Quando mudar de plano de e-mail e o que realmente muda

As tabelas de comparação são feitas para vender o plano mais caro, por isso enumeram tudo e não explicam nada. A pergunta útil não é qual plano tem mais funcionalidades, mas sim qual limite vai atingir primeiro e quanto custa deixar de esbarrar nele. Esta página apresenta os limites pela ordem em que as pessoas normalmente os encontram, para que mude de plano por uma razão concreta, e não por um palpite.

Os quatro planos em resumo

O primeiro limite: o envio

O plano gratuito recebe mensagens, mas não as envia pelos nossos servidores. Este é o primeiro obstáculo que quase toda a gente encontra e a razão mais clara para mudar para um plano pago.

É um limite absoluto, não uma franquia que se vai esgotando: não há quota nem período experimental. Se precisa de responder a partir de um endereço, precisa de um plano pago. Os preços começam em $4 por mês ou $3.50 por mês com faturação anual.

Existe uma exceção importante. Os perfis SMTP personalizados não estão limitados pelo plano. Se já dispõe de infraestrutura de envio, pode usá-la com o plano gratuito, como explicamos em SMTP personalizado por domínio. É uma alternativa legítima, não uma forma de contornar as regras, porque o risco de entrega passa a ser seu.

O limite que costuma surpreender: os filtros

Vale a pena ler esta parte com atenção. É aqui que muitas pessoas escolhem razoavelmente o Starter e só depois descobrem a lacuna.

O Starter não inclui filtros de e-mail. Não são poucos, são zero. As regras no servidor que organizam as mensagens assim que chegam começam no Pro, com dez filtros, e sobem para cinquenta no Agency. Portanto, quem precisa realmente de ordenação automática deve saltar o Starter e passar diretamente ao Pro.

Muitas pessoas só descobrem isso depois da subscrição, porque as tabelas de comparação mencionam os filtros sem deixar claro que o plano inferior não inclui nenhum. A resposta automática está disponível no Starter; os filtros não, e é fácil confundir os dois recursos.

Se as suas necessidades de organização são simples, as regras locais do Outlook ou do Apple Mail resolvem o problema sem mudar de plano. A diferença é que essas regras só funcionam enquanto a aplicação está aberta, portanto as mensagens não aparecem já organizadas no telemóvel.

Armazenamento: o limite discreto

O armazenamento é o limite que a maioria das contas acaba por atingir. Também é aquele em que o impulso de mudar de plano costuma levar à decisão errada.

A passagem do Starter para o Pro acrescenta 35 GB por mais $6 por mês. O complemento Drive oferece 250 GB por $3.20. Se o armazenamento for realmente a sua única limitação, o complemento tem uma relação custo-benefício muito melhor e não há motivo para mudar de plano.

A mudança faz sentido quando a falta de espaço surge juntamente com outra necessidade, como mais filtros, caixas partilhadas ou contas externas. Se só precisa de armazenamento, o complemento foi criado para isso e os números não deixam margem para dúvida.

Antes de escolher qualquer das opções, confirme se os anexos são a causa. Normalmente são, e muitas vezes existem várias cópias do mesmo ficheiro. Falamos disso em o limite de tamanho dos anexos.

As três razões para existir o Agency

A passagem do Pro para o Agency quase triplica o preço, por isso convém saber exatamente o que justifica a diferença. As principais vantagens estão na escala e nos controlos avançados, não no armazenamento.

Número de domínios. Passa de cem para mil. Se gere o correio de clientes, esta costuma ser a razão principal.

Mais endereços de reencaminhamento. Os endereços sem caixa própria que encaminham mensagens começam no Pro, com 100 por domínio. O Agency aumenta esse limite para 300. Nano e Starter podem guardar 25 enquanto estiverem inativos, mas a entrega só começa depois da passagem para Pro ou Agency.

Sieve em modo direto. Permite escrever scripts de filtragem diretamente, em vez de usar a interface. Está disponível apenas no Agency e é irrelevante para a maioria das pessoas, até ao dia em que deixa de ser.

O plano também inclui trinta caixas partilhadas e trinta contas externas, algo importante para quem consulta correio em nome de terceiros.

Os limites que raramente são decisivos

Há dois números citados com frequência nas comparações que quase nunca determinam a escolha. Vale a pena dizê-lo para que não mude de plano só para os aumentar.

Número de domínios. Cinquenta domínios no Starter podem parecer poucos, mas não são, pois a esmagadora maioria das contas tem menos de cinco. A menos que administre o correio de outras pessoas, este limite não será um problema.

Caixas postais por domínio. As cem caixas do Starter bastam para qualquer empresa que não atribua endereços a pessoas sem vínculo laboral. Este teto é relevante para organizações de associados e para quem atribui endereços a equipamentos ou funções, em vez de pessoas. Para todos os outros, é apenas um número na tabela.

Os limites diários de envio pertencem à mesma categoria. As 1,000 mensagens por caixa e por dia do Starter estão muito acima da correspondência normal. Qualquer utilização próxima desse volume exige infraestrutura própria para envio em massa, independentemente do plano.

Como decidir

Em vez de comparar tabelas, responda a quatro perguntas pela ordem abaixo e deixe que as respostas determinem se precisa de mudar de plano.

Precisa de enviar mensagens? Se sim e não tem um relay próprio, precisa no mínimo do Starter.

Precisa que as mensagens sejam organizadas antes de as consultar? Se sim, precisa do Pro, não do Starter.

Gere correio para outras pessoas? Se sim, conte os domínios e os endereços de reencaminhamento. O Pro admite até cem domínios e cem endereços de reencaminhamento por domínio. Acima de qualquer desses valores, escolha o Agency.

O armazenamento é a única coisa que lhe falta? Se sim, compre o complemento e mantenha o plano atual.

Esta sequência leva a maioria das pessoas à resposta certa em cerca de um minuto e evita o erro comum de mudar de plano por falta de espaço quando o complemento custa quase metade por mês.

Se mudar de ideias

A mudança para um plano superior entra em vigor na conta existente. Os domínios, as caixas postais e as mensagens guardadas permanecem exatamente onde estão, e os novos limites passam simplesmente a aplicar-se.

Voltar para um plano inferior exige mais cuidado, pois a conta tem de cumprir os limites desse plano. Se ultrapassa o novo máximo de caixas ou domínios, terá de resolver isso primeiro. As mensagens que excedem o espaço de armazenamento mais pequeno são a parte delicada. A ordem sensata é reduzir o que guarda, confirmar que já está dentro dos limites do plano pretendido e só então efetuar a mudança.

A faturação anual do Agency custa $279 em vez de $348, uma escolha vantajosa se tem a certeza de que este é o plano certo. Faz menos sentido enquanto ainda está a descobrir.