العميل الذي يوظّف باستمرار لا يحتاج إلى كلمة مرور مالك الوكالة لكل صندوق جديد. امنح المسؤول دخولًا منفصلًا للوحة التحكم والنطاقات اللازمة فقط. تكتمل عملية التسليم عندما يفهم المهمة المتفق عليها ويعرف متى يطلب مساعدتك.
اتفق على مهمة واحدة قبل الدعوة
اجعل إضافة موظف مثالًا للتسليم. سجّل النطاق المسموح، ومن يعتمد العنوان، وما يجب فعله إذا منع حد الخطة إنشاء الصندوق. اطلب من المستخدم المدعو اتباع الخطوات، ثم افحص أن نطاق عميل آخر خارج وصوله. العلامة تغيّر المظهر؛ الدور والنطاقات المعيّنة يحددان الصلاحيات. افصل دليل الإدارة عن تعليمات دخول البريد الشخصي، واسحب صلاحية الإدارة عندما تتغير المسؤولية.
حدد من يحتاج إلى لوحة الإدارة
تخيّل وكالة تدير بريد متجر ومكتب محاماة. يريد صاحب المتجر إضافة الموظفين بنفسه. أما المكتب فيحتاج إلى استخدام البريد فقط ويفضل أن تتولى الوكالة جميع التغييرات.
يحتاج العميل الأول إلى إدارة نطاقه. ويحتاج مستخدم البريد العادي إلى الدخول إلى صندوقه. هذان حسابان ومهمتان مختلفتان. دعوة شخص إلى اللوحة لا تنشئ له صندوقا تلقائيا ولا تمنحه حق قراءة جميع المراسلات.
قبل إرسال الدعوة، اسأله عما يريد فعله: إنشاء عناوين، أو مساعدة الموظفين، أو مراجعة الإعدادات، أو قراءة بريده فقط. تحديد المهمة يساعدك على اختيار الدور دون صلاحيات زائدة.
عيّن الدور والنطاقات المحددة
ابدأ بقائمة نطاقات العميل. قد يستخدم المتجر shop.example ويستخدم المكتب law.example. إذا كان للمتجر علامة أخرى، فأضف نطاقها إلى القائمة عن قصد.
تتضمن TrekMail أدوارا للعميل ومسؤول النطاق ومشغّل الصناديق، إلى جانب خيارات أخرى. اختر الدور بحسب مهام الشخص المدعو، ثم راجع العمليات المسموح بها. يجب تعيين النطاقات صراحة للأدوار الخاصة بالعملاء والنطاقات.
لا تمنح صلاحيات واسعة لمجرد أن العميل يحتاج إلى عملية إضافية واحدة. تحقق أولا من إمكانية توفيرها ضمن نطاق وصوله. يشرح دليل واجهة العميل الفرق بين دخول اللوحة ودخول البريد عبر المتصفح والعمليات المتاحة بحسب الدور.
اختبر ما سيظهر للعميل
قبل تسليم الوصول، ادخل بحساب المستخدم المدعو. افتح قائمة النطاقات ثم الصناديق والإعدادات المتاحة. جرّب العمليات التي أنشأت الحساب من أجلها.
بالنسبة لصاحب المتجر، قد يكون الاختبار إضافة موظف تجريبي وإدارة صندوقه. أما المستخدم الذي يطّلع فقط، فيكفي التأكد من ظهور البيانات المسموح بها. إذا غاب زر متوقع، فراجع الدور وتعيين النطاق قبل توسيع الوصول إلى الحساب كله.
اختبر حدود الوصول أيضا. يجب ألا يظهر نطاق مكتب المحاماة ضمن نطاقات المتجر. إعدادات الحساب التجارية وإدارة العملاء الآخرين ليست جزءا من مهمة مسؤول نطاق عميل واحد.
ثم أرسل الرابط الصحيح. يحتاج المسؤول إلى عنوان لوحة الإدارة، ويحتاج مستخدم البريد إلى عنوان البريد عبر المتصفح. يمكنك تسمية الرابطين «إدارة بريد الشركة» و«قراءة الرسائل» حتى لا يبحث العميل عن صندوقه في الواجهة الإدارية.
اتفق على الدعم والتغييرات
يقلل الوصول المستقل الطلبات المتكررة، لكنه لا يغني عن تحديد المسؤوليات. وضّح ما يغيّره العميل بنفسه ومتى يتواصل مع الوكالة. مثلا، قد يضيف الموظفين، بينما ينسّق معك تغيير المزوّد أو النطاق.
يحافظ White Label على علاقة فوترة واحدة بين حساب الوكالة وTrekMail. نظّم تحصيل الرسوم من عملائك في نظامك التجاري الخاص. يشرح عرض White Label إمكانات العلامة التجارية وحدود هذا النموذج.
عند تغير المسؤول لدى العميل، راجع الدعوات والنطاقات المعيّنة. المشاركة في الإعداد الأول لا تبرر استمرار صلاحيات الإدارة إلى أجل غير محدد. تساعدك قائمة بالمالكين والمسؤولين الحاليين وجهات الدعم على تنفيذ التغيير دون تبادل كلمات مرور الآخرين.
اقرأ أيضًا
- وصول العملاء بعلامتك البيضاء إلى لوحة التحكم بأمان
- إعداد صناديق البريد من دون مشاركة كلمة المرور
- بريد بعلامتك التجارية: ما الذي تفحصه قبل أول عميل؟
- ثلاث علامات في حساب بريد واحد: من يرى ماذا؟
- كيف أمنح متعاونًا مؤقتًا الإرسال دون قراءة بريد الفريق؟
