Даты отсутствия и ответственного за срочные письма определяют отдельно. Автоответ сообщает отправителю, чего ждать, но не открывает коллеге ваш ящик. Сначала договоритесь о замещении, затем напишите сообщение с действующим запасным контактом.
В TrekMail можно включить автоответ и задать даты его начала и окончания. Он работает на сервере, поэтому оставлять компьютер включённым не нужно. Функция доступна на Starter, Pro и Agency. Указанные начальная и конечная даты входят в период действия.
Выберите ящик и период отсутствия
Откройте управление нужным ящиком и раздел Auto-reply. Включите функцию, заполните тему и текст, затем укажите даты. Порядок действий описан в инструкции по отпускному автоответу.
Проверьте, что настраиваете правильный адрес. У человека может быть несколько рабочих ящиков, а общий адрес отдела иногда продолжает обслуживать коллега. Для него сообщение о вашем личном отпуске может быть неуместным.
Расписание задаётся датами. Если для работы критична точная граница дня, уточните используемый сервисом часовой пояс. Не считайте, что время включения обязательно совпадёт с полуночью в месте вашей поездки.
Без даты окончания автоответ потребует отдельного внимания после возвращения. Если срок известен заранее, заполнить его удобнее сразу и проверить перед сохранением.
Напишите, что делать отправителю
Полезный автоответ сообщает, до какого числа вы отсутствуете и куда обратиться по срочному вопросу. Причину поездки и личные подробности можно не указывать.
Например: «Спасибо за письмо. Я в отпуске по 17 ноября включительно и вернусь к переписке 18 ноября. По вопросам действующих заказов напишите в отдел поддержки. Остальные письма прочитаю после возвращения».
Добавьте реальный адрес коллеги или отдела, который согласился принимать обращения. Если никто не сможет отвечать за вас, лучше прямо указать срок ожидания. Обещание срочной помощи без ответственного человека только создаст лишние вопросы.
Проверьте и тему сообщения. Текст про отпуск в ноябре не должен уходить с оставшимся от прошлого раза заголовком «Вернусь в мае». Если хотите добавить подпись, включите её в сам текст автоответа.
Проверьте, кому и как часто приходит ответ
Автоответ не отправляется заново на каждое письмо одного человека. В TrekMail действует ограничение повторов: один отправитель получает такой ответ не чаще одного раза за семь дней.
Поэтому отсутствие второго ответа при тесте ещё не означает ошибку. Если вы отправили несколько писем с одного адреса подряд, первое могло уже запустить ограничение повторов.
Есть также настройка пропуска рассылок и автоматических сообщений. Обычно её стоит оставить включённой, чтобы уведомление об отпуске не уходило в ответ на массовые письма. Условия обработки спама и других правил ящика тоже влияют на то, дойдёт ли сообщение до автоответчика.
Сам автоответ не останавливает получение почты. После возвращения входящая переписка остаётся задачей, которую нужно просмотреть.
Проверьте замещение до отъезда
- Согласуйте последний день отсутствия с нужным периодом и ясно укажите день возвращения в тексте. Настройка даты не означает точного времени отъезда.
- Убедитесь, что запасной адрес читают и его владелец согласился помочь. Упоминание коллеги в автоответе не пересылает ему письма.
- Отправьте безопасное пробное письмо с другого адреса и учитывайте ограничение повторных ответов. Отдельное делегирование или пересылку проверяйте самостоятельно.
Если вы временно включали автоответ для проверки, затем верните нужный период. Сохраните настройки и ещё раз посмотрите, какие даты указаны. Для важных рабочих адресов полезно попросить коллегу проверить начало действия и убедиться, что после последнего дня ответ перестал отправляться.
Убедитесь также, что тариф и настройки ящика останутся активными на время отсутствия. После возвращения просмотрите автоответ и выключите его вручную, если оставляли период открытым.
Перед следующим отпуском можно использовать тот же текст как основу, но даты и заменяющий контакт лучше проверить заново. Даже аккуратно сохранённый шаблон быстро устаревает, если изменился рабочий процесс.
Настройка описана в инструкции по автоответу. Для общего адреса отдела посмотрите доступ к общим ящикам. В публичном ответе достаточно полезного контакта и срока; подробности поездки не нужны.
По теме
- Автоответ об отсутствии без неприятных последствий
- Общий почтовый ящик без передачи общего пароля
- Общая почта для троих сотрудников без общего пароля
- Сотрудник уходит: как сохранить новые письма и закрыть доступ
- Как запланировать ответ на утро клиента, а не на своё
