Bepaal je afwezigheidsdata en de persoon voor spoedvragen apart. Een automatisch antwoord informeert de afzender, maar geeft een collega geen toegang tot je inbox. Regel eerst de overdracht en schrijf daarna een bericht met een werkelijk bereikbaar alternatief.
In TrekMail kun je een automatisch antwoord met begin- en einddatum instellen. Het werkt op de server, dus je computer hoeft niet aan te blijven. De functie is beschikbaar op Starter, Pro en Agency. Beide opgegeven datums tellen mee in de actieve periode.
Kies mailbox en afwezigheidsperiode
Open het beheer van de mailbox en Auto-reply. Zet de functie aan, vul onderwerp en tekst in en kies de datums. De instructie voor vakantieantwoorden beschrijft het proces.
Controleer of je het juiste adres aanpast. Je kunt meerdere werkmailboxen hebben, terwijl een collega de algemene afdeling blijft bedienen. Jouw persoonlijke vakantiebericht past daar mogelijk niet.
De planning werkt met datums. Is de exacte daggrens belangrijk, controleer dan de tijdzone van de dienst. Neem niet aan dat die overeenkomt met middernacht op je reisbestemming.
Zonder einddatum vraagt het antwoord aandacht na terugkeer. Weet je de periode al, vul die dan meteen in en controleer vóór opslaan.
Vertel wat de afzender kan doen
Een bruikbaar antwoord noemt tot wanneer je afwezig bent en wie dringende zaken oppakt. Reisreden en persoonlijke details zijn niet nodig.
Bijvoorbeeld: 'Bedankt voor je bericht. Ik ben tot en met 17 november met vakantie en lees mijn mail weer vanaf 18 november. Neem voor lopende bestellingen contact op met onze ondersteuning. Andere berichten beantwoord ik na mijn terugkeer.'
Voeg het echte adres toe van een collega of afdeling die heeft ingestemd met vervanging. Kan niemand overnemen, benoem dan gewoon de wachttijd. Snelle hulp beloven zonder verantwoordelijke veroorzaakt alleen extra vragen.
Controleer ook het onderwerp. Een tekst over november moet niet met een oude kop 'Terug in mei' worden verstuurd. Wil je een handtekening, zet die dan in de tekst van het automatische antwoord zelf.
Controleer ontvangers en herhaling
Het antwoord gaat niet opnieuw op elk bericht van dezelfde persoon uit. TrekMail beperkt herhaling: één afzender ontvangt het hoogstens eenmaal per zeven dagen.
Geen tweede antwoord tijdens een test betekent daarom niet meteen een fout. Bij meerdere berichten van hetzelfde adres kan de eerste al onder de herhaalbeperking vallen.
Er is ook een instelling om nieuwsbrieven en automatische berichten over te slaan. Meestal is het verstandig die aan te laten, zodat je afwezigheid niet op massamail reageert. Spamafhandeling en andere mailboxregels beïnvloeden ook of een bericht de automatische antwoordfunctie bereikt.
Het antwoord stopt de ontvangst niet. Binnengekomen gesprekken moeten na je terugkeer nog worden bekeken.
Controleer de vervanging voor je vertrekt
- Laat de laatste afwezigheidsdatum aansluiten op de gewenste periode en noem je terugkeerdatum duidelijk. Een datumveld bepaalt geen exact vertrekuur.
- Controleer of het alternatieve adres wordt gelezen en de eigenaar heeft ingestemd. Iemand noemen in je antwoord stuurt geen berichten naar die persoon door.
- Stuur een test vanaf een ander adres en houd rekening met de beperking op herhaalde antwoorden. Test de ingestelde delegatie of doorsturing afzonderlijk.
Heb je het automatische antwoord tijdelijk aangezet om te testen, herstel dan de bedoelde periode. Sla op en bekijk de datums opnieuw. Vraag bij belangrijke werkadressen een collega het begin en het einde te controleren.
Zorg dat abonnement en mailbox tijdens je afwezigheid actief blijven. Controleer bij terugkeer de functie en schakel handmatig uit als je geen einddatum had ingesteld.
Voor een volgende vakantie kan dezelfde tekst als basis dienen, maar bekijk datums en contact opnieuw. Ook een zorgvuldig bewaard sjabloon veroudert wanneer de werkwijze verandert.
Volg de handleiding voor vakantieantwoorden. Bekijk bij teamadressen de gedeelde mailboxen. Laat onnodige reisdetails uit het openbare antwoord.
Lees verder
- Een veilig en nuttig afwezigheidsbericht instellen
- Een gedeelde mailbox zonder een wachtwoord te delen
- Een supportpostvak voor drie zonder gedeeld wachtwoord
- Een collega vertrekt: mail behouden en toegang sluiten
- Een antwoord plannen voor de ochtend van je klant
