Сорок доменов в одном аккаунте без таблиц

Любой, кто администрирует почту больше чем для нескольких доменов, рано или поздно заводит таблицу. В ней указано, какой домен находится у какого поставщика, какие используются серверы имён, с чьей карты проходит оплата, когда последний раз проверяли DNS и кто отвечает за домен. Если объединить сорок доменов в одном аккаунте, таблица становится не нужна, поскольку ответы хранит сама платформа.

Разберём, что действительно меняется при таком масштабе, какие операции перестают быть отдельной задачей для каждого домена и в каких случаях объединение будет ошибкой.

Что происходит при росте до сорока доменов

При достижении сорока доменов ничего внезапно не ломается, независимо от того, находятся они в одном аккаунте или нет. Просто операции, которые для трёх доменов казались мелочью, сами превращаются в работу.

Самый наглядный пример представляет собой проверка DNS. Убедиться в правильности записей одного домена можно за минуту. Проверка сорока занимает почти всё утро, поэтому её проводят редко. В результате неправильная запись остаётся незамеченной месяцами, пока кто-то не сообщит о пропавшей почте.

То же относится ко всем остальным операциям на уровне домена: добавить ящик, проверить хранилище, убедиться в продлении сертификата, заметить изменение маршрута исходящей почты. Ни одна задача не сложна, но каждую приходится повторять сорок раз.

Если сорок доменов распределены между несколькими поставщиками, единого места для просмотра нет. Именно поэтому возникает таблица: это вручную созданный указатель сведений, которые уже известны системам, но нигде не собраны вместе.

Операции, которые становятся общими

Сорок доменов в одном аккаунте позволяют выполнять несколько операций вместе, а не многократно повторять их. Именно здесь и экономится время.

DNS-записи применяются, а не передаются в виде инструкции. Если домены обслуживаются через Cloudflare, записи можно добавить напрямую через API, а не вручать кому-то список для набора. Исчезает как сам ручной ввод, так и ошибки при переписывании, из-за которых домен обычно работает лишь частично.

Массовое добавление доменов. Сорок доменов добавляются одной операцией вместо сорока. Таким же образом можно создать для них почтовые ящики.

Единый обзор состояния. В одном месте видно, какие домены прошли проверку, где поступает почта, а где нет активности. Это та же таблица, только её поддерживает система, а не вы.

Единый счёт. Не самое интересное преимущество, но часто именно оно становится причиной переезда. Сорок мелких счетов от четырёх поставщиков сами по себе создают административную нагрузку.

Важные ограничения при таком масштабе

От количества доменов в тарифе зависит, можно ли вообще разместить сорок доменов в одном аккаунте:

Сорок доменов без труда помещаются на Starter за $4 в месяц. Это удивляет тех, кто привык считать многодоменное администрирование исключительно корпоративной функцией. Starter не включает фильтры. Если автоматическая сортировка важна, понадобится Pro. Об этой границе лучше знать до выбора тарифа.

Вторым ограничением является общая квота почтового хранилища для всех доменов и ящиков: 15 GB на Starter, 50 на Pro и 200 на Agency. Для сорока доменов с несколькими ящиками на каждом этого достаточно, а для сорока доменов с постоянно активной почтой уже нет.

Как поддерживать порядок

Один аккаунт для сорока доменов решает проблему инструментов, но создаёт организационную задачу, поскольку в списке из сорока позиций трудно ориентироваться.

Заметки к доменам полезнее, чем может показаться. Строка о причине существования домена, его владельце и назначении понадобится через полтора года, когда никто уже не сможет вспомнить подробности. Она хранится рядом с самим доменом, а не в документе, который давно перестали обновлять.

Единообразные названия для всех доменов помогают здесь не меньше, чем в других частях системы. Если ящики везде называются по одной схеме, из адреса сразу понятны домен и назначение без обращения к справочнику.

Также стоит определить, какие домены действительно используются, а какие припаркованы, поскольку они требуют разного внимания. Для припаркованных достаточно сбора всей почты, как описано в статье про почту на припаркованном домене. Рабочие домены нужно регулярно проверять.

Зачем нужно поле заметки

При сорока доменах чаще всего возникает вопрос не о том, как что-либо настроено, а о том, зачем домен вообще существует.

Однострочная заметка о владельце, назначении и дате последней проверки отвечает на этот вопрос без отдельного документа, который никто не обновляет. Это самый дешёвый элемент документации во всей системе и тот, который пропускают чаще всего.

Когда объединять домены не следует

Есть два случая, когда один аккаунт для сорока доменов представляет собой неправильную схему. К обоим нужно отнестись серьёзно.

Клиентские домены, которые может потребоваться вернуть. Если клиент способен уйти и перенести домен в собственный аккаунт, его размещение в вашем аккаунте усложнит отделение. Сделать это можно, но потребуется миграция, а не простая передача владения. Подумать об этом нужно до ухода клиента, а не во время него.

Домены с действительно разными требованиями. Если одному домену нужны особые условия соответствия, например определённое местонахождение данных, отдельный срок хранения или конкретный маршрут исходящей почты, его размещение рядом с остальными тридцатью девятью создаёт проблему. Либо самые строгие требования фактически применяются ко всему, либо для одного домена действует исключение, а исключения со временем забываются.

Большинство агентств выбирает промежуточный подход: объединяет все обычные домены, а два или три действительно особых оставляет отдельно. Это разумнее обеих крайностей.

Как провести перенос без работы на выходных

Объединение сорока доменов в одном аккаунте кажется большим проектом, хотя в основном приходится просто ждать.

Не стоит пытаться выполнить всё за один подход, да и необходимости в этом нет. Домены переносятся независимо друг от друга, поэтому процесс можно растянуть на несколько недель без сложной координации. Проблема с одним доменом никак не влияет на остальные.

Для каждого домена нужно добавить его в систему, применить DNS-записи и перенести существующие почтовые ящики. Реальное время занимает только последний шаг, причём он выполняется в фоновом режиме. Чтобы снизить риск, начните с неактивных доменов: припаркованных имён и доменов с небольшим трафиком, где ошибка почти ничего не стоит. Самые загруженные оставьте до момента, когда будете уверены в процессе.

Почта продолжает поступать к прежнему поставщику до распространения DNS-записей, поэтому во время перехода ничего не теряется. Две системы некоторое время работают одновременно, а не переключаются мгновенно. Перенос существующих писем описан в статье про миграцию. После него стоит запустить сверку, а не считать успешное копирование гарантированно полным.