Wann sich ein höherer E-Mail-Tarif lohnt und was sich ändert

Tarifvergleiche sollen meist den teuersten Tarif verkaufen. Deshalb führen sie jede Funktion auf, erklären aber kaum, worauf es tatsächlich ankommt. Die entscheidende Frage lautet nicht, welcher Tarif die meisten Funktionen bietet, sondern an welche Grenze Sie zuerst stoßen und was es kostet, diese Grenze zu beseitigen. Dieser Beitrag behandelt die Einschränkungen in der Reihenfolge, in der Nutzer ihnen üblicherweise begegnen. So stufen Sie Ihren E-Mail-Tarif aus einem konkreten Grund höher und nicht nur nach Gefühl.

Die vier Tarife im Überblick

Die erste Grenze: der Versand

Mit dem Free-Tarif können Sie E-Mails empfangen, aber nicht über unsere Server versenden. Auf diese Grenze stoßen fast alle zuerst. Sie ist zugleich der eindeutigste Grund für ein Upgrade.

Es handelt sich um eine feste Grenze und nicht um ein Kontingent, das allmählich aufgebraucht wird. Es gibt weder ein Freivolumen noch einen Testversand. Wenn Sie von einer Adresse aus antworten möchten, brauchen Sie einen kostenpflichtigen Tarif. Dieser beginnt bei $4 pro Monat oder bei jährlicher Abrechnung umgerechnet bei $3.50 pro Monat.

Eine wichtige Ausnahme: Ein eigenes SMTP-Profil ist nicht an einen Tarif gebunden. Wenn Sie bereits über eine Versand-Infrastruktur verfügen, können Sie diese auch im Free-Tarif nutzen. Einzelheiten finden Sie unter eigenes SMTP pro Domain. Das ist eine ausdrücklich vorgesehene Alternative und keine unerwünschte Umgehung, denn das Risiko für die Zustellbarkeit liegt dann bei Ihnen.

Die oft übersehene Grenze: Filter

Diesen Punkt sollten Sie genau lesen. Er betrifft viele Nutzer, die sich aus guten Gründen für Starter entschieden haben und erst später feststellen, dass ihnen eine Funktion fehlt.

Im Starter-Tarif gibt es null E-Mail-Filter. Nicht weniger, sondern gar keine. Serverseitige Regeln, die eingehende E-Mails automatisch sortieren, beginnen im Pro-Tarif mit zehn Filtern. Agency bietet fünfzig. Wer eine automatische Sortierung benötigt, muss Starter daher vollständig überspringen. Bei dieser Anforderung führt die passende Tarifentscheidung gleich zwei Stufen nach oben.

Viele bemerken das erst nach dem Abschluss, weil Vergleichstabellen Filter zwar aufführen, aber nicht deutlich genug zeigen, dass der niedrigere Tarif keine enthält. Automatische Antworten gibt es in Starter, Filter dagegen nicht. Beides wird häufig verwechselt.

Für einfache Sortierregeln reichen die lokalen Regeln in Outlook oder Apple Mail, ohne dass Sie den Tarif wechseln müssen. Diese Regeln laufen allerdings nur, wenn das jeweilige Programm geöffnet ist. Auf dem Smartphone sehen Sie die Nachrichten deshalb zunächst unsortiert.

Speicher: die unauffällige Grenze

Die Speichergrenze erreichen die meisten Konten irgendwann. Gerade hier ist der erste Impuls, den E-Mail-Tarif hochzustufen, meistens nicht die beste Entscheidung.

Der Wechsel von Starter zu Pro bringt 35 GB zusätzlichen Speicher für $6 pro Monat. Das Drive-Add-on bietet dagegen 250 GB für $3.20. Wenn Speicher wirklich Ihre einzige Einschränkung ist, bietet das Add-on einen erheblich besseren Gegenwert. Ein Tarif-Upgrade ist dann gar nicht nötig.

Ein Upgrade ergibt Sinn, wenn zum zusätzlichen Speicher noch eine weitere benötigte Funktion kommt, etwa mehr Filter, mehr gemeinsame Postfächer oder mehr externe Konten. Für Speicher allein ist das Add-on gedacht, und der Preisunterschied ist eindeutig.

Prüfen Sie vor beiden Entscheidungen, ob Anhänge den Speicher belegen. Das ist meistens die Ursache, und häufig liegen dieselben Dateien mehrfach vor. Mehr dazu erfahren Sie unter Größenbegrenzung für E-Mail-Anhänge.

Die drei Gründe für den Agency-Tarif

Beim Wechsel von Pro zu Agency verdreifacht sich der Preis nahezu. Deshalb sollten Sie genau wissen, welche Vorteile diesen Schritt rechtfertigen. Die wesentlichen Unterschiede liegen in der Größenordnung und in erweiterten Steuerungsmöglichkeiten, nicht im Speicher.

Anzahl der Domains. Die Grenze steigt von hundert auf tausend. Wenn Sie E-Mail-Dienste für Kunden verwalten, ist das meistens der ausschlaggebende Grund.

Mehr Weiterleitungsadressen. Adressen ohne eigenes Postfach, die eingehende Nachrichten an ein anderes Ziel weiterleiten, gibt es ab Pro mit 100 Adressen pro Domain. Agency erhöht die Zahl auf 300. In Nano und Starter lassen sich 25 solcher Adressen im inaktiven Zustand speichern. Die Zustellung beginnt jedoch erst nach dem Wechsel zu Pro oder Agency.

Direktes Sieve. Damit schreiben Sie Filterskripte unmittelbar, anstatt sie über die Benutzeroberfläche anzulegen. Diese Funktion gibt es nur in Agency. Für die meisten Nutzer ist sie lange bedeutungslos, bis sie plötzlich unverzichtbar wird.

Hinzu kommen jeweils dreißig gemeinsame Postfächer und externe Konten. Das ist wichtig, wenn Sie E-Mails im Auftrag anderer Personen lesen und bearbeiten.

Grenzen, die nur selten eine Rolle spielen

Zwei Zahlen werden in Tarifvergleichen häufig genannt, entscheiden aber fast nie über die Wahl. Das sollten Sie wissen, damit Sie Ihren Tarif nicht allein ihretwegen hochstufen.

Anzahl der Domains. Fünfzig Domains im Starter-Tarif klingen zunächst knapp, sind es aber nicht. Die große Mehrheit der Konten verwaltet weniger als fünf Domains. Wenn Sie nicht die E-Mail-Umgebung anderer Personen betreuen, wird diese Grenze für Sie kaum relevant.

Postfächer pro Domain. Hundert Postfächer in Starter reichen für jedes Unternehmen, das nicht auch Nichtbeschäftigten eigene Adressen bereitstellt. Bedeutung hat die Obergrenze für Mitgliederorganisationen und überall dort, wo Adressen nicht nur Personen, sondern auch Geräten oder Funktionen zugeordnet werden. Für alle anderen ist die Zahl im Wesentlichen Dekoration.

Die täglichen Versandlimits gehören in dieselbe Kategorie. 1,000 Nachrichten pro Postfach und Tag im Starter-Tarif liegen weit über normaler Geschäftskorrespondenz. Wer sich dieser Zahl nähert, betreibt Massenversand und sollte unabhängig vom Tarif eine separate Versand-Infrastruktur nutzen.

So treffen Sie die richtige Entscheidung

Statt Vergleichstabellen gegenüberzustellen, beantworten Sie die folgenden vier Fragen der Reihe nach. Daraus ergibt sich, ob Sie Ihren E-Mail-Tarif hochstufen sollten.

Müssen Sie E-Mails versenden? Wenn ja und Sie keinen eigenen Relay-Server haben, benötigen Sie mindestens Starter.

Sollen E-Mails sortiert werden, bevor Sie sie sehen? Wenn ja, benötigen Sie Pro, nicht Starter.

Verwalten Sie E-Mail-Konten für andere Personen? Wenn ja, zählen Sie die Domains und Weiterleitungsadressen. Pro deckt bis zu hundert Domains und hundert Weiterleitungsadressen pro Domain ab. Liegen Sie über einem der beiden Werte, wählen Sie Agency.

Fehlt Ihnen ausschließlich Speicher? Wenn ja, kaufen Sie das Add-on und bleiben Sie in Ihrem aktuellen Tarif.

Mit dieser Reihenfolge finden die meisten Nutzer innerhalb einer Minute die passende Lösung. Zugleich vermeiden Sie den häufigen Fehler, wegen des Speichers den Tarif hochzustufen, obwohl das Add-on monatlich fast die Hälfte kostet.

Wenn Sie Ihre Entscheidung später ändern

Ein Upgrade wird auf Ihr bestehendes Konto angewendet. Domains, Postfächer und gespeicherte E-Mails bleiben unverändert an ihrem Platz. Es gelten lediglich die neuen Grenzwerte.

Ein Downgrade erfordert mehr Vorbereitung, denn die Grenzen des niedrigeren Tarifs müssen eingehalten werden können. Wenn die Zahl Ihrer Postfächer oder Domains über dem neuen Limit liegt, müssen Sie sie zuerst reduzieren. Besonders schwierig sind E-Mails, die über das kleinere Speicherkontingent hinausgehen. Gehen Sie deshalb in dieser Reihenfolge vor: Reduzieren Sie zunächst die gespeicherten Daten, prüfen Sie anschließend, ob alle Grenzen des gewünschten Tarifs eingehalten werden, und wechseln Sie erst danach.

Die jährliche Abrechnung von Agency kostet $279 statt $348. Wenn Sie sicher sind, dass dieser Tarif passt, lohnt sich das. Solange Sie noch herausfinden, ob er der richtige ist, ist die Jahreszahlung weniger sinnvoll.