תנו ללקוח להוסיף עובדים באמצעות כניסה משלו

לקוח שמגייס עובדים לעיתים קרובות אינו צריך את סיסמת בעל הסוכנות לכל תיבה. תנו לאחראי כניסה נפרדת ללוח הניהול ורק את הדומיינים הדרושים. ההעברה הושלמה כשהוא מבין את המשימה המוסכמת ויודע מתי לפנות אליכם.

סכמו פעולה אחת לפני ההזמנה

קחו הוספת עובד כדוגמה. רשמו דומיין מותר, מי מאשר את הכתובת ומה עושים אם מגבלת המסלול מונעת יצירה. בקשו מהמשתמש המוזמן לעבור על התהליך ובדקו שדומיין של לקוח אחר מחוץ לגישתו. המיתוג משנה מראה; תפקיד והקצאת דומיינים קובעים הרשאות. הפרידו בין מדריך ניהול להוראות כניסה לדואר אישי, והסירו זכויות ניהול כשהאחריות משתנה.

החליטו מי צריך גישה לניהול

נניח שסוכנות מנהלת את הדואר של חנות ושל משרד עורכי דין. בעל החנות רוצה להוסיף עובדים בעצמו. במשרד עורכי הדין רוצים רק להשתמש במייל ומעבירים את כל השינויים לסוכנות.

הראשון צריך הרשאת ניהול לדומיין שלו. משתמש דואר רגיל צריך כניסה לתיבה האישית. אלה חשבונות ומשימות שונים. הזמנה ללוח הניהול לא יוצרת לאדם תיבת דואר ולא מעניקה לו אוטומטית אפשרות לקרוא את כל ההתכתבויות.

לפני שליחת הזמנה, בררו מה הלקוח רוצה לעשות: ליצור כתובות, לעזור לעובדים, לצפות בהגדרות או רק לקרוא את הדואר שלו. משימה ברורה עוזרת לבחור תפקיד בלי לתת הרשאות מיותרות.

הקצו תפקיד ודומיינים מסוימים

התחילו מרשימת הדומיינים של הלקוח. לחנות יכול להיות shop.example ולמשרד law.example. אם לחנות יש מותג נוסף, החליטו במפורש אם להוסיף גם את הדומיין שלו לאותה רשימה.

ב-TrekMail יש תפקידי לקוח, מנהל דומיין, מפעיל תיבות ואפשרויות גישה נוספות. בחרו תפקיד לפי אחריות האדם שהוזמן ובדקו אילו פעולות הוא מאפשר. לתפקידי לקוח ולתפקידים ברמת הדומיין צריך להקצות דומיינים במפורש.

אל תעניקו הרשאה רחבה רק כי נדרשה פעולה נוספת אחת. בדקו קודם אם אפשר לאפשר אותה בתוך תחום הגישה הקיים. המדריך לממשק הלקוח מסביר כניסה ללוח, כניסה לוובמייל ותלות של פעולות בתפקיד.

בדקו את הגישה כמו שהלקוח יראה אותה

לפני מסירת החשבון, נסו את התהליך דרך המשתמש שהוזמן. פתחו את רשימת הדומיינים, את רשימת התיבות ואת ההגדרות הזמינות. בדקו את הפעולות שבגללן ניתנה הגישה.

לבעל החנות זו יכולה להיות הוספת עובד לבדיקה וניהול התיבה שלו. לצופה בלבד מספיק לבדוק את הנתונים המותרים. אם חסר כפתור נדרש, בדקו את התפקיד ואת שיוך הדומיין לפני הרחבת הגישה לכל החשבון.

בדקו גם את הגבולות. הדומיין של משרד עורכי הדין לא אמור להופיע ברשימת העבודה של החנות. הגדרות החיוב של החשבון וניהול לקוחות אחרים לא שייכים לתפקיד של מנהל דומיין לקוח אחד.

שלחו את הקישור המתאים. מנהל צריך את כתובת הלוח, ומשתמש בתיבה צריך את כתובת הוובמייל. אפשר לתת לקישורים שמות ברורים, כמו ״ניהול הדואר של החברה״ ו״קריאת הודעות״, כדי שהלקוח לא יחפש את התיבה בממשק הניהול.

סכמו מי מטפל בתמיכה ובשינויים

גישה עצמאית מצמצמת בקשות חוזרות, אבל עדיין צריך להסכים על האחריות לתמיכה. ציינו מה הלקוח משנה בעצמו ובאילו נושאים הוא פונה לסוכנות. למשל, הלקוח מוסיף עובדים, אבל מתאם איתכם החלפת דומיין או ספק דואר.

White Label משאיר קשר חיוב אחד בין חשבון הסוכנות ל-TrekMail. את גביית התשלום מהלקוחות שלכם מנהלים במערכת העסקית שלכם. אפשרויות המיתוג והגבולות שלהן מתוארים בסקירת White Label.

כשאיש הקשר אצל הלקוח מתחלף, בדקו מחדש הזמנות ושיוכי דומיינים. אל תשאירו לעובד קודם ניהול דואר רק משום שעזר בהקמה. רשימה קצרה של בעלי דומיינים, מנהלים פעילים ואנשי קשר לתמיכה תקל על ההחלפה בלי להעביר סיסמאות של אחרים.