Каждое ограничение размера вложения, с которым вы сталкивались, в итоге задавал принимающий сервер, а не только отправляющий. Именно поэтому проблема так раздражает: ваш провайдер принимает файл размером 30 МБ, некоторое время пытается его отправить, а через несколько часов приходит уведомление, потому что сервер получателя отказался его принять. Вы ничего не сделали неправильно, но решать проблему всё равно вам.
На этой странице разобраны реальные ограничения, причины их отличия от рекламируемых значений и подход, который предотвращает повторение проблемы вместо разового обхода.
Каково фактическое ограничение размера вложения
Единственного числа нет, и в этом причина путаницы. Значений как минимум три, а решает наименьшее.
Ваш провайдер ограничивает то, что принимает от вас. Провайдер получателя ограничивает то, что принимает для него. Между ними кодирование увеличивает файл: вложения передаются в Base64, что добавляет примерно 33% к размеру. Файл 20 МБ покидает компьютер как сообщение примерно на 27 МБ, поэтому лимит 25 МБ отклонит файл, который казался значительно меньше него.
Часто называемые значения, такие как 25 МБ у Gmail, 20 МБ у Outlook.com и 10 МБ у многих корпоративных серверов, относятся к объёму после кодирования. Если вычесть 33%, практический предел файла ближе к 18 МБ, даже когда заявлено 25.
Корпоративные серверы нередко ещё строже и не публикуют ограничения. Получатель в юридической фирме или банке может находиться за шлюзом на 10 МБ. Узнать об этом лимите иногда можно только после возврата сообщения.
Почему повышение лимита не решает проблему
Первая мысль состоит в поиске провайдера с большим значением. Это ненадёжно, поскольку решающее ограничение находится у получателя и вам не подконтрольно.
Если провайдер рекламирует вложения размером 50 МБ, он сообщает, что примет сам, а не что примет любой получатель. Многие серверы отклонят такое сообщение размером 50 МБ. Большая цифра часто означает лишь более медленный отказ.
ZIP-сжатие тоже редко спасает. Фотографии, видео и PDF уже сжаты, поэтому архив обычно экономит лишь несколько процентов. Разделение архива технически работает, но неудобно для получателя, а многие шлюзы удаляют многотомные архивы как подозрительные.
Подход, который устраняет проблему
На практике помогает не прикреплять файл, а отправлять ссылку. Сообщение остаётся небольшим, а файл передаётся по HTTP, где нет почтового ограничения вложений, хотя могут действовать лимиты загрузки и доступа самого файлового сервиса.
Это знакомый, но обычно неудобный процесс: загрузить файл, подождать, скопировать ссылку, вставить её в письмо и позже не забыть очистить хранилище. Из-за этих действий пользователи продолжают прикреплять файлы.
В нашем веб-интерфейсе поддерживаемые файлы обрабатываются автоматически. Файлы меньше 18 МБ прикрепляются обычным способом. Более крупные во время написания направляются в Drive и вставляются как общая ссылка без выхода из редактора. Получатель видит ссылку для скачивания, а сообщение отправляется. При этом загрузка, тариф, права и доступный объём должны позволять операцию.
Сторона получателя и ваша
Ссылка вместо вложения меняет процесс несколькими преимущественно полезными способами.
Ссылку можно отозвать. Если отправить неверный файл не тому человеку как вложение, вернуть его копию нельзя. Общую ссылку можно отозвать, после чего дальнейшие скачивания через неё прекратятся. Уже загруженные копии это не удалит.
Количество скачиваний ограничено. Созданные в редакторе ссылки по умолчанию допускают 100 скачиваний, чтобы пересланная ссылка не стала неограниченным открытым каналом распространения, если нет иных разрешений.
Папка отправленных писем остаётся меньше. Вложения хранятся дважды: в вашей отправленной копии и во входящих получателя. Команда с крупными файлами заполняет квоту собственной исходящей историей, а ссылки убирают дополнительную копию из почтового хранилища.
Можно увидеть факт скачивания. Вложение ничего не сообщает после отправки. Ссылка может показать скачивание, если журналирование доступно и разрешено. Это часто помогает закрыть вопрос о получении без ещё одного письма.
Когда файл всё же следует прикрепить
Ссылки не всегда лучше, и обратное утверждение было бы неверным.
Прикрепляйте файл, если получатель должен сохранить его независимо от вас: договоры, счета и всё, что должно открываться через пять лет, даже если аккаунта отправителя уже нет. Отзываемая или истекающая ссылка без отдельного архива в такой ситуации является риском.
Прикрепляйте файл, если среда получателя плохо работает со ссылками. Некоторые корпоративные шлюзы переписывают или удаляют внешние URL, а некоторые люди просто не открывают их. При лимите 10 МБ и файле 9 МБ вложение разумно, если кодирование не увеличит итоговое сообщение выше фактической границы.
Прикрепляйте небольшие файлы, которые заведомо не создадут проблему. Порог нужен именно для того, чтобы не задумываться о них.
Практические способы уменьшить размер
Иногда файл обязан быть вложением и лишь немного превышает лимит. Примерный порядок эффективности:
- Повторно экспортируйте PDF. Дизайнерские программы часто встраивают изображения полного разрешения. Экспорт с экранным разрешением может уменьшить объём на 80% без заметной разницы для читаемого документа, но качество следует проверить.
- Уменьшите фотографии. Фото с телефона занимает 4 МБ, но для просмотра редко нужны исходные размеры. Три уменьшенных изображения скорее пройдут лимит, чем три оригинала.
- Всегда отправляйте видео ссылкой. Видео редко помещается в разумные почтовые пределы, а кодирование увеличивает сообщение.
- Проверьте встроенные шрифты и историю исправлений в офисных документах, поскольку они могут незаметно удвоить размер.
Сжатие является последней мерой, поскольку меньше всего помогает именно с проблемными типами файлов. Эти приёмы не меняют основной лимит, а лишь уменьшают конкретный файл.
Почему уведомление приходит так поздно
Особенно раздражает задержка. Вы отправляете в девять, всё выглядит нормально, а в половине двенадцатого приходит уведомление об ошибке. К этому времени файл уже считался доставленным.
Причина в том, что приём и доставка являются разными событиями. Ваш сервер сразу принимает сообщение, ещё не зная точной реакции сервера получателя. Отказ возвращается только при соединении с другой стороной, которое может ждать в очереди. Если сервер получателя временно недоступен, ваш сервер в зависимости от политики повторяет попытки несколько часов. Итоговое уведомление может относиться ко вчерашнему письму.
Практический вывод: отсутствие ошибки рядом с лимитом ещё не подтверждает доставку. Если файл важен, получение стоит проверить подходящим каналом или доступным уведомлением о скачивании.
Вложения и собственное хранилище
Лимит вложений обычно обсуждают как проблему отправки, но со временем у него появляется менее заметная и более дорогая сторона хранения.
Каждое полученное вложение хранится в вашем ящике, а каждое отправленное повторно сохраняется в папке отправленных. Команда, постоянно пересылающая документы, хранит один файл много раз: в ящике каждого получателя, в отправленных у автора и снова при каждой пересылке с вложением.
Поэтому квота ящика часто заполняется без необычных действий. Проблему полезно решать как привычку, а не отдельно для каждого письма. Сам текст занимает мало, почти весь объём приходится на вложения. Ссылки на крупные файлы сокращают дублирование в почтовом хранилище с обеих сторон. Именно этот выигрыш часто сохраняет привычку после решения исходной проблемы доставки.
Где файлы находятся после отправки
Успешно перенаправленные из редактора файлы попадают в Drive, который входит в тот же аккаунт, что и почта, а не требует отдельного входа и счёта. По описанным тарифам хранилище начинается с 250 ГБ за 3.20 $ в месяц и выбирается ползунком. Механика ссылок описана в руководстве как работают общие ссылки.
Это важно при регулярном повторении. Один случай требует обхода, а еженедельные случаи требуют сделать его стандартным путём, организовать файлы для последующего поиска, передачи коллегам или подключения как диска. Для последнего предназначен доступ WebDAV.
Коротко: не ищите всё большую цифру, поскольку решающий лимит принадлежит другой стороне. Для крупных файлов отправляйте ссылку, сохраняйте возможность её отозвать и позвольте настроенному порогу выбрать способ.
