Associazioni, scuole, circoli ed enti benefici arrivano prima o poi alla stessa domanda: ogni persona dovrebbe avere un indirizzo sul dominio dell'organizzazione? Di solito la risposta è sì. Il motivo principale per cui non accade è il costo, perché un prezzo per utente rende l'email per tutti inaccessibile a qualsiasi organizzazione i cui membri non siano dipendenti.
Un coro con 200 cantanti, un ordine professionale con 3,000 iscritti o una scuola con 900 alunni non possono pagare un canone mensile per ogni persona. Questo articolo spiega cosa cambia quando non devono più farlo.
Perché le organizzazioni lo desiderano
La motivazione per offrire un'email a ogni membro raramente è la casella in sé. Il valore risiede in ciò che rappresenta un indirizzo sul dominio dell'organizzazione.
Identità. L'indirizzo di un membro è un segno visibile di appartenenza. Per gli ordini professionali costituisce anche una sorta di credenziale: scrivere dal dominio dell'istituto comunica qualcosa che un indirizzo personale non esprime.
Un contatto che dura nel tempo. Gli indirizzi personali cambiano quando le persone cambiano lavoro o fornitore. Un indirizzo sul vostro dominio rimane, così l'organizzazione conserva un canale verso i propri membri anche quando i dati personali non sono più aggiornati.
Una separazione netta. Quando i volontari usano indirizzi personali per l'attività dell'organizzazione, la loro uscita crea confusione. Un'email per ogni membro mantiene la corrispondenza dalla parte dell'organizzazione.
Continuità dei ruoli. Se una posizione nel direttivo possiede un proprio indirizzo, il passaggio al responsabile successivo richiede una modifica degli accessi, non dell'indirizzo, e non è necessario comunicare un nuovo recapito.
Il costo, con trasparenza
Con la licenza da $7 di Google Workspace, offrire un indirizzo a 900 alunni costa $75,600 all'anno. È per questo che le scuole non lo fanno. Con piani che limitano la quantità per livello invece di fatturare ogni casella, gli stessi 900 indirizzi rientrano in un piano Agency da $279 all'anno.
Ciò che stai realmente acquistando è lo spazio, ed è lì che si concentra la pianificazione. Agency offre 200 GB condivisi, quindi con 900 membri sono circa 220 MB ciascuno. Per un'organizzazione in cui i membri ricevono comunicazioni occasionali, bastano per anni. Per una scuola in cui gli studenti si scambiano ogni giorno compiti in allegato, no. In quel caso, il componente Drive a partire da $3.20 al mese è più economico di un passaggio di livello.
Le quote per casella sono particolarmente importanti in questo contesto, perché un'associazione non può controllare l'uso che i membri fanno dei propri indirizzi. Impostare una quota modesta durante la creazione impedisce a un membro entusiasta di consumare tutto lo spazio. Il ragionamento è illustrato in quote di archiviazione delle caselle.
Provisioning senza un progetto di inserimento dati
Un'email per ogni membro è realizzabile soltanto se la creazione richiede un'unica operazione anziché centinaia e se non devi mai gestire la password di nessuno.
La creazione in blocco riceve l'elenco dei membri e configura tutte le caselle. Gli inviti alla configurazione consentono poi a ciascuno di impostare la propria password. Qui è doppiamente importante: hai a che fare con persone che non sono dipendenti, che non puoi obbligare a rispettare una politica e di cui non hai alcun motivo di conoscere le credenziali. La procedura è spiegata in creare caselle email in blocco.
Conviene definire una volta lo schema dei nomi e mantenerlo. Nome e cognome funzionano finché due persone non hanno lo stesso nome, cosa probabile con 200 membri e certa con 3,000. I numeri di iscrizione sono poco eleganti ma inequivocabili; un sistema ibrido è di solito il compromesso scelto dalle organizzazioni.
Tre problemi prevedibili
Un indirizzo per ogni membro presenta tre problemi prevedibili. È meglio pianificarli tutti che scoprirli in seguito.
I membri non lo usano. È il risultato più comune e quello di cui si parla meno. Le persone hanno già un indirizzo email che apprezzano e nessun desiderio di gestirne un secondo. L'iniziativa si trasforma in centinaia di caselle mai aperte, e i messaggi inviati non raggiungono nessuno, una situazione peggiore che non avere le caselle.
Per chi lo preferisce, la soluzione è l'inoltro anziché una casella. L'indirizzo esiste, i messaggi arrivano dove la persona legge già la posta e l'organizzazione conserva il proprio canale di contatto. Serve un piano a pagamento, perché l'inoltro non è disponibile nel livello gratuito.
Le uscite non vengono gestite. I membri lasciano l'associazione, gli studenti si diplomano e i volontari interrompono la propria attività. Senza una regola, gli indirizzi si accumulano per sempre e il loro numero perde significato. Definisci la procedura di disattivazione insieme allo schema dei nomi.
Qualcuno usa male l'indirizzo. Se un indirizzo sul vostro dominio invia contenuti inaccettabili, è la reputazione dell'organizzazione a risentirne, non quella della persona. Sono necessari sia termini di utilizzo sia la possibilità di sospendere una singola casella. Entrambi sono più facili da introdurre all'inizio che dopo un incidente.
Ruoli e persone
È importante tracciare questa distinzione, perché spesso le organizzazioni hanno bisogno di entrambi i tipi di indirizzo ma ne configurano uno solo.
Gli indirizzi dei membri appartengono alle persone e le accompagnano finché fanno parte dell'organizzazione. Gli indirizzi di ruolo, come treasurer@, membership@ e safeguarding@, appartengono alle posizioni e sopravvivono a chi le ricopre.
Gli indirizzi di ruolo funzionano meglio come caselle condivise con membri. Il passaggio di consegne consiste così nell'aggiungere una persona e rimuoverne un'altra, mantenendo intatto tutto lo storico per chi subentra. È il modello di una casella per ogni progetto, applicato agli incarichi del direttivo anziché ai progetti di lavoro.
Sbagliare nella maniera più ovvia, creando l'indirizzo del tesoriere come casella personale, significa che ogni passaggio richiede di condividere una password o perdere lo storico. Eppure, le organizzazioni lo fanno continuamente.
Cosa accade quando termina l'iscrizione
Gli studenti si diplomano, i membri non rinnovano e i volontari smettono di collaborare. Il giorno dopo, ognuno di quegli indirizzi continua a ricevere messaggi.
Conviene decidere subito se chi esce manterrà l'indirizzo, lo perderà oppure lo conserverà in forma ridotta, per esempio con l'inoltro verso un indirizzo personale. Le associazioni degli ex allievi scelgono spesso la terza soluzione perché l'indirizzo mantiene il legame con l'istituzione e costa pochissimo. I problemi nascono quando non esiste alcuna regola. Il numero cresce all'infinito e nessuno sa più quali indirizzi appartengano a membri attuali.
Iniziare da un gruppo più piccolo
Un indirizzo email per ogni membro non deve necessariamente partire da tutti i membri.
Comincia dalle caselle del direttivo e dagli indirizzi di ruolo, pochi, preziosi e immediatamente utili. Passa poi al gruppo di membri che ha realmente chiesto il servizio. Estendilo infine a tutti, quando conosci il tasso di adozione e l'andamento dello spazio.
Poiché le caselle non sono fatturate individualmente, questa introduzione graduale non costa nulla in più e fornisce i dati che altrimenti dovresti indovinare. In particolare, rivela il tasso di adozione, il numero che determina se valga davvero la pena completare l'implementazione.
