קבעו בנפרד את תאריכי ההיעדרות ואת האחראי לפניות דחופות. מענה אוטומטי מעדכן את השולח, אך אינו נותן לעמית גישה לתיבה. תאמו מראש מי מטפל בפניות וכתבו הודעה עם איש קשר חלופי שבאמת זמין.
ב-TrekMail אפשר להפעיל תשובה אוטומטית ולקבוע תאריך התחלה וסיום. היא פועלת בשרת, ולכן אין צורך להשאיר מחשב דולק. האפשרות זמינה ב-Starter, Pro ו-Agency. תאריך ההתחלה ותאריך הסיום כלולים בתקופת הפעילות.
בחרו תיבה ותקופת היעדרות
פתחו את ניהול התיבה ואת Auto-reply. הפעילו, מלאו נושא ותוכן וקבעו תאריכים. השלבים מופיעים במדריך לתשובת חופשה.
בדקו שהכתובת נכונה. לאדם יכולות להיות כמה תיבות עבודה, ועמית עשוי להמשיך לטפל בכתובת מחלקתית משותפת. הודעה על החופשה האישית שלכם לא תמיד מתאימה לכתובת הזאת.
התזמון מוגדר לפי תאריכים. אם הגבול המדויק של היום חשוב, בררו באיזה אזור זמן השירות משתמש. אין להניח שההפעלה תתאים לחצות במקום שבו אתם מטיילים.
בלי תאריך סיום תצטרכו לטפל במענה אחרי החזרה. אם המועד ידוע, נוח להזין אותו מראש ולבדוק לפני שמירה.
הסבירו לשולח מה לעשות
מענה מועיל מציין עד מתי אתם נעדרים ולמי פונים בנושא דחוף. אין צורך לפרט את סיבת הנסיעה או פרטים אישיים.
למשל: ״תודה על ההודעה. אני בחופשה עד 17 בנובמבר כולל ואחזור לקרוא דואר ב-18 בנובמבר. לשאלות על הזמנות פעילות אפשר לפנות לתמיכה. הודעות אחרות אקרא לאחר החזרה״.
הוסיפו כתובת אמיתית של עמית או מחלקה שהסכימו לטפל בפניות. אם אין מי שישיב במקומכם, ציינו את זמן ההמתנה. הבטחת עזרה דחופה בלי אחראי רק יוצרת שאלות נוספות.
בדקו גם את הנושא. הודעת חופשה בנובמבר לא צריכה להישלח עם נושא ישן כמו ״אחזור במאי״. אם רוצים חתימה, הוסיפו אותה לתוכן המענה עצמו.
בדקו למי ובאיזו תדירות נשלחת תשובה
המענה לא נשלח מחדש לכל הודעה של אותו אדם. ב-TrekMail שולח מקבל תשובה אוטומטית לכל היותר פעם בשבעה ימים.
לכן היעדר תשובה שנייה בבדיקה לא בהכרח מעיד על תקלה. אם שלחתם כמה הודעות ברצף מאותה כתובת, הראשונה עשויה כבר להפעיל את מגבלת החזרה.
קיימת גם אפשרות לדלג על רשימות דיוור והודעות אוטומטיות. בדרך כלל כדאי להשאיר אותה פעילה כדי שהודעת חופשה לא תענה לדיוור המוני. גם טיפול בספאם וכללים אחרים בתיבה יכולים להשפיע על הגעת ההודעה למנגנון המענה.
מענה אוטומטי לא עוצר קבלת דואר. לאחר החזרה עדיין צריך לעבור על ההודעות שהצטברו.
בדקו את סידורי המענה לפני היציאה
- התאימו את תאריך ההיעדרות האחרון לתקופה הרצויה וציינו בבירור את יום החזרה. הגדרת תאריך אינה קובעת שעת יציאה מדויקת.
- ודאו שהכתובת החלופית נבדקת ושבעליה הסכים לעזור. אזכור עמית במענה אינו מעביר אליו את ההודעות.
- שלחו בדיקה מכתובת אחרת והתחשבו בהגבלת תשובות חוזרות. בדקו בנפרד הרשאת גישה או העברה שהוגדרו לצורך הכיסוי.
אם הפעלתם זמנית לצורך בדיקה, החזירו את התקופה הרצויה. שמרו ובדקו שוב את התאריכים. בכתובות עבודה חשובות כדאי לבקש מעמית לבדוק שהמענה התחיל ושלאחר היום האחרון הוא הפסיק.
ודאו גם שהמסלול והגדרות התיבה יישארו פעילים בזמן ההיעדרות. כשחוזרים, בדקו את המענה וכבו ידנית אם השארתם תקופה ללא סיום.
לחופשה הבאה אפשר להשתמש באותו טקסט כבסיס, אבל בדקו מחדש את התאריכים ואת איש הקשר המחליף. גם תבנית שנשמרה היטב מתיישנת אם צורת העבודה השתנתה.
פעלו לפי מדריך המענה לחופשה. אם עמית צריך לטפל בכתובת צוות, ראו תיבות משותפות. אין צורך לפרט תוכניות נסיעה בהודעה הציבורית.
קריאה נוספת
- הגדרת מענה בטוח ומועיל מחוץ למשרד
- תיבת דואר משותפת בלי לשתף את הסיסמה
- תיבת תמיכה לשלושה בלי לשתף סיסמה
- עובד עוזב: איך ממשיכים לקבל דואר וסוגרים את הגישה?
- לתזמן תשובה לבוקר של הלקוח, לא לבוקר שלכם
