Eine Person muss häufig als mehrere Absender auftreten. Der Inhaber eines kleinen Unternehmens schreibt Interessenten über sales@, Lieferanten über accounts@ und allen anderen unter seinem eigenen Namen. Ein Berater mit drei Kunden verwendet drei verschiedene Domains. Wenn er aus einem Postfach mit mehreren Adressen senden kann, muss er nicht drei Postfächer prüfen.
Dieser Beitrag erklärt die Funktionsweise von Identitäten, den Unterschied zwischen Identität und Alias sowie die Authentifizierungseinstellung, die über die Zustellung dieser Nachrichten entscheidet.
Identitäten, Aliase und Postfächer
Bevor Sie mit mehreren Adressen senden, müssen Sie drei verwandte Begriffe voneinander unterscheiden. Sie werden ständig verwechselt, obwohl gerade diese Unterscheidung bestimmt, was Sie tatsächlich benötigen.
Ein Alias ist eine zusätzliche Adresse, deren eingehende Nachrichten in einem Postfach zugestellt werden. Er dient dem Empfang.
Eine Identität besteht aus einer Absenderadresse, mit der Sie senden dürfen, sowie ihrem Anzeigenamen und ihrer Signatur. Sie dient dem Versand.
Ein Postfach ist ein Konto mit eigenem Speicher und eigener Anmeldung.
Für das Senden mit mehreren Adressen benötigen Sie Identitäten. Meist werden sie mit Aliasen kombiniert, damit dieselben Adressen auch Nachrichten empfangen. Separate Postfächer sind dagegen ungeeignet. Sie würden erneut das Problem mehrerer zu kontrollierender Stellen schaffen, das Sie gerade lösen möchten.
Welche Angaben eine Identität enthält
Eine Identität ist mehr als eine Absenderzeile. Die zusätzlichen Angaben lassen Nachrichten von mehreren Adressen für Empfänger glaubwürdig und nicht improvisiert erscheinen.
Jede Identität besitzt einen eigenen Anzeigenamen. Eine Nachricht von accounts@ kann deshalb als Mitteilung Ihrer Buchhaltung statt unter Ihrem persönlichen Namen erscheinen. Ebenso kann jede Identität eine eigene Signatur haben. Genau diese lesen Empfänger tatsächlich. Ein Berater, der drei Kunden schreibt, braucht drei verschiedene Kontaktblöcke und nicht eine allgemeine Signatur.
Besonders wichtig ist die richtige Identität bei Antworten. Geht eine Nachricht an einer Ihrer Adressen ein, sollte die Antwort von derselben Adresse statt von Ihrer Standardidentität versendet werden. Andernfalls erhält der Geschäftspartner eine andere Absenderadresse als die angeschriebene, und seine Kontaktdaten stimmen allmählich nicht mehr. Wenn die Antwortidentität automatisch anhand der Empfangsadresse ausgewählt wird, müssen Sie nicht bei jeder Nachricht daran denken.
Die richtige Authentifizierung
An dieser Stelle scheitert der Versuch, mit mehreren Adressen zu senden, und der Fehler bleibt häufig unbemerkt.
Das Senden mit einer Adresse auf einer hier gehosteten Domain ist unkompliziert. Die Authentifizierung ist bereits ausgerichtet, und es sind keine zusätzlichen Schritte nötig. Bei einer Adresse auf einer Domain, die nicht hier gehostet wird, sieht es völlig anders aus.
Wenn Sie eine Identität auf you@someoneelsesdomain.com setzen und über unsere Server senden, sieht der empfangende Server eine Nachricht, die diese Domain als Absender angibt, aber von einem durch die Domain nie autorisierten Server stammt. Die Nachricht besteht SPF nicht, verfehlt wahrscheinlich auch die DMARC-Ausrichtung und landet im Spam oder wird sofort abgelehnt. Auf der Absenderseite sieht der Versand dennoch erfolgreich aus.
Es gibt zwei korrekte Lösungen. Sie können das betreffende Postfach als externes Konto verbinden. Antworten werden dann über den eigenen Anbieter mit dessen Authentifizierung versendet. Das Verfahren wird unter nicht bei uns gehostete E-Mails lesen beschrieben. Alternativ fügen Sie die Domain hier vollständig hinzu und autorisieren unsere Server über ihre DNS-Einträge. Nur eine Adresse in die Identität einzutragen und auf Zustellung zu hoffen funktioniert nicht.
Wann Aliase besser sind und wann Identitäten
Beim Senden mit mehreren Adressen werden beide gewöhnlich kombiniert. Je nach Anwendungsfall liegt der Schwerpunkt jedoch anders.
Wenn andere an eine Adresse schreiben und Sie antworten, benötigen Sie beides: einen Alias für den Empfang und eine Identität für die Antwort. Das ist der häufigste Fall, etwa bei info@, support@ und bookings@.
Wenn Sie ausschließlich neue Nachrichten beginnen, genügt eine Identität. Eine Adresse nur für ausgehende Benachrichtigungen muss keine Nachrichten empfangen. Meist ist es trotzdem sinnvoll, den Empfang zu ermöglichen, denn Empfänger antworten unabhängig davon, ob Sie dies vorgesehen haben.
Wenn Nachrichten eingehen und Sie nie antworten, reicht ein Alias. Eine ungenutzte Identität würde die Einstellungen nur unübersichtlicher machen.
Starter erlaubt 30 Aliase pro Postfach, Pro 50 und Agency 100. Im kostenlosen Tarif sind keine enthalten. Ernsthaftes Senden mit mehreren Adressen beginnt daher mit der ersten kostenpflichtigen Tarifstufe.
Wann dies das falsche Werkzeug ist
In zwei Situationen sieht das Senden mit mehreren Adressen nach der richtigen Lösung aus, ist es aber nicht.
Wenn mehrere Personen dieselbe Adresse benötigen. Beantworten drei Kollegen Nachrichten an support@, führt eine Identität für jeden dazu, dass drei Personen unter derselben Adresse senden, ohne einen gemeinsamen Verlauf zu besitzen. Ein gemeinsames Postfach hält die Korrespondenz an einer Stelle und ist die richtige Lösung.
Wenn die Adressen wirklich getrennten Rollen entsprechen. Haben Ihre Beratungstätigkeit und Ihr Nebengewerbe unterschiedliche Pflichten, getrennte Unterlagen und möglicherweise später verschiedene Eigentümer, sind separate Postfächer trotz der zusätzlichen Kontrolle übersichtlicher. Identitäten eignen sich für eine Person mit mehreren Rollen, nicht für zwei Unternehmen an derselben Garderobe.
Was der Empfänger sieht
Der Anzeigename hat häufig mehr Gewicht als die Adresse, denn die meisten E-Mail-Programme zeigen ihn und verbergen die eigentliche Adresse dahinter.
Eine Antwort von einer Identität mit falschem Anzeigenamen wirkt deshalb selbst bei korrekter Adresse unpassend. Auch im Gesprächsverlauf des Empfängers sieht es plötzlich so aus, als stammten frühere Nachrichten von einer anderen Person. Den Anzeigenamen jeder Identität bewusst festzulegen dauert zwei Sekunden und verhindert eine ganze Reihe kleiner Missverständnisse.
Praktische Einrichtung
Bei der ersten Einrichtung mehrerer Absenderadressen sind einige Punkte zu beachten.
- Legen Sie die Standardidentität bewusst fest. Beim Verfassen einer neuen Nachricht sollte die am häufigsten verwendete Identität ausgewählt sein. Verwechslungen passieren eher bei neu begonnenen Nachrichten als bei Antworten.
- Prüfen Sie jeden Anzeigenamen. Eine Identität, die bei einer
noreply@-Adresse Ihren persönlichen Namen trägt, ist eine kleine Unstimmigkeit, die Empfängern auffällt. - Testen Sie jede Identität einmal. Senden Sie an eine externe Adresse, bestätigen Sie die Zustellung und prüfen Sie die Header. Das gilt besonders für Domains, die nicht hier gehostet werden.
- Ordnen Sie Signaturen den Identitäten zu, statt eine Signatur für alles zu verwenden. Genau das macht den Unterschied zwischen einer professionellen Geschäftsnachricht und einer improvisierten persönlichen E-Mail.
Soll eine ganze Domain unabhängig vom jeweiligen Absender einheitlich auftreten, lässt sich dies mit einer zentralen Domain-Signatur umsetzen. Sie müssen dann nicht darauf vertrauen, dass jeder Nutzer seine eigene korrekt einrichtet. Weitere Informationen finden Sie unter Signaturen pro Domain.
