Erstaunlich viele Geräte kommunizieren ausschließlich per E-Mail. Backup-Appliances, Netzwerküberwachung, Gebäudeleittechnik, Drucker, Industriesteuerungen und ältere Messgeräte senden ihre Meldungen über SMTP, weil dies bei ihrer Entwicklung die verfügbare Schnittstelle war. Ein eigenes Postfach für jedes Gerät macht aus dieser Einschränkung eine gut verwaltbare Lösung.
In vielen Umgebungen senden stattdessen alle Maschinen an eine gemeinsame Adresse. Das funktioniert, bis festgestellt werden muss, welches von vierzig Geräten gerade eine Störung meldet.
Warum eine gemeinsame Adresse nicht ausreicht
Alles an alerts@ zu senden liegt nahe, doch diese Lösung wird mit der Zeit unweigerlich unübersichtlich.
Betreffzeilen und Absendernamen sind uneinheitlich, weil jeder Hersteller ein anderes Format verwendet. Für eine nachträgliche Trennung müssen Filterregeln auf genau den Text reagieren, den das jeweilige Gerät ausgibt. Ändert ein Firmware-Update unangekündigt die Formulierung, funktionieren diese Regeln nicht mehr.
Ein hohes Nachrichtenaufkommen verschärft das Problem. Ein einziges sehr mitteilsames Gerät, etwa ein Monitor mit ständig wechselndem Zustand oder eine Appliance, die einen fehlgeschlagenen Auftrag fortlaufend wiederholt, kann Hunderte Meldungen erzeugen und alles andere darunter begraben. Bei einer gemeinsamen Adresse lässt sich nicht eine einzelne Quelle stummschalten, ohne zugleich die Regel zu deaktivieren, die alle Geräte erfasst.
Auch die eindeutige Zuordnung geht verloren. Mit einem Postfach pro Gerät verrät bereits die Adresse den Absender, noch bevor jemand eine Zeile der Nachricht gelesen hat.
Weiterleitung ohne Rätselraten
Der wesentliche Vorteil eines eigenen Postfachs pro Gerät besteht darin, dass die Weiterleitung durch die Struktur vorgegeben wird und nicht von der Auslegung des Inhalts abhängt.
Erkennung ohne Inhaltsanalyse. Eine Nachricht an ups-basement@ stammt von der USV im Keller. Weder Filterregeln noch ein Abgleich der Betreffzeile sind nötig, und eine Änderung der Herstellervorlage führt nicht zu Unklarheiten.
Unabhängige Behandlung. Ein einzelnes Gerät kann stummgeschaltet, gedrosselt oder ignoriert werden, ohne die anderen zu beeinträchtigen, weil es ein eigenes Ziel besitzt.
Saubere Außerbetriebnahme. Wird eine Maschine ausgemustert, löschen Sie ein Postfach. Sie müssen keinen Filter ändern und darauf hoffen, dass nichts anderes von ihm abhing.
Automatisierte Verarbeitung je Quelle. Ein Skript, das nur das Postfach eines Geräts liest, kennt das zu erwartende Format genau. Dadurch lässt sich der Inhalt wesentlich zuverlässiger auswerten als in einem gemischten Nachrichtenstrom. Dieses Muster beschreiben wir unter Datenübernahme per E-Mail.
Die Kostenfrage
Ein eigenes Postfach pro Gerät ist nur dann sinnvoll, wenn Postfächer nicht pro Nutzer abgerechnet werden. Genau deshalb ist dieses Modell bisher selten anzutreffen.
Bei $7 pro Nutzer kosten vierzig Geräte $3,360 im Jahr, nur um Maschinenmeldungen zu empfangen. Eine solche Ausgabe wird kein vernünftiger Verantwortlicher genehmigen. Bei Tarifen mit festen Obergrenzen je Tarifstufe verursachen vierzig Gerätepostfächer dagegen keine zusätzlichen Kosten: Pro erlaubt 300 Postfächer pro Domain, Agency 1,000.
Sie belegen allerdings den gemeinsamen Speicher. Nachrichten von Geräten sammeln sich unaufhörlich an, weil Maschinen ihre Meldungen dauerhaft senden. Eine Speicherquote pro Gerätepostfach und eine Aufbewahrungsregel sind deshalb zwingend erforderlich. Die Gründe dafür erläutern wir im Beitrag über Speicherquoten für Postfächer.
Meist sind Aliase die bessere Wahl
Offen gesagt ist ein eigenes Postfach pro Gerät in vielen Umgebungen gar nicht die richtige Lösung. Häufig genügt ein Alias pro Gerät.
Wenn die Nachrichten der einzelnen Geräte nicht getrennt verarbeitet werden und es nur auf die Zuordnung ankommt, liefert ein Alias eine eindeutige Zieladresse, ohne ein zusätzliches Postfach verwalten oder dessen Speicher füllen zu müssen. Alle Nachrichten landen an einer Stelle, während die Empfängeradresse weiterhin die Quelle bezeichnet.
Verwenden Sie echte Postfächer, wenn ein System die Nachrichten jedes Geräts getrennt verarbeitet, wenn verschiedene Teams zuständig sind und die Meldungen der anderen nicht sehen sollen oder wenn je Gerät unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gelten. Aliase sind richtig, wenn eine Person alles liest und lediglich erkennen muss, welches Gerät welche Meldung gesendet hat.
Starter erlaubt 30 Aliase pro Postfach, Pro 50 und Agency 100. Damit lassen sich die meisten Gerätebestände abdecken, ohne die Zahl der Postfächer überhaupt zu erhöhen.
Die Geräte konfigurieren
Der praktische Aufwand eines eigenen Postfachs pro Gerät entsteht meist auf der Geräteseite. Das sollten Sie vor der Einführung berücksichtigen.
Die Hersteller unterstützen moderne Verfahren zur E-Mail-Einlieferung in sehr unterschiedlichem Umfang. Wie viel Arbeit anfällt, hängt vor allem vom Alter des Gerätebestands ab. In einer Umgebung mit Geräten aus den letzten fünf Jahren wird fast alles ohne Weiteres funktionieren. Bei einer zwanzig Jahre alten Gebäudeleittechnik ist das nicht zu erwarten. Das nachfolgend beschriebene Relay ist dafür eine übliche und keineswegs außergewöhnliche Lösung.
Ältere Geräte beherrschen häufig nur unauthentifiziertes SMTP über Port 25 statt der in RFC 6409 definierten authentifizierten Einlieferung. Andere unterstützen nur längst veraltete Authentifizierungsverfahren oder überhaupt kein TLS. Solche Geräte können nicht direkt an einen modernen E-Mail-Dienst senden. Üblicherweise übernimmt ein lokales SMTP-Relay im Netzwerk ihre unauthentifizierten Nachrichten und leitet sie ordnungsgemäß authentifiziert weiter.
Geräte, die moderne Einlieferungsverfahren unterstützen, sollten jeweils eigene Zugangsdaten erhalten, statt gemeinsame Anmeldedaten zu verwenden. Ein Gerät in einem nicht vollständig vertrauenswürdigen Netzwerksegment stellt mit gemeinsam genutzten Zugangsdaten ein vermeidbares Risiko dar. Bei getrennten Zugangsdaten betrifft auch ein Passwortwechsel nur die jeweilige Maschine.
Testen Sie jedes Gerät, indem Sie eine echte Meldung auslösen, statt nur die eingebaute Testfunktion zu verwenden. Testnachrichten der Hersteller nehmen häufig einen anderen Programmpfad als tatsächliche Alarme. Deshalb kann der Test erfolgreich sein, obwohl eine echte Störungsmeldung nicht versendet wird.
Gerätepostfächer verständlich benennen
Die Adresse ist die einzige sichtbare Kennzeichnung. Daher muss sie Standort und Gerätetyp erkennen lassen, ohne dass jemand eine Liste nachschlagen muss.
Bezeichnungen wie ups-basement@ oder nas-office2@ sind auch zwei Jahre später noch verständlich, device7@ hingegen nicht. Gibt es bereits ein Anlagenverzeichnis, sollten Sie dessen Kennungen übernehmen. Ein parallel erfundenes Benennungsschema wird innerhalb eines Jahres vom Register abweichen.
Auf eingehende Meldungen reagieren
Ein eigenes Postfach pro Gerät ist nur dann nützlich, wenn jemand oder etwas auf eingehende Nachrichten reagiert. Die typische Fehlentwicklung ist eine Sammlung von Postfächern, die niemand öffnet.
Legen Sie für jedes Gerät fest, ob ein Mitarbeiter die Meldungen liest, ein Skript sie verarbeitet oder sie lediglich für den Fall archiviert werden, dass später bei einer Störung der Verlauf benötigt wird. Alle drei Möglichkeiten sind berechtigt. Nicht festzulegen, was geschehen soll, ist dagegen keine Lösung. Ungelesene Geräte-E-Mails vermitteln ein falsches Gefühl funktionierender Überwachung.
Für wirklich dringende Ereignisse war E-Mail noch nie der richtige Kanal. Muss eine Maschinenstörung den Bereitschaftsdienst wecken, gehört sie in ein Alarmierungssystem. Das Postfach sollte den Vorfall dokumentieren und nicht selbst den Alarm übertragen.
