Wanneer je e-mailabonnement moet upgraden en wat er echt verandert

Vergelijkingstabellen zijn bedoeld om het duurste abonnement te verkopen. Daarom vermelden ze alles en leggen ze niets uit. De nuttige vraag is niet welk abonnement de meeste functies heeft, maar tegen welke specifieke grens je als eerste aanloopt en wat het kost om die op te heffen. Deze pagina behandelt de limieten in de volgorde waarin gebruikers ze werkelijk bereiken, zodat je op basis van een concrete reden kunt upgraden en niet op je gevoel.

De vier abonnementen in het kort

De eerste grens: verzenden

Met het gratis abonnement kun je berichten ontvangen, maar niet via onze servers verzenden. Dit is de grens die bijna iedereen als eerste bereikt en de duidelijkste reden om voor een betaald abonnement te kiezen.

Het is een harde grens en geen tegoed dat langzaam opraakt: er is geen quotum en geen proefperiode. Als je vanaf een adres wilt antwoorden, heb je een betaald abonnement nodig. Dat begint bij $4 per maand, of $3.50 per maand bij jaarlijkse facturering.

Er is één belangrijke uitzondering. Een aangepast SMTP-profiel is niet afhankelijk van het abonnement. Als je al over eigen verzendinfrastructuur beschikt, kun je die dus ook met het gratis abonnement gebruiken. Dit staat beschreven in aangepaste SMTP per domein. Het is een volwaardig alternatief en geen omweg waartegen wij bezwaar hebben, want het risico voor de afleverbaarheid ligt dan bij jou.

De onverwachte grens: filters

Lees dit onderdeel zorgvuldig. Het verrast gebruikers die op goede gronden voor Starter kozen en daarna pas ontdekken wat er ontbreekt.

Starter bevat geen e-mailfilters. Niet minder, maar nul. Serverregels die binnenkomende berichten automatisch sorteren, beginnen bij Pro met tien filters en lopen op tot vijftig bij Agency. Wie automatische sortering echt nodig heeft, moet Starter dus overslaan en meteen voor Pro kiezen.

Veel gebruikers ontdekken dit pas na het afsluiten van hun abonnement. Vergelijkingstabellen noemen filters namelijk zonder duidelijk te maken dat het lagere abonnement er geen enkele bevat. Automatische antwoorden zijn beschikbaar bij Starter; filters niet. Die twee functies worden vaak met elkaar verward.

Zijn je sorteerwensen beperkt, dan kunnen lokale regels in Outlook of Apple Mail volstaan zonder upgrade. Het verschil is dat die regels alleen werken wanneer het programma geopend is, zodat de berichten op je telefoon nog niet gesorteerd zijn.

Opslag: de stille grens

Opslag is de limiet die de meeste accounts uiteindelijk bereiken. Tegelijk is dit het punt waarop de neiging om te upgraden meestal tot de verkeerde keuze leidt.

Een overstap van Starter naar Pro levert 35 GB extra op voor $6 per maand. De Drive-uitbreiding biedt 250 GB voor $3.20. Als opslag werkelijk je enige beperking is, geeft de uitbreiding aanzienlijk meer waar voor je geld en hoef je helemaal niet van abonnement te veranderen.

Upgraden is zinvol wanneer je naast opslag ook iets anders nodig hebt, zoals meer filters, gedeelde postvakken of externe accounts. Voor opslag alleen is de uitbreiding bedoeld, en de rekensom laat geen ruimte voor twijfel.

Controleer voordat je een keuze maakt of bijlagen de oorzaak zijn. Meestal is dat zo, en vaak bestaan er meerdere kopieën van dezelfde bestanden. Meer hierover lees je in de limiet voor de grootte van bijlagen.

De drie redenen waarom Agency bestaat

Bij de overstap van Pro naar Agency verdrievoudigt de prijs bijna. Daarom is het goed om precies te weten wat die stap rechtvaardigt. De belangrijkste verschillen zijn schaal en geavanceerde beheermogelijkheden, niet opslag.

Aantal domeinen. Dat gaat van honderd naar duizend. Beheer je de e-mail van klanten, dan is dit meestal de reden.

Meer doorstuuradressen. Adressen zonder eigen postvak die berichten doorsturen, zijn vanaf Pro beschikbaar met 100 per domein. Agency verhoogt dat tot 300. Nano en Starter kunnen er 25 in inactieve toestand bewaren, maar de bezorging begint pas na een overstap naar Pro of Agency.

Directe Sieve-scripts. Hiermee schrijf je filterscripts rechtstreeks in plaats van via de interface. Dit is alleen beschikbaar bij Agency en voor de meeste mensen niet relevant, totdat het dat plotseling wel is.

Je krijgt ook dertig gedeelde postvakken en dertig externe accounts. Dat is belangrijk voor iedereen die namens anderen mail leest.

De limieten die zelden een rol spelen

Twee getallen worden vaak in vergelijkingen aangehaald, maar bepalen vrijwel nooit de keuze. Dat is goed om te weten, zodat je niet alleen daarvoor een duurder abonnement neemt.

Aantal domeinen. Vijftig domeinen bij Starter lijkt misschien beperkt, maar is dat niet. De overgrote meerderheid van de accounts bevat minder dan vijf domeinen. Tenzij je mail voor anderen beheert, vormt dit aantal geen beperking.

Postvakken per domein. Honderd postvakken bij Starter is voldoende voor elk bedrijf dat geen adressen aan niet-medewerkers verstrekt. Het maximum is belangrijk voor ledenorganisaties en voor wie adressen aan apparaten of functies koppelt in plaats van aan personen. Voor alle anderen is het slechts een getal in de tabel.

Dagelijkse verzendlimieten vallen in dezelfde categorie. De 1,000 berichten per postvak per dag van Starter liggen ver boven normale correspondentie. Werk dat ook maar in de buurt van dit volume komt, hoort op afzonderlijke infrastructuur voor bulkmail, ongeacht het abonnement.

Zo maak je de keuze

Vergelijk geen tabellen, maar beantwoord vier vragen in deze volgorde. Laat de antwoorden bepalen of je moet upgraden.

Moet je berichten kunnen verzenden? Zo ja, en heb je geen eigen relay, dan heb je minimaal Starter nodig.

Moet je mail al gesorteerd zijn voordat je hem bekijkt? Zo ja, dan heb je Pro nodig. Starter volstaat niet.

Beheer je mail voor andere mensen? Zo ja, tel dan de domeinen en doorstuuradressen. Pro ondersteunt maximaal honderd domeinen en honderd doorstuuradressen per domein. Kom je boven een van die aantallen, kies dan Agency.

Heb je alleen te weinig opslagruimte? Zo ja, koop dan de uitbreiding en blijf bij je huidige abonnement.

Met deze volgorde komen de meeste mensen binnen een minuut tot de juiste keuze. Ze voorkomt ook de veelgemaakte fout om voor opslag te upgraden terwijl de uitbreiding per maand bijna de helft kost.

Als je van gedachten verandert

Een upgrade wordt toegepast op het account dat je al hebt. Domeinen, postvakken en opgeslagen berichten blijven precies waar ze zijn; alleen de nieuwe limieten worden van kracht.

Teruggaan naar een lager abonnement vraagt meer aandacht, omdat je account binnen de nieuwe limieten moet passen. Als je te veel postvakken of domeinen hebt, moet je dat eerst oplossen. Mail die niet in de kleinere opslagruimte past, is het lastigste geval. De verstandige volgorde is om minder gegevens te bewaren, te controleren of je binnen de grenzen van het gewenste abonnement valt en pas daarna over te stappen.

Agency kost bij jaarlijkse facturering $279 in plaats van $348. Dat is aantrekkelijk als je zeker weet dat dit abonnement bij je past, maar minder verstandig wanneer je dat nog aan het uitzoeken bent.