Если клиент регулярно нанимает людей, ему не нужен пароль владельца агентства для каждого нового ящика. Выдайте ответственному отдельный вход в панель и доступ только к нужным доменам. Передача управления закончена, когда человек понимает свою задачу и знает, когда обращаться к вам.
Договоритесь об одной операции до приглашения
Возьмите за пример добавление сотрудника. Запишите доступный клиенту домен, того, кто согласует адрес, и порядок действий при исчерпании лимита. Попросите приглашённого пройти процесс и отдельно проверьте, что домен другого клиента ему недоступен. Брендированная панель меняет оформление, а полномочия определяют роль и назначенные домены. Инструкцию администратора храните отдельно от входа в личную почту. При смене ответственного отзывайте прежний доступ к управлению.
Определите, кому нужен кабинет
Представим агентство, которое обслуживает почту магазина и юридической фирмы. Владелец магазина хочет сам добавлять сотрудников. Юристам достаточно получать почту, а все изменения они поручают агентству.
Первому клиенту нужен доступ к управлению его доменом. Обычному пользователю почты нужен вход в свой ящик. Это разные учётные записи и разные задачи. Приглашение человека в панель само по себе не создаёт ему почтовый ящик и не предоставляет право читать любую переписку.
До отправки приглашения спросите, что именно клиент собирается делать: создавать адреса, обслуживать сотрудников, смотреть настройки или только читать собственную почту. Такая формулировка задачи помогает выбрать роль без лишних полномочий.
Назначьте роль и конкретные домены
Управление доступом начинайте со списка доменов клиента. Для магазина это может быть shop.example, а для юридической фирмы law.example. Если у магазина есть второй бренд, включите его домен в тот же список осознанно.
В TrekMail используются роли клиента, администратора домена, оператора ящиков и другие варианты доступа. Выберите роль по задачам приглашённого человека, затем проверьте разрешённые действия. Для клиентских и доменных ролей нужно явно указать домены.
Не используйте широкие полномочия только потому, что клиенту понадобилась одна дополнительная операция. Сначала посмотрите, можно ли предоставить нужное право в рамках его области доступа. В описании клиентского интерфейса отдельно разобраны вход в панель, вход в веб-почту и зависимость доступных действий от роли.
Проверьте доступ глазами клиента
Перед передачей кабинета пройдите короткий сценарий под приглашённым пользователем. Откройте список доменов, затем список ящиков и доступные настройки. Проверьте те действия, ради которых создавался доступ.
Для владельца магазина это может быть добавление тестового сотрудника и работа с его ящиком. Для наблюдателя достаточно просмотра разрешённых данных. Если ожидаемой кнопки нет, уточните роль и назначение домена, прежде чем расширять доступ ко всему аккаунту.
Одновременно проверьте границы: домен юридической фирмы не должен появляться в рабочем списке магазина. Коммерческие настройки аккаунта и управление чужими клиентами не входят в задачу администратора одного клиентского домена.
Затем отправьте человеку правильную ссылку. Администратору понадобится адрес панели, пользователю ящика адрес веб-почты. Разные ссылки лучше подписать в инструкции словами «управление почтой компании» и «читать письма», чтобы клиент не искал свой ящик в административном интерфейсе.
Договоритесь о поддержке и изменениях
Самостоятельный доступ уменьшает количество однотипных запросов, но не заменяет договорённость о сопровождении. Укажите, какие изменения делает клиент, а по каким вопросам обращается к агентству. Например, клиент добавляет сотрудников, а смену почтового провайдера или домена согласует с вами.
White Label сохраняет одну платёжную связь между аккаунтом агентства и TrekMail. Расчёты с собственными клиентами организуйте в своей коммерческой системе. Возможности брендирования и ограничения этой модели описаны в обзоре White Label.
При смене ответственного у клиента пересматривайте приглашения и назначенные домены. Не оставляйте прежнему сотруднику управление почтой только потому, что он когда-то занимался запуском. Короткий список владельцев доменов, действующих администраторов и контактов поддержки поможет провести такую смену без передачи чужих паролей.
По теме
- Клиентский доступ под брендом без потери контроля
- Как создать почтовый ящик и не передавать пароль
- Почта под своим брендом: проверка перед первым клиентом
- Три бренда в одном почтовом аккаунте: кто что видит
- Как дать подрядчику отправку без доступа к общей переписке
