Quand changer de forfait email et ce qui change vraiment

Les tableaux comparatifs sont conçus pour vendre l’offre la plus chère. Ils énumèrent donc tout sans rien expliquer. La bonne question n’est pas de savoir quelle offre possède le plus de fonctionnalités, mais quelle limite vous atteindrez en premier et combien il vous en coûtera pour la relever. Cette page présente les seuils dans l’ordre où les utilisateurs les rencontrent réellement, afin que vous changiez d’offre pour une raison précise et non sur une intuition.

Les quatre offres en bref

La première limite: l’envoi

L’offre gratuite reçoit les messages, mais ne permet pas de les envoyer par nos serveurs. C’est le premier obstacle que presque tout le monde rencontre, et la raison la plus claire de passer à une offre payante.

Il s’agit d’une limite absolue et non d’un quota qui s’épuise progressivement: aucune tolérance, aucune période d’essai. Si vous devez répondre depuis une adresse, il vous faut une offre payante. Le premier tarif est de $4 par mois, ou $3.50 par mois avec une facturation annuelle.

Une exception mérite d’être connue. Les profils SMTP personnalisés ne sont pas réservés à une offre particulière. Si vous disposez déjà de votre propre infrastructure d’envoi, l’offre gratuite peut l’utiliser, comme l’explique notre article sur le serveur SMTP personnalisé par domaine. C’est une véritable solution de remplacement, pas un contournement qui nous dérange, puisque le risque lié à la délivrabilité vous revient alors.

La limite qui surprend: les filtres

Cette partie mérite toute votre attention. Elle concerne les utilisateurs qui ont choisi Starter à juste titre, puis découvrent ce qui lui manque.

Starter ne comprend aucun filtre de messagerie. Pas moins de filtres, mais zéro. Les règles côté serveur qui classent les messages dès leur arrivée commencent avec Pro, qui en propose dix, puis passent à cinquante avec Agency. Toute personne ayant réellement besoin d’un classement automatique doit donc sauter Starter et choisir directement Pro.

Beaucoup le découvrent après leur abonnement, car les tableaux comparatifs mentionnent les filtres sans indiquer clairement que l’offre inférieure n’en inclut aucun. La réponse automatique est disponible avec Starter; les filtres ne le sont pas, et les deux fonctionnalités sont souvent confondues.

Si vos besoins de classement restent modestes, les règles locales d’Outlook ou d’Apple Mail peuvent suffire sans changer d’offre. La différence est qu’elles ne s’exécutent que lorsque le logiciel est ouvert, si bien que les messages ne sont pas déjà classés sur votre téléphone.

Le stockage: la limite discrète

Le stockage est la limite que la plupart des comptes finissent par atteindre. C’est aussi celle pour laquelle le réflexe de passer à l’offre supérieure conduit souvent au mauvais choix.

Passer de Starter à Pro ajoute 35 GB pour $6 de plus par mois. L’option Drive offre 250 GB pour $3.20. Si le stockage est vraiment votre seule contrainte, l’option est nettement plus avantageuse et vous n’avez aucune raison de changer d’offre.

Le passage à l’offre supérieure se justifie lorsque le besoin de stockage s’accompagne d’une autre exigence, comme davantage de filtres, de boîtes partagées ou de comptes externes. Pour le stockage seul, l’option est la solution prévue et le calcul ne laisse aucune place au doute.

Avant de choisir l’une ou l’autre solution, vérifiez si les pièces jointes sont en cause. C’est généralement le cas, et elles existent souvent en plusieurs exemplaires. Ce sujet est abordé dans notre article sur la limite de taille des pièces jointes.

Les trois raisons d’être d’Agency

Le passage de Pro à Agency fait presque tripler le prix. Il est donc utile de préciser ce qui peut le justifier. Les principales différences concernent l’échelle et les fonctions de contrôle avancées, pas le stockage.

Le nombre de domaines. Il passe de cent à mille. Si vous gérez la messagerie de clients, c’est généralement la raison principale.

Davantage d’adresses de transfert. Les adresses sans boîte propre qui transfèrent les messages sont disponibles à partir de Pro, avec 100 adresses par domaine. Agency porte cette limite à 300. Nano et Starter peuvent en conserver 25 tant qu’elles restent inactives, mais la distribution ne commence qu’après le passage à Pro ou Agency.

Le langage Sieve brut. Il permet d’écrire directement des scripts de filtrage au lieu de passer par l’interface. Cette fonction est réservée à Agency et ne concerne guère la plupart des utilisateurs, jusqu’au jour où elle devient soudain indispensable.

Trente boîtes partagées et trente comptes externes sont également inclus, ce qui compte pour toute personne qui consulte des messages au nom d’autrui.

Les limites rarement contraignantes

Deux chiffres reviennent souvent dans les comparatifs mais ne déterminent presque jamais le choix. Autant le préciser pour éviter de passer à l’offre supérieure dans le seul but de les augmenter.

Le nombre de domaines. Les cinquante domaines de Starter peuvent sembler restrictifs, mais ils ne le sont pas, car l’immense majorité des comptes en hébergent moins de cinq. À moins d’administrer la messagerie d’autres personnes, ce nombre ne sera pas votre contrainte.

Les boîtes par domaine. Les cent boîtes de Starter suffisent à toute entreprise qui n’attribue pas d’adresses à des personnes extérieures à ses effectifs. Ce plafond compte pour les associations et les organisations professionnelles, ainsi que pour ceux qui associent des adresses à des appareils ou à des fonctions plutôt qu’à des personnes. Pour tous les autres, ce n’est qu’un chiffre décoratif dans le tableau.

Les limites quotidiennes d’envoi appartiennent à la même catégorie. Les 1,000 messages par boîte et par jour de Starter dépassent largement une correspondance normale. Toute activité qui s’approche d’un tel volume relève de l’envoi massif et mérite une infrastructure distincte, quelle que soit l’offre.

Comment choisir

Au lieu de comparer les tableaux, répondez dans l’ordre à quatre questions et laissez les réponses déterminer si vous devez changer d’offre.

Devez-vous envoyer des messages? Si oui et si vous ne possédez pas votre propre relais, Starter est le minimum nécessaire.

Les messages doivent-ils être classés avant que vous les consultiez? Si oui, choisissez Pro, pas Starter.

Gérez-vous la messagerie d’autres personnes? Si oui, comptez les domaines et les adresses de transfert. Pro couvre jusqu’à cent domaines et cent adresses de transfert par domaine. Au-delà de l’une de ces limites, choisissez Agency.

Le stockage est-il votre seul manque? Si oui, achetez l’option et conservez votre offre actuelle.

Cette suite de questions conduit la plupart des utilisateurs au bon choix en une minute. Elle évite aussi l’erreur courante qui consiste à changer d’offre pour obtenir du stockage, alors que l’option coûte presque deux fois moins par mois.

Changer d’avis

Le passage à une offre supérieure prend effet sur le compte que vous possédez déjà. Les domaines, les boîtes et les messages stockés restent exactement à leur place; seules les nouvelles limites entrent en vigueur.

Revenir à une offre inférieure demande davantage de précautions, car votre compte doit en respecter les limites. Si vous dépassez le nouveau plafond de boîtes ou de domaines, il faut d’abord régler ce problème. Les messages qui excèdent le quota de stockage réduit représentent le cas le plus délicat. La démarche raisonnable consiste à réduire les données conservées, à vérifier que vous respectez les limites de l’offre visée, puis seulement à changer d’offre.

La facturation annuelle d’Agency revient à $279 au lieu de $348. Elle est intéressante si vous êtes certain d’avoir choisi la bonne offre, beaucoup moins si vous êtes encore en train de l’évaluer.