.
