Eén persoon moet zich vaak als meerdere afzenders kunnen presenteren. De eigenaar van een klein bedrijf gebruikt sales@ bij potentiële klanten, accounts@ bij leveranciers en de eigen naam bij alle anderen. Een adviseur die voor drie klanten werkt, schrijft vanaf drie verschillende domeinen. Vanuit meerdere adressen kunnen verzenden met één postvak voorkomt dat je drie postvakken moet controleren.
In dit artikel lees je hoe identiteiten werken, wat het verschil is tussen een identiteit en een alias en welk authenticatiedetail bepaalt of de berichten aankomen.
Identiteiten, aliassen en postvakken
Voordat je vanuit meerdere adressen kunt verzenden, moet je drie verwante zaken onderscheiden. Ze worden voortdurend door elkaar gehaald en het verschil bepaalt wat je werkelijk nodig hebt.
Een alias is een extra adres dat berichten in een postvak aflevert. De alias regelt de ontvangst.
Een identiteit is een Van-adres waarmee je mag verzenden, samen met de eigen weergavenaam en handtekening. De identiteit regelt het verzenden.
Een postvak is een account met eigen opslag en aanmeldingsgegevens.
Om vanuit meerdere adressen te verzenden heb je identiteiten nodig, meestal gecombineerd met aliassen zodat dezelfde adressen ook e-mail ontvangen. Afzonderlijke postvakken zijn niet gewenst, want daarmee creëer je opnieuw het probleem van verschillende plekken die je moet controleren.
Wat bij een identiteit hoort
Een identiteit is meer dan een Van-regel. De aanvullende onderdelen zorgen dat verzenden vanuit meerdere adressen voor ontvangers overtuigend overkomt in plaats van duidelijk geïmproviseerd.
Elke identiteit heeft een eigen weergavenaam. Mail van accounts@ kan daardoor als je financiële afdeling verschijnen in plaats van onder je persoonlijke naam. Elke identiteit kan ook een eigen handtekening hebben, juist het onderdeel dat ontvangers werkelijk lezen. Een adviseur die aan drie klanten schrijft, heeft drie sets contactgegevens nodig en geen algemeen blok.
Antwoorden verdienen bijzondere aandacht. Als e-mail op een van je adressen binnenkomt, hoort het antwoord vanuit hetzelfde adres te vertrekken in plaats van vanuit je standaardidentiteit. Anders ontvangt de gesprekspartner een ander adres dan waarnaar die schreef en gaan de gegevens uit elkaar lopen. Laat de identiteit automatisch selecteren op basis van het ontvangende adres, zodat je hier niet bij elk antwoord over hoeft na te denken.
De authenticatie
Hier gaat verzenden vanuit meerdere adressen mis, zonder dat de fout duidelijk zichtbaar is.
Verzenden vanuit een adres op een domein dat je hier host, is eenvoudig. De authenticatie is al uitgelijnd en er is niets extra's nodig. Verzenden vanuit een adres op een domein dat je niet hier host, is een heel andere zaak.
Als je een identiteit instelt als you@someoneelsesdomain.com en via ons verzendt, ziet de ontvangende server een bericht dat van dat domein beweert te komen, maar afkomstig is van een server die het domein nooit heeft gemachtigd. Het bericht faalt voor SPF, voldoet waarschijnlijk ook niet aan DMARC-uitlijning en belandt in de spam of wordt direct geweigerd. Aan jouw kant lijkt het verzenden volkomen geslaagd.
Er zijn twee juiste oplossingen. Koppel het postvak als extern account, zodat antwoorden via de eigen provider en met de eigen authenticatie worden verzonden. Dit wordt uitgelegd in mail lezen die je niet zelf host. Je kunt het domein ook correct hier toevoegen en onze verzending in de DNS machtigen. Alleen het adres als identiteit invoeren en hopen dat het werkt, is geen oplossing.
Wanneer aliassen of identiteiten beter zijn
Bij verzenden vanuit meerdere adressen worden beide meestal samen ingesteld, maar per situatie ligt de nadruk anders.
Als mensen naar een adres schrijven en jij antwoordt, heb je beide nodig: de alias om te ontvangen en de identiteit om vanuit hetzelfde adres te antwoorden. Dit is de gebruikelijke situatie bij info@, support@ en bookings@.
Als je alleen zelf gesprekken begint, is een identiteit voldoende. Een adres dat uitsluitend voor uitgaande meldingen wordt gebruikt, hoeft niet te ontvangen. Toch is het meestal verstandig dit mogelijk te maken, want mensen antwoorden ongeacht of je daarop hebt gerekend.
Als mail binnenkomt en je nooit antwoordt, is alleen een alias voldoende. Een identiteit toevoegen die je nooit gebruikt, zorgt slechts voor rommel.
Starter staat 30 aliassen per postvak toe, Pro 50 en Agency 100. Het gratis abonnement heeft er geen. De mogelijkheid om serieus vanuit meerdere adressen te verzenden begint dus bij het eerste betaalde niveau.
Wanneer dit niet het juiste hulpmiddel is
In twee situaties lijkt verzenden vanuit meerdere adressen de oplossing, maar is het dat niet.
Wanneer meerdere mensen het adres nodig hebben. Als drie collega's support@ beantwoorden, betekent een identiteit voor ieder van hen dat drie mensen vanuit hetzelfde adres verzenden zonder een gezamenlijk verslag van wat er is gezegd. Een gedeeld postvak bewaart de geschiedenis op één plaats en is de juiste inrichting.
Wanneer de adressen werkelijk afzonderlijke rollen vertegenwoordigen. Als je advieswerk en nevenbedrijf verschillende verplichtingen, administraties en uiteindelijk mogelijk andere eigenaren hebben, zijn afzonderlijke postvakken overzichtelijker ondanks het extra controlewerk. Identiteiten zijn bedoeld voor één persoon met meerdere petten, niet voor twee bedrijven die een kapstok delen.
Wat de ontvanger ziet
De weergavenaam weegt zwaarder dan het adres zelf, omdat de meeste mailprogramma's de naam tonen en het adres erachter verbergen.
Een antwoord vanuit een identiteit met de verkeerde weergavenaam ziet er daarom onjuist uit, zelfs als het adres klopt. Ook in de conversatieweergave van de ontvanger klopt het beeld niet meer, omdat eerdere berichten ineens van een andere persoon lijken te komen. De weergavenaam van elke identiteit bewust instellen kost twee seconden en voorkomt een hele categorie kleine verwarringen.
Praktische configuratie
Een paar aandachtspunten komen steeds terug wanneer mensen voor het eerst vanuit meerdere adressen willen verzenden.
- Kies bewust de standaardidentiteit. De identiteit die bij een nieuw bericht automatisch wordt geselecteerd, hoort degene te zijn die je het meest gebruikt. Fouten ontstaan namelijk bij berichten die je zelf begint en niet bij antwoorden.
- Controleer elke weergavenaam. Een identiteit met je persoonlijke naam op een adres als
noreply@is precies zo'n kleine inconsistentie die ontvangers opmerken. - Test elke identiteit één keer. Stuur een bericht naar een extern adres, controleer of het is aangekomen en bekijk de berichtkoppen, vooral bij domeinen die niet hier worden gehost.
- Koppel handtekeningen aan identiteiten in plaats van overal dezelfde te gebruiken. Dat is het verschil tussen overkomen als een bedrijf en overkomen als een improviserende persoon.
Als een heel domein consequent dezelfde huisstijl moet tonen, ongeacht wie de afzender is, regelt een handtekening per domein dat centraal. Je bent dan niet afhankelijk van de instellingen van elke gebruiker. Meer hierover staat in handtekeningen per domein.
