Uma única pessoa frequentemente precisa atuar como vários remetentes. O proprietário de uma pequena empresa usa sales@ com clientes em potencial, accounts@ com fornecedores e o próprio nome com todos os outros. Um consultor que trabalha com três clientes escreve por três domínios diferentes. Enviar de vários endereços usando uma só caixa postal evita a necessidade de consultar três caixas.
Este artigo explica como as identidades funcionam, qual é a diferença entre identidade e alias e qual detalhe de autenticação determina se as mensagens chegarão ao destino.
Identidades, aliases e caixas postais
Antes de enviar de vários endereços, é preciso distinguir três elementos relacionados. Eles são confundidos com frequência, e a diferença define aquilo de que você realmente precisa.
Um alias é um endereço adicional que entrega mensagens em uma caixa postal. Ele cuida do recebimento.
Uma identidade é um endereço no campo De que você tem permissão para usar no envio, acompanhado do próprio nome de exibição e da própria assinatura. Ela cuida do envio.
Uma caixa postal é uma conta com armazenamento e credenciais de acesso próprios.
Para enviar de vários endereços, você precisa de identidades, geralmente combinadas com aliases para que os mesmos endereços também recebam mensagens. Não precisa de caixas separadas, pois isso recriaria o problema de ter vários lugares para consultar.
O que acompanha cada identidade
Uma identidade é mais do que uma linha De. São os outros elementos que tornam o envio por vários endereços convincente para os destinatários, em vez de parecer uma improvisação.
Cada identidade tem seu próprio nome de exibição. Assim, as mensagens de accounts@ podem aparecer como o departamento financeiro, não com seu nome pessoal. Cada uma também pode ter uma assinatura diferente, justamente a parte que os destinatários leem. Um consultor que escreve para três clientes precisa de três conjuntos de dados de contato, não de um bloco genérico.
As respostas são o detalhe que merece mais atenção. Quando uma mensagem chega a um de seus endereços, a resposta deve sair pelo mesmo endereço, não pelo padrão. Caso contrário, o destinatário recebe uma resposta de um endereço diferente daquele para o qual escreveu, e seus registros deixam de coincidir. Configurar a seleção automática da identidade com base no endereço de recebimento resolve isso sem exigir uma decisão a cada resposta.
A parte da autenticação
É nesse ponto que o envio por vários endereços costuma dar errado, e a falha passa despercebida.
Enviar por um endereço de um domínio hospedado aqui é simples. A autenticação já está alinhada e nada mais precisa ser feito. Enviar por um endereço de um domínio que não hospedamos é uma situação totalmente diferente.
Se você definir a identidade como you@someoneelsesdomain.com e enviar a mensagem por nossos servidores, o servidor de destino verá um e-mail que afirma vir daquele domínio, mas partiu de um servidor que o domínio nunca autorizou. A mensagem falhará no SPF, provavelmente também no alinhamento DMARC, e irá para o spam ou será rejeitada. Do seu lado, o envio parecerá ter funcionado perfeitamente.
Há duas formas corretas de lidar com isso. Você pode conectar a caixa como conta externa, para que as respostas saiam pelo provedor original com a própria autenticação, conforme explicamos em como ler mensagens hospedadas em outro lugar. Também pode adicionar o domínio aqui corretamente e autorizar nossos servidores no DNS dele. O que não funciona é apenas digitar o endereço em uma identidade e torcer para dar certo.
Quando usar aliases ou identidades
Ao enviar de vários endereços, os dois recursos geralmente são configurados juntos, mas a necessidade muda conforme o caso.
Se as pessoas escrevem para um endereço e você responde, precisa dos dois: o alias para receber e a identidade para responder pelo mesmo endereço. Esse é o caso mais comum, como info@, support@ e bookings@.
Se você apenas inicia as conversas, uma identidade é suficiente. Um endereço usado somente para avisos de saída não precisa receber mensagens, embora quase sempre seja prudente permitir isso, pois as pessoas respondem mesmo quando você não espera.
Se as mensagens chegam e você nunca responde, apenas um alias basta. Adicionar uma identidade que nunca será usada só cria desordem.
O Starter permite 30 aliases por caixa postal, o Pro permite 50 e o Agency, 100. O plano gratuito não inclui aliases. Portanto, o uso efetivo de vários endereços de envio começa na primeira categoria paga.
Quando essa não é a ferramenta correta
Há duas situações em que enviar de vários endereços parece a solução, mas não é.
Quando várias pessoas precisam usar o endereço. Se support@ é respondido por três colegas, dar uma identidade a cada um significa ter três pessoas enviando pelo mesmo endereço, sem um histórico comum do que foi dito. Uma caixa postal compartilhada mantém o histórico em um único lugar e é a configuração adequada.
Quando os endereços representam funções realmente separadas. Se sua atividade de consultoria e seu negócio paralelo têm obrigações, registros e possivelmente futuros proprietários diferentes, caixas postais separadas são mais organizadas, apesar do trabalho extra para consultá-las. Identidades servem para uma pessoa que desempenha vários papéis, não para duas empresas que dividem o mesmo cabide.
O que o destinatário vê
O nome de exibição tem mais peso do que o próprio endereço porque a maioria dos clientes de e-mail mostra o nome e oculta o endereço.
Por isso, uma resposta enviada por uma identidade com o nome de exibição incorreto parece errada mesmo quando o endereço está certo. Também fica estranha no agrupamento de conversas do destinatário, onde suas mensagens anteriores passam a parecer escritas por outra pessoa. Definir com atenção o nome de exibição de cada identidade leva dois segundos e evita uma série de pequenas confusões.
Configuração prática
Alguns pontos aparecem com frequência quando alguém configura pela primeira vez o envio por vários endereços.
- Escolha conscientemente a identidade padrão. A identidade selecionada ao redigir uma nova mensagem deve ser a que você usa com mais frequência, pois os erros acontecem nas conversas que você inicia, não nas respostas.
- Confira o nome de exibição de cada identidade. Uma identidade que mostra seu nome pessoal em um endereço
noreply@é uma pequena incoerência que os destinatários percebem. - Teste cada identidade uma vez. Envie uma mensagem para um endereço externo, confirme que ela chegou e examine os cabeçalhos, especialmente nos domínios que não estão hospedados aqui.
- Associe as assinaturas às identidades em vez de usar uma única assinatura para tudo. Essa é a diferença entre parecer uma empresa e parecer uma pessoa improvisando.
Quando todas as mensagens de um domínio precisam ter uma identidade visual consistente, independentemente do remetente, uma assinatura por domínio resolve isso de forma centralizada. Assim, não é necessário depender da configuração de cada usuário, como explicamos em assinaturas por domínio.
