Quando cambiare piano email e cosa cambia davvero

Le tabelle comparative sono pensate per vendere il piano più costoso, quindi elencano tutto senza spiegare nulla. La domanda utile non è quale piano offra più funzioni, ma quale limite raggiungerai per primo e quanto costa superarlo. Questa pagina esamina i limiti nell’ordine in cui gli utenti li incontrano davvero, così potrai cambiare piano per un motivo preciso anziché per una sensazione.

I quattro piani in sintesi

Il primo limite: l’invio

Il piano gratuito riceve i messaggi, ma non li invia tramite i nostri server. È il primo ostacolo che incontra quasi chiunque e il motivo più evidente per passare a un piano a pagamento.

È un limite netto, non una soglia progressiva: non c’è alcuna quota, nessuna prova e nulla da esaurire. Se devi rispondere da un indirizzo, ti serve un piano a pagamento. Si parte da $4 al mese oppure $3.50 al mese con fatturazione annuale.

C’è un’eccezione utile da conoscere. I profili SMTP personalizzati non dipendono dal piano, quindi chi dispone già di un’infrastruttura di invio può usarla anche con il piano gratuito, come spiegato in SMTP personalizzato per dominio. È una vera alternativa, non un espediente che ci disturba, perché il rischio di consegna passa a te.

Il limite che sorprende: i filtri

Questa parte merita attenzione, perché riguarda chi sceglie ragionevolmente Starter e solo in seguito scopre ciò che manca.

Starter non include filtri email. Non pochi, proprio nessuno. Le regole lato server che organizzano i messaggi all’arrivo iniziano con Pro, che ne offre dieci, e salgono a cinquanta con Agency. Chi ha davvero bisogno dello smistamento automatico deve quindi saltare del tutto Starter e passare direttamente a Pro.

Molti se ne accorgono dopo essersi abbonati, perché le tabelle comparative citano i filtri senza evidenziare che il piano inferiore non ne include alcuno. La risposta automatica è disponibile su Starter; i filtri no, e le due funzioni vengono spesso confuse.

Se le esigenze di smistamento sono modeste, le regole locali di Outlook o Apple Mail possono bastare senza alcun cambio di piano. La differenza è che funzionano soltanto quando il client è aperto, quindi sul telefono i messaggi non risultano già organizzati.

Lo spazio di archiviazione: il limite silenzioso

Lo spazio è il limite che prima o poi raggiunge la maggior parte degli account. È anche quello per cui l’istinto di cambiare piano conduce spesso alla scelta sbagliata.

Passare da Starter a Pro aggiunge 35 GB al costo di altri $6 al mese. Il componente aggiuntivo Drive offre 250 GB per $3.20. Se lo spazio è davvero l’unico vincolo, l’opzione aggiuntiva è nettamente più conveniente e non serve cambiare piano.

Il passaggio ha senso quando alla necessità di spazio si accompagna qualche altra esigenza, come più filtri, più caselle condivise o più account esterni. Se manca solo lo spazio, è il componente aggiuntivo a risolvere il problema, e i conti sono inequivocabili.

Prima di scegliere una delle due opzioni, controlla se la causa sono gli allegati. Di solito lo sono e spesso sono duplicati più volte. Ne parliamo in il limite alle dimensioni degli allegati.

I tre motivi per cui esiste Agency

Il passaggio da Pro ad Agency quasi triplica il prezzo, quindi è importante capire con precisione cosa lo giustifica. Le differenze maggiori riguardano la scala e i controlli avanzati, non lo spazio.

Numero di domini. Si passa da cento a mille. Per chi gestisce la posta dei clienti, questa è in genere la ragione principale.

Più indirizzi di inoltro. Gli indirizzi senza casella propria che inoltrano i messaggi sono disponibili da Pro, con 100 per dominio. Agency porta il limite a 300. Nano e Starter possono conservarne 25 mentre sono inattivi, ma la consegna inizia soltanto passando a Pro o Agency.

Sieve diretto. Permette di scrivere gli script di filtraggio direttamente anziché attraverso l’interfaccia. È disponibile solo con Agency e per la maggior parte degli utenti è irrilevante, finché all’improvviso non lo è più.

Il piano comprende anche trenta caselle condivise e trenta account esterni, una dotazione importante per chi legge la posta per conto di altri.

I limiti che raramente contano

Due valori vengono citati spesso nelle comparazioni ma quasi mai determinano una scelta. Vale la pena precisarlo, per evitare di cambiare piano soltanto per aumentarli.

Numero di domini. Cinquanta domini su Starter possono sembrare pochi, ma non lo sono, perché la grande maggioranza degli account ne ospita meno di cinque. A meno che tu non amministri la posta per altre persone, questo non sarà il tuo limite.

Caselle per dominio. Le cento caselle di Starter bastano a qualsiasi azienda che non assegni indirizzi anche a persone non dipendenti. Il tetto conta per le associazioni e per chi attribuisce indirizzi a dispositivi o funzioni anziché a persone. Per tutti gli altri è solo una voce decorativa nella tabella.

I limiti giornalieri di invio rientrano nella stessa categoria. Le 1,000 email per casella al giorno previste da Starter superano di gran lunga la normale corrispondenza. Qualsiasi attività vicina a quei volumi richiede un’infrastruttura separata per l’invio massivo, qualunque sia il piano.

Come scegliere

Invece di confrontare le tabelle, rispondi nell’ordine a quattro domande e lascia che siano le risposte a stabilire se devi cambiare piano.

Devi inviare messaggi? Se sì e non hai un relay tuo, ti serve almeno Starter.

Vuoi che i messaggi vengano smistati prima di leggerli? Se sì, ti serve Pro, non Starter.

Gestisci la posta di altre persone? Se sì, conta i domini e gli indirizzi di inoltro. Pro arriva fino a cento domini e cento indirizzi di inoltro per dominio. Oltre uno dei due limiti, scegli Agency.

Ti manca soltanto spazio? Se sì, acquista il componente aggiuntivo e mantieni il piano attuale.

Questa sequenza porta la maggior parte delle persone alla scelta giusta in un minuto ed evita l’errore comune di cambiare piano per lo spazio quando il componente aggiuntivo costa quasi la metà al mese.

Cambiare idea

Il passaggio a un piano superiore si applica all’account che già possiedi. Domini, caselle e messaggi archiviati restano esattamente dove sono, mentre entrano semplicemente in vigore i nuovi limiti.

Tornare a un piano inferiore richiede più attenzione, perché l’account deve rispettarne i limiti. Se superi il nuovo massimo di caselle o domini, devi prima risolvere la situazione. I messaggi che eccedono lo spazio più ridotto sono il caso più delicato. L’ordine corretto è ridurre ciò che conservi, verificare di rientrare nei limiti del piano desiderato e soltanto dopo effettuare il cambio.

La fatturazione annuale di Agency costa $279 anziché $348. Conviene se sei sicuro che il piano sia quello giusto, molto meno mentre stai ancora valutando.