Les associations, écoles, clubs et organismes caritatifs finissent tous par se poser la même question : chacun devrait-il disposer d'une adresse sur notre domaine ? La réponse est généralement oui. Si ce n'est pas déjà le cas, c'est surtout une question de coût, car un tarif par utilisateur rend une adresse pour chaque membre inabordable dès lors que les adhérents ne sont pas des salariés.
Une chorale de 200 chanteurs, un ordre professionnel de 3,000 membres ou une école de 900 élèves ne peuvent pas payer un abonnement mensuel pour chaque personne. Cet article explique ce qui change lorsqu'ils n'ont plus à le faire.
Pourquoi les organisations souhaitent proposer ces adresses
La motivation derrière une adresse email pour chaque adhérent tient rarement à la messagerie elle-même. Sa valeur réside dans ce qu'une adresse sur le domaine de l'organisation représente.
L'identité. Une adresse d'adhérent est une marque visible d'appartenance. Pour un ordre professionnel, elle sert aussi de forme d'accréditation : écrire depuis le domaine de l'institution exprime quelque chose qu'une adresse personnelle ne communique pas.
Une adresse qui reste joignable. Les adresses personnelles changent lorsque les gens changent d'emploi ou de fournisseur. Une adresse sur votre domaine reste la même. L'organisation conserve ainsi un moyen de joindre ses membres même lorsque leurs coordonnées personnelles ne sont plus à jour.
Une séparation claire. Lorsque les bénévoles utilisent leur adresse personnelle pour les activités de l'organisation, leur départ crée une situation confuse. Une adresse pour chaque membre maintient la correspondance du côté de l'organisation.
La continuité des fonctions. Si un poste au sein d'un comité possède sa propre adresse, la passation au titulaire suivant nécessite un changement d'accès plutôt qu'un changement d'adresse. Aucun nouveau contact n'a besoin d'être annoncé.
Le coût, en toute transparence
Avec une licence à $7 chez Google Workspace, fournir une adresse à 900 élèves coûte $75,600 par an. C'est pourquoi les écoles ne le font pas. Avec des offres qui plafonnent le nombre de boîtes par forfait au lieu de les facturer séparément, ces mêmes 900 adresses tiennent dans une offre Agency à $279 par an.
Ce que vous achetez réellement est du stockage, et c'est là que la planification intervient. Agency fournit 200 GB de stockage mutualisé. Répartis entre 900 membres, cela représente environ 220 MB par personne. Pour une organisation dont les adhérents reçoivent des communications occasionnelles, cette capacité suffit pendant des années. Pour une école où les élèves échangent chaque jour des devoirs en pièces jointes, ce n'est pas le cas. L'extension Drive à partir de $3.20 par mois est alors plus économique qu'un changement de forfait.
Les quotas par boîte sont particulièrement importants dans ce contexte, car une association ne contrôle pas l'usage que ses membres font de leur adresse. Définir un quota modeste dès la création empêche un membre enthousiaste de consommer tout l'espace. Le raisonnement est expliqué dans notre guide sur les quotas de stockage des boîtes mail.
Créer les boîtes sans lancer un projet de saisie
Une adresse email pour chaque membre n'est viable que si la création s'effectue en une seule opération plutôt qu'en plusieurs centaines, et si vous ne manipulez jamais le mot de passe de qui que ce soit.
La création en masse prend une liste d'adhérents et provisionne toutes les boîtes. Des invitations de configuration permettent ensuite à chaque membre de choisir son propre mot de passe. C'est doublement important ici : vous travaillez avec des personnes qui ne sont pas salariées, que vous ne pouvez pas obliger à respecter une politique interne et dont vous n'avez aucune raison de connaître les identifiants. La procédure est détaillée dans notre guide sur la création groupée de boîtes mail.
La convention de nommage mérite d'être choisie une fois pour toutes. Le prénom suivi du nom fonctionne jusqu'à ce que deux membres portent le même nom, ce qui est probable à 200 personnes et certain à 3,000. Les numéros d'adhérent sont peu élégants mais sans ambiguïté. La plupart des organisations finissent par choisir une formule hybride.
Trois problèmes prévisibles
Fournir une adresse à chaque membre entraîne trois difficultés prévisibles. Mieux vaut les anticiper que les découvrir plus tard.
Les membres ne l'utilisent pas. C'est le résultat le plus fréquent et celui dont on parle le moins. Les gens possèdent déjà une adresse email qui leur convient et ne souhaitent pas en consulter une deuxième. Le projet se transforme en centaines de boîtes jamais ouvertes. Les messages qui y sont envoyés ne touchent personne, ce qui est pire que de ne pas fournir d'adresse.
Pour ceux qui le souhaitent, la bonne solution est le transfert plutôt qu'une boîte distincte. L'adresse existe, les messages arrivent là où la personne consulte déjà son courrier et l'organisation conserve un moyen de la joindre. Un forfait payant est nécessaire, car le transfert n'est pas disponible dans l'offre gratuite.
Les départs ne sont pas gérés. Les adhérents quittent l'association, les élèves obtiennent leur diplôme et les bénévoles mettent fin à leur engagement. Sans politique, les adresses s'accumulent indéfiniment et leur nombre ne veut plus rien dire. Définissez la règle de fermeture en même temps que la convention de nommage.
Quelqu'un utilise mal son adresse. Lorsqu'une adresse sur votre domaine envoie un contenu répréhensible, c'est votre réputation qui est en jeu, pas celle du membre. Des conditions d'utilisation et la possibilité de suspendre une boîte individuelle sont indispensables. Ces deux mesures sont plus faciles à instaurer au début qu'après un incident.
Les fonctions et les personnes
Cette distinction mérite d'être faite, car les organisations ont souvent besoin des deux types d'adresses mais n'en configurent qu'un seul.
Les adresses des membres appartiennent aux personnes et les suivent tant qu'elles font partie de l'organisation. Les adresses de fonction, comme treasurer@, membership@ et safeguarding@, appartiennent aux postes et restent en place après le départ de leurs titulaires.
Il est préférable de gérer les adresses de fonction sous forme de boîtes partagées avec des membres. Une passation consiste alors à ajouter une personne et à en retirer une autre, tout en conservant l'historique complet pour le nouveau titulaire. C'est le modèle d'une boîte mail par projet, appliqué aux postes d'un comité plutôt qu'aux projets de travail.
L'erreur la plus évidente consiste à créer l'adresse du trésorier comme une boîte personnelle. Chaque passation exige alors de partager un mot de passe ou de perdre l'historique, et les organisations commettent constamment cette erreur.
Que se passe-t-il lorsque l'adhésion prend fin ?
Les élèves obtiennent leur diplôme, les membres ne renouvellent pas leur adhésion et les bénévoles cessent leur activité. Pourtant, chacune de ces adresses reçoit encore des messages le lendemain.
Il est utile de décider tôt si une personne qui part conservera l'adresse, la perdra ou en gardera une version limitée, par exemple avec un transfert vers son adresse personnelle. Les associations d'anciens élèves choisissent souvent la troisième solution, car l'adresse maintient un lien avec l'organisation et ne coûte presque rien. Les difficultés commencent lorsqu'aucune règle n'existe. Le nombre d'adresses augmente sans fin et personne ne sait plus lesquelles appartiennent encore à des membres actifs.
Commencer avec un groupe plus restreint
Une adresse email pour chaque membre n'a pas besoin d'être proposée immédiatement à tout le monde.
Commencez par les adresses du comité et les adresses de fonction, qui sont peu nombreuses, utiles et immédiatement précieuses. Passez ensuite au groupe de membres qui a réellement demandé le service. Étendez enfin l'offre à tous lorsque vous connaissez le taux d'adoption et l'évolution du stockage.
Comme les boîtes ne sont pas facturées individuellement, ce déploiement progressif ne coûte rien de plus et fournit les données que vous auriez autrement dû deviner. Le taux d'adoption est particulièrement important, car il détermine si le déploiement complet mérite réellement d'être réalisé.
