Si un cliente incorpora personal con frecuencia, no necesita la contraseña del dueño de la agencia para cada buzón. Dale a la persona responsable su propio acceso al panel y solo los dominios necesarios. La entrega termina cuando entiende la tarea acordada y sabe cuándo pedirte ayuda.
Acuerda una operación antes de invitar
Usa como ejemplo añadir un empleado. Anota el dominio permitido, quién aprueba la dirección y qué hacer si se alcanza un límite del plan. Pide al invitado que siga el proceso y comprueba que no pueda acceder al dominio de otro cliente. La marca cambia el aspecto del panel; el rol y los dominios asignados determinan sus permisos. Separa la guía de administración de las instrucciones para leer correo y retira el acceso cuando cambie la responsabilidad.
Decide quién necesita entrar al panel
Imagina una agencia que administra el correo de una tienda y un despacho de abogados. El dueño de la tienda quiere añadir empleados por su cuenta. El despacho solo necesita recibir correo y encarga los cambios a la agencia.
El primer cliente necesita administrar su dominio. Una persona que solo usa el correo necesita entrar en su buzón. Son cuentas y tareas distintas. Invitar a alguien al panel no crea automáticamente un buzón ni le permite leer toda la correspondencia.
Antes de enviar la invitación, pregunta qué quiere hacer: crear direcciones, ayudar a los empleados, consultar la configuración o leer su propio correo. Una tarea concreta permite escoger el rol sin conceder permisos innecesarios.
Asigna el rol y los dominios concretos
Empieza por la lista de dominios del cliente. La tienda puede usar shop.example y el despacho law.example. Si la tienda tiene otra marca, incluye su dominio de forma deliberada.
TrekMail dispone de roles de cliente, administrador de dominio, operador de buzones y otras opciones. Elige el que corresponda a las tareas de la persona invitada y comprueba qué acciones permite. Los roles de cliente y de dominio requieren asignar los dominios expresamente.
No concedas acceso general porque haga falta una sola operación adicional. Comprueba primero si puedes habilitarla dentro del ámbito del cliente. La guía de la experiencia del cliente distingue el acceso al panel, el acceso al correo web y las acciones disponibles según el rol.
Comprueba lo que verá el cliente
Antes de entregar el acceso, entra como el usuario invitado. Abre la lista de dominios, la de buzones y la configuración disponible. Prueba las acciones para las que creaste la cuenta.
Para el dueño de la tienda, podría ser añadir un empleado de prueba y gestionar su buzón. Para una persona con acceso de consulta, basta con revisar los datos autorizados. Si falta un botón esperado, comprueba el rol y la asignación del dominio antes de ampliar permisos a toda la cuenta.
Revisa también los límites del acceso. El dominio del despacho no debe aparecer entre los de la tienda. La facturación de la cuenta y la gestión de otros clientes quedan fuera del trabajo de quien administra un único dominio.
Después envía el enlace correcto. El administrador necesita el panel; quien lee mensajes necesita el correo web. Puedes nombrarlos «administrar el correo de la empresa» y «leer el correo» para que nadie busque su buzón en la interfaz administrativa.
Aclara quién se encarga de cada cambio
El acceso independiente reduce solicitudes repetitivas, pero conviene acordar qué hace el cliente y cuándo debe contactar con la agencia. Por ejemplo, puede añadir empleados, mientras que un cambio de proveedor o de dominio se coordina contigo.
White Label mantiene una sola relación de facturación entre la cuenta de la agencia y TrekMail. Organiza el cobro a tus clientes en tu propio sistema comercial. La descripción de White Label explica la personalización y los límites de este modelo.
Cuando cambie la persona responsable del cliente, revisa las invitaciones y los dominios asignados. Haber participado en la configuración inicial no es motivo para conservar acceso indefinidamente. Mantén una lista de propietarios, administradores actuales y contactos de soporte para gestionar el relevo sin compartir contraseñas ajenas.
Para seguir leyendo
- Acceso seguro de clientes con marca blanca
- Configura buzones sin compartir nunca una contraseña
- Correo con tu marca: qué revisar antes del primer cliente
- Tres marcas en una cuenta de correo: quién ve cada cosa
- Dar permiso de envío a un colaborador sin mostrar el buzón
