Mitgliedsorganisationen, Schulen, Vereine und gemeinnützige Einrichtungen stehen früher oder später vor derselben Frage: Sollte jeder eine Adresse unter unserer Domain erhalten? Meist lautet die Antwort ja. Umgesetzt wird es trotzdem nicht, weil E-Mail für jedes Mitglied bei einem Preis pro Nutzer für Organisationen unbezahlbar ist, deren Mitglieder keine Beschäftigten sind.
Ein Chor mit 200 Sängern, ein Berufsverband mit 3,000 Mitgliedern oder eine Schule mit 900 Schülern können nicht für jede Person eine monatliche Nutzergebühr bezahlen. Dieser Beitrag zeigt, was sich ändert, wenn diese Kosten entfallen.
Warum Organisationen eigene Adressen für alle wünschen
Bei E-Mail für jedes Mitglied geht es selten in erster Linie um die E-Mail-Funktion. Entscheidend ist, was eine Adresse unter der Domain der Organisation ausdrückt.
Identität. Eine Mitgliederadresse ist ein sichtbares Zeichen der Zugehörigkeit. Bei Berufsverbänden dient sie außerdem als eine Art Nachweis. Eine Nachricht von der Verbandsdomain vermittelt etwas, das eine private Adresse nicht ausdrücken kann.
Dauerhafte Erreichbarkeit. Private Adressen ändern sich bei einem Arbeitgeber- oder Anbieterwechsel. Eine Adresse unter Ihrer Domain bleibt bestehen. Die Organisation behält dadurch einen Kontaktweg zu ihren Mitgliedern, selbst wenn deren persönliche Angaben veraltet sind.
Eine klare Grenze. Wenn Ehrenamtliche für die Arbeit der Organisation private Adressen verwenden, entsteht bei ihrem Ausscheiden ein Durcheinander. Eine eigene Adresse für jedes Mitglied hält die Korrespondenz auf der Seite der Organisation.
Kontinuität bei Funktionen. Besitzt ein Vorstandsposten eine eigene Adresse, besteht die Übergabe an den Nachfolger lediglich aus einer Änderung der Zugriffsrechte. Die Adresse bleibt gleich und muss nicht neu bekannt gegeben werden.
Die Kosten, ehrlich gerechnet
Beim Nutzerpreis von $7 für Google Workspace kostet E-Mail für 900 Schüler $75,600 im Jahr. Genau deshalb führen Schulen ein solches Angebot nicht ein. Bei Tarifen, die die Anzahl je Stufe begrenzen, statt jedes Postfach einzeln abzurechnen, passen dieselben 900 Adressen für $279 pro Jahr in Agency.
Tatsächlich kaufen Sie vor allem Speicher, und genau dieser Teil muss geplant werden. Agency bietet 200 GB gemeinsamen Speicher. Bei 900 Mitgliedern sind das ungefähr 220 MB pro Person. Für eine Organisation, deren Mitglieder nur gelegentlich Mitteilungen erhalten, reicht dies über Jahre. Für eine Schule, in der Schüler täglich Aufgaben als Anhänge austauschen, genügt es nicht. Das Drive-Add-on ab $3.20 pro Monat ist dann günstiger als der Wechsel in eine andere Tarifstufe.
Speicherquoten pro Postfach sind hier besonders wichtig, da ein Verband nur begrenzt kontrollieren kann, wie seine Mitglieder ihre Adressen verwenden. Eine bei der Erstellung gesetzte, moderate Quote verhindert, dass ein besonders aktives Mitglied den gesamten Pool belegt. Die Gründe erläutern wir unter Speicherquoten für Postfächer.
Bereitstellung ohne aufwendige Dateneingabe
E-Mail für jedes Mitglied ist nur machbar, wenn die Erstellung in einem Vorgang statt in Hunderten Einzelschritten erfolgt und Sie niemals fremde Passwörter verwalten.
Bei der Massenerstellung wird die Mitgliederliste eingelesen und alle Postfächer werden gemeinsam bereitgestellt. Anschließend legt jedes Mitglied über eine Einladung zur Einrichtung das eigene Passwort fest. Das ist in diesem Fall doppelt wichtig: Diese Personen sind keine Beschäftigten, können nicht zur Einhaltung interner Vorgaben verpflichtet werden und ihre Zugangsdaten gehen Sie nichts an. Die technische Umsetzung erklären wir unter Postfächer gesammelt erstellen.
Entscheiden Sie sich einmal für ein Benennungsschema und bleiben Sie dabei. Vorname und Nachname funktionieren, bis zwei Mitglieder denselben Namen tragen. Bei 200 Personen ist das wahrscheinlich, bei 3,000 sicher. Mitgliedsnummern sind nicht besonders ansprechend, aber eindeutig. Meist fällt die Wahl auf eine Kombination aus beiden.
Drei vorhersehbare Probleme
E-Mail für jedes Mitglied bringt drei absehbare Schwierigkeiten mit sich. Planen Sie den Umgang damit, statt sie erst später zu entdecken.
Mitglieder nutzen die Adresse nicht. Das ist das häufigste und am seltensten besprochene Ergebnis. Viele haben bereits eine bevorzugte E-Mail-Adresse und möchten keine zweite prüfen. Aus dem Angebot werden Hunderte ungelesene Postfächer, und Nachrichten an diese Adressen erreichen niemanden. Das ist schlechter, als die Adressen gar nicht anzubieten.
Für Mitglieder, die kein eigenes Postfach verwenden möchten, ist eine Weiterleitung die bessere Lösung. Die Organisationsadresse bleibt bestehen, Nachrichten erreichen die bereits genutzte persönliche Adresse und die Organisation behält ihren Kontaktweg. Dafür ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich, denn im kostenlosen Tarif steht keine Weiterleitung zur Verfügung.
Austritte werden nicht bearbeitet. Mitglieder treten aus, Schüler machen ihren Abschluss und Ehrenamtliche beenden ihr Engagement. Ohne eine Regelung sammeln sich die Adressen unbegrenzt an, und ihre Zahl verliert jede Aussagekraft. Legen Sie die Stilllegungsregel zusammen mit dem Benennungsschema fest.
Jemand missbraucht die Adresse. Wenn eine Adresse unter Ihrer Domain anstößige Inhalte versendet, schadet das dem Ruf Ihrer Organisation und nicht nur dem des Absenders. Sie benötigen sowohl Nutzungsbedingungen als auch die Möglichkeit, ein einzelnes Postfach zu sperren. Beides lässt sich zu Beginn leichter einführen als nach einem Vorfall.
Funktionsadressen und persönliche Adressen
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil Organisationen häufig beide Arten benötigen, aber nur eine davon richtig einrichten.
Mitgliederadressen gehören einzelnen Personen und begleiten sie während ihrer Mitgliedschaft. Funktionsadressen wie treasurer@, membership@ und safeguarding@ gehören zu Ämtern und bestehen unabhängig von der Person, die sie gerade innehat.
Funktionsadressen eignen sich besser als gemeinsame Postfächer mit Mitgliedschaften. Bei einer Übergabe wird eine Person hinzugefügt und eine andere entfernt, während der gesamte Verlauf für den Nachfolger erhalten bleibt. Es ist dasselbe Prinzip wie ein Postfach pro Projekt, hier auf Vorstandsfunktionen statt auf Aufträge angewendet.
Der naheliegende Fehler besteht darin, die Adresse des Schatzmeisters als persönliches Postfach einzurichten. Dann muss bei jeder Übergabe entweder ein Passwort geteilt oder der Verlauf aufgegeben werden. Organisationen machen diesen Fehler immer wieder.
Was nach dem Ende der Mitgliedschaft geschieht
Schüler machen ihren Abschluss, Mitgliedschaften laufen aus und Ehrenamtliche beenden ihr Engagement. Am nächsten Tag gehen an all diese Adressen weiterhin Nachrichten ein.
Entscheiden Sie frühzeitig, ob ein ausscheidendes Mitglied die Adresse behält, vollständig verliert oder in eingeschränkter Form als Weiterleitung an eine private Adresse weiterführt. Alumni-Vereinigungen wählen häufig die dritte Möglichkeit. Die Adresse hält die Verbindung zur Organisation aufrecht und kostet fast nichts. Schwierigkeiten entstehen durch fehlende Regeln. Dann wächst die Anzahl unbegrenzt, und niemand weiß mehr, welche Adressen zu aktuellen Mitgliedern gehören.
Mit einer kleineren Gruppe beginnen
E-Mail für jedes Mitglied muss nicht sofort für alle Mitglieder starten.
Beginnen Sie mit Vorstands- und Funktionsadressen. Sie sind wenige, wertvoll und sofort nützlich. Danach folgt die Mitgliedergruppe, die den Wunsch tatsächlich geäußert hat. Erst wenn Sie die Nutzungsquote und den Speicherbedarf kennen, führen Sie das Angebot für alle ein.
Da Postfächer nicht einzeln abgerechnet werden, verursacht diese schrittweise Einführung keine Mehrkosten. Gleichzeitig liefert sie Erkenntnisse, die Sie sonst nur schätzen könnten. Besonders wichtig ist die tatsächliche Nutzungsquote, denn sie entscheidet, ob sich eine vollständige Einführung überhaupt lohnt.
