고객이 직원을 채용할 때마다 에이전시 소유자의 비밀번호를 알려 줄 필요는 없습니다. 담당자에게 별도 관리 화면 로그인과 필요한 도메인 권한만 부여하세요. 맡은 작업을 이해하고 언제 도움을 요청해야 하는지 알게 하는 것까지가 인수인계입니다.
초대 전에 작업 하나를 정하기
직원 추가를 예로 들어 허용할 도메인, 주소 승인 담당자, 요금제 한도 때문에 생성할 수 없을 때의 절차를 적습니다. 초대받은 사용자가 흐름을 따라가게 하고 다른 고객의 도메인에는 접근할 수 없는지도 확인하세요. 브랜드는 화면을 바꾸고 역할과 도메인 배정은 권한을 결정합니다. 관리자 안내와 개인 메일 로그인 안내를 구분하고, 담당자가 바뀌면 기존 관리 권한을 회수하세요.
누가 관리 화면을 써야 하는지 정하세요
쇼핑몰과 법률사무소의 이메일을 관리하는 대행사를 생각해 보겠습니다. 쇼핑몰 대표는 직접 직원을 추가하고 싶고 법률사무소는 메일만 사용하며 변경은 모두 맡기고 싶을 수 있습니다.
첫 고객에게는 자신의 도메인 관리 권한이 필요합니다. 일반 사용자에게는 자신의 메일함 로그인이 필요합니다. 서로 다른 계정과 업무이므로 관리 화면 초대만으로 메일함이 만들어지거나 모든 메일을 읽을 권한이 생기지는 않습니다.
초대 전 주소 생성, 직원 관리, 설정 조회, 개인 메일 읽기 중 무엇을 하려는지 물어보세요. 업무를 명확히 하면 불필요한 권한 없이 역할을 선택할 수 있습니다.
역할과 도메인을 명확히 지정하세요
고객의 도메인 목록부터 정리합니다. 쇼핑몰은 shop.example, 법률사무소는 law.example일 수 있습니다. 쇼핑몰의 두 번째 브랜드가 있다면 필요한지 확인한 뒤 그 도메인도 포함합니다.
TrekMail에는 고객, 도메인 관리자, 메일함 운영자 등의 역할이 있습니다. 초대받는 사람의 업무에 맞는 역할을 고르고 허용된 작업을 확인하세요. 고객 및 도메인 관련 역할에는 도메인을 명시적으로 배정해야 합니다.
작업 하나가 추가로 필요하다고 넓은 권한부터 주지 마세요. 원래 접근 범위 안에서 필요한 권한을 제공할 수 있는지 먼저 확인합니다. 고객 화면 설명에는 관리 화면 로그인, 웹메일 로그인, 역할에 따른 작업이 구분되어 있습니다.
고객의 입장에서 확인하세요
전달하기 전에 초대한 사용자로 도메인 목록, 메일함 목록, 설정을 열어 보세요. 접근을 만든 목적에 해당하는 작업을 확인합니다.
쇼핑몰 대표라면 테스트 직원을 추가하고 메일함을 관리해 볼 수 있습니다. 조회 사용자라면 허용된 정보가 보이는지 확인합니다. 필요한 버튼이 없다면 전체 계정으로 권한을 넓히기 전에 역할과 도메인 배정을 점검하세요.
경계도 확인합니다. 쇼핑몰 목록에 법률사무소 도메인이 보이면 안 됩니다. 한 고객 도메인을 관리하는 데 전체 계정의 계약 설정이나 다른 고객 관리는 필요하지 않습니다.
그다음 올바른 링크를 보냅니다. 관리자에게는 관리 화면, 메일 사용자에게는 웹메일 주소가 필요합니다. 안내에 “회사 이메일 관리”와 “메일 읽기”라고 용도를 구분하면 혼동을 줄일 수 있습니다.
지원과 변경 절차를 합의하세요
고객이 직접 관리하면 반복 요청은 줄지만 지원 범위에 대한 합의는 여전히 필요합니다. 고객이 바꿀 것과 대행사에 요청할 것을 정하세요. 예를 들어 직원 추가는 고객이 하고 서비스나 도메인 변경은 함께 검토할 수 있습니다.
White Label에서도 TrekMail과의 결제 관계는 대행사 계정 하나로 유지됩니다. 자신의 고객에게 청구하는 일은 별도 상업 시스템에서 처리해야 합니다. 기능과 제한은 White Label 개요를 참고하세요.
고객 담당자가 바뀌면 초대와 도메인 배정도 다시 확인합니다. 처음 구축했다는 이유만으로 전 담당자의 관리 권한을 남겨 두지 마세요. 도메인 책임자, 현재 관리자, 지원 연락처를 정리하면 다른 사람의 비밀번호 없이 인계할 수 있습니다.
