한 사람이 여러 발신자 역할을 해야 하는 경우가 많습니다. 소규모 사업자는 잠재 고객에게는 sales@, 공급업체에는 accounts@, 그 밖의 사람에게는 자신의 이름으로 메일을 보냅니다. 고객사 세 곳과 일하는 컨설턴트는 서로 다른 세 도메인의 이름으로 메일을 씁니다. 사서함 하나에서 여러 주소로 발송할 수 있어야 확인할 사서함도 세 개로 늘어나는 일을 피할 수 있습니다.
이 글에서는 발신 프로필의 작동 방식, 발신 프로필과 별칭의 차이, 그리고 메일 도착 여부를 좌우하는 인증 설정을 설명합니다.
발신 프로필, 별칭, 사서함의 차이
여러 주소로 발송하기 전에 서로 관련된 세 가지 개념을 구분해야 합니다. 계속 혼동되는 개념이며, 무엇이 필요한지도 이 차이에 따라 결정됩니다.
별칭은 특정 사서함으로 메일을 전달하는 추가 주소입니다. 수신을 담당합니다.
발신 프로필은 발신 주소, 표시 이름, 서명을 한데 묶은 설정으로, 사용자가 해당 주소로 보낼 수 있도록 허용합니다. 발송을 담당합니다.
사서함은 자체 저장 용량과 로그인 정보를 가진 계정입니다.
여러 주소로 발송하려면 발신 프로필이 필요하며, 같은 주소로 메일도 받으려면 보통 별칭을 함께 설정합니다. 별도 사서함을 여러 개 만드는 것은 바람직하지 않습니다. 애초에 해결하려던 여러 곳을 확인해야 하는 문제가 다시 생기기 때문입니다.
발신 프로필에 포함되는 모든 요소
발신 프로필은 단순한 From 주소 이상의 설정입니다. 추가 요소를 제대로 갖춰야 임시방편처럼 보이지 않고 수신자에게 자연스럽게 여러 주소로 메일을 보낼 수 있습니다.
각 프로필에는 고유한 표시 이름을 지정할 수 있으므로 accounts@에서 보낸 메일을 개인 이름이 아니라 재무 담당 부서로 표시할 수 있습니다. 프로필별 서명도 설정할 수 있습니다. 수신자가 실제로 읽는 부분이므로 고객사 세 곳에 메일을 쓰는 컨설턴트에게는 일반 서명 하나가 아니라 서로 다른 연락처 세 세트가 필요합니다.
답장을 보낼 때의 주소 선택은 특히 정확히 설정해야 합니다. 내 주소 중 하나로 메일이 들어오면 기본 주소가 아니라 수신한 바로 그 주소로 답장을 보내야 합니다. 그렇지 않으면 상대방은 자신이 메일을 보낸 주소와 다른 주소를 받게 되고 연락처 기록도 어긋납니다. 수신 주소에 따라 발신 프로필이 자동으로 선택되도록 설정하면 답장할 때마다 신경 쓰지 않아도 됩니다.
발신 인증
여러 주소로 메일을 보내려는 설정은 대개 이 부분에서 잘못되며, 문제도 조용히 발생합니다.
여기에서 호스팅하는 도메인의 주소로 보내는 것은 간단합니다. 도메인과 발신 인증 정보가 이미 일치하므로 추가 작업이 필요 없습니다. 여기에서 호스팅하지 않는 도메인의 주소로 보내는 것은 완전히 다른 문제입니다.
발신 프로필에 you@someoneelsesdomain.com을 입력하고 우리 서버로 발송하면 수신 서버는 해당 도메인이 승인하지 않은 서버에서 그 도메인을 사칭하는 메일이 온 것으로 판단합니다. SPF 검증에 실패하고 DMARC 정렬에도 실패할 가능성이 높아 스팸함으로 가거나 즉시 거부됩니다. 발신 화면에서는 아무 문제 없이 보낸 것처럼 보입니다.
올바른 방법은 두 가지입니다. 해당 사서함을 외부 계정으로 연결하면 답장이 원래 업체의 인증을 거쳐 발송됩니다. 자세한 내용은 다른 업체에서 호스팅하는 메일 읽기에서 설명합니다. 또는 도메인을 이곳에 제대로 추가하고 DNS에서 우리 서버의 발송을 승인하세요. 주소를 발신 프로필에 입력하고 잘 되기를 바라는 것만으로는 작동하지 않습니다.
별칭과 발신 프로필 중 무엇이 필요한가
여러 주소로 보낼 때 두 기능을 함께 설정하는 경우가 많지만 상황에 따라 중심이 달라집니다.
사람들이 해당 주소로 메일을 보내고 답장도 해야 한다면 둘 다 필요합니다. 별칭으로 받고 발신 프로필로 답장합니다. info@, support@, bookings@ 같은 주소가 일반적인 예입니다.
먼저 보내기만 한다면 발신 프로필만으로 충분합니다. 발신 알림 전용 주소는 반드시 수신할 필요가 없지만, 계획하지 않아도 답장은 오기 마련이므로 대부분은 수신 가능하게 해 두는 편이 좋습니다.
메일을 받기만 하고 답장하지 않는다면 별칭만으로 충분합니다. 사용하지 않을 발신 프로필까지 추가하면 설정만 복잡해집니다.
사서함당 별칭 한도는 Starter 30개, Pro 50개, Agency 100개이며 무료 요금제에는 별칭이 없습니다. 따라서 여러 주소로 본격적으로 보내는 기능은 첫 유료 요금제부터 사용할 수 있습니다.
발신 프로필이 적합하지 않은 경우
여러 주소로 보내는 기능이 정답처럼 보이지만 실제로는 그렇지 않은 상황이 두 가지 있습니다.
여러 사람이 같은 주소를 사용해야 하는 경우. 동료 세 명이 support@에 답장한다면 각자에게 같은 발신 프로필을 주는 방식은 세 사람이 동일 주소로 보내면서 어떤 말을 했는지 공유 기록은 남기지 않는 결과를 낳습니다. 공유 사서함을 사용해야 기록이 한곳에 보존되며, 이것이 올바른 구성입니다.
주소가 실제로 별개의 역할인 경우. 컨설팅 업무와 부업의 의무, 기록, 향후 소유자가 서로 다르다면 확인할 곳이 늘어나더라도 별도 사서함이 더 깔끔합니다. 발신 프로필은 한 사람이 여러 역할을 맡을 때 쓰는 기능이지, 서로 다른 두 사업체가 하나의 계정을 공유하기 위한 기능은 아닙니다.
수신자에게 보이는 정보
대부분의 메일 앱은 주소를 숨기고 표시 이름을 앞에 보여 주므로 표시 이름이 주소 자체보다 더 큰 영향을 줍니다.
따라서 발신 주소가 맞아도 표시 이름이 잘못된 프로필로 답장하면 어색해 보입니다. 수신자의 대화 목록에서는 이전 메일까지 다른 사람이 보낸 것처럼 보일 수 있습니다. 각 발신 프로필의 표시 이름을 의도에 맞게 지정하는 데는 2초면 충분하며, 사소한 혼란을 예방할 수 있습니다.
실제 설정 시 확인할 사항
여러 주소로 처음 발송하도록 구성할 때 자주 나오는 사항이 몇 가지 있습니다.
- 기본값을 신중하게 정하세요. 새 메일을 작성할 때 자동으로 선택되는 발신 프로필은 가장 자주 사용하는 것이어야 합니다. 실수는 답장보다 새로 작성한 메일에서 발생하기 때문입니다.
- 각 프로필의 표시 이름을 확인하세요.
noreply@주소에 개인 이름이 표시되는 것은 수신자가 알아차리는 사소한 불일치입니다. - 각 발신 프로필을 한 번씩 테스트하세요. 외부 주소로 보내 도착 여부와 헤더를 확인하고, 특히 여기에서 호스팅하지 않는 도메인은 꼼꼼히 살펴보세요.
- 서명을 발신 프로필에 맞추세요. 하나의 서명을 모든 주소에 쓰지 마세요. 제대로 운영되는 사업체처럼 보이는지, 즉석에서 대응하는 개인처럼 보이는지를 가르는 차이입니다.
누가 보내든 도메인 전체에 일관된 브랜드 표현을 적용해야 한다면 각 사용자가 직접 서명을 설정하게 하지 말고 도메인별 서명을 중앙에서 적용할 수 있습니다. 자세한 내용은 도메인별 서명에서 설명합니다.
