Fast jeder E-Mail-Anbieter berechnet nach Mitarbeiterzahl, weshalb auch fast jedes Unternehmen seine E-Mails nach Mitarbeitern organisiert. Jede Person erhält eine Adresse, und alles andere, also Projekte, Immobilien, Kunden und Auftragsnummern, wird in diese Adressen gepresst und später mit Ordnern, Filtern und Erinnerungsvermögen sortiert.
Ein Postfach pro Projekt kehrt dieses Modell um. Die Adresse gehört zur Arbeit statt zum Mitarbeiter. Das klingt nach einem kleinen administrativen Unterschied, bis der bisherige Ansprechpartner das Unternehmen verlässt, zwei Personen dieselbe Historie benötigen oder ein Kunde wissen möchte, was im März vereinbart wurde. Diese Seite erklärt, wann sich das Muster lohnt, was es kostet, wenn Postfächer nicht pro Platz berechnet werden, und wo Probleme entstehen.
Die Struktur eines Postfachs pro Projekt
Die Struktur ist einfach. Statt alles über Personen zu leiten, erstellen Sie eine Adresse für die jeweilige Arbeitseinheit und geben den zuständigen Menschen Zugriff.
Je nach Branche sieht dasselbe Muster anders aus. Ein Bauunternehmen erstellt ein Postfach pro Auftragsnummer, eine Hausverwaltung eines pro Immobilie, eine Agentur eines pro Kunde und behält es über drei Accountmanager hinweg, ein Hersteller eines pro Produktionslauf. Die Logik ist immer gleich: Die Korrespondenz wird mit ihrem Gegenstand verbunden und bleibt es auch bei Personalwechseln.
Ob ein Postfach pro Projekt praktisch statt theoretisch ist, hängt davon ab, ob die zweihundertste Adresse etwas kostet. Bei einer Abrechnung pro Platz kostet sie so viel wie die erste, weshalb dieses Modell bei Google Workspace oder Microsoft 365 selten verwendet wird. Beim Business-Starter-Preis von 7 $ auf Googles eigener Preisseite kosten fünfhundert Projektpostfächer 42,000 $ im Jahr. Damit scheitert die Idee meist schon in der Budgetbesprechung.
Die Rechnung, die das Modell ermöglicht
Unsere beschriebenen Tarife begrenzen die Anzahl je Stufe, statt pro Postfach abzurechnen. Pro erlaubt 300 Postfächer pro Domain über 100 Domains hinweg mit 50 GB gemeinsamem Speicher. Agency erlaubt 1,000 pro Domain über 1,000 Domains hinweg mit 200 GB, für 29 $ im Monat oder 279 $ im Jahr.
Damit kosten fünfhundert Projektpostfächer mit Agency 279 $ statt 42,000 $ im Jahr. Die Begrenzung verlagert sich von den Lizenzkosten auf den Speicher: 200 GB für 500 Postfächer sind ungefähr 410 MB pro Postfach. Das reicht häufig für Korrespondenz, wird aber knapp, wenn jeder Thread Zeichnungen oder Fotos enthält. Wenn diese Grenze entscheidend ist, beginnt das Drive-Add-on nach den beschriebenen Preisen bei 3.20 $ im Monat und erhöht den Speicher, ohne die Berechnung der Postfachanzahl zu verändern.
Das ist der eigentliche Tausch. Ein Postfach pro Projekt ist bei den Lizenzkosten günstig, erfordert dafür aber Speicherplanung. Diese lässt sich häufig leichter steuern als eine Rechnung pro Platz, die mit jedem neuen Auftrag wächst.
Warum dies mehr leistet als Ordner und Filter
Der naheliegende Einwand lautet, dass Ordner das bereits lösen. Das stimmt nicht vollständig, und die Gründe sollten genau benannt werden.
Ordner liegen im Postfach einer Person. Ist diese Person nicht verfügbar, fehlt auch der Zugriff auf die Historie, sofern nicht eine zuvor geprüfte Delegierung eingerichtet wurde. Eine Projektadresse ist von vornherein für alle vorgesehenen Mitglieder erreichbar.
Filter reagieren auf den Empfänger, nicht auf das Thema. E-Mails an eine Person, die lediglich ein Projekt betreffen, müssen durch Regeln klassifiziert werden. Diese können scheitern, sobald ein Kunde mit geändertem Betreff oder einer neuen Adresse antwortet. An das Projekt adressierte E-Mails benötigen diese Zuordnung nicht.
Die Übergabe wird zur Änderung der Mitgliedschaft. Bei einem Personalwechsel erhält die neue Person mit einem Postfach pro Projekt Zugriff auf die vollständige Historie, sobald die Berechtigungen aktualisiert sind. Nichts muss weitergeleitet oder exportiert werden, und die Historie verbleibt nicht nur in einer PST-Datei auf einem an die IT zurückgegebenen Laptop.
Filter bleiben nützlich. Nach den beschriebenen Tarifen sind sie bei Pro statt Starter verfügbar, was leicht übersehen wird. Sie lösen jedoch ein anderes Problem als ein Postfach pro Projekt.
Praktische Umsetzung
Einige Details unterscheiden dauerhafte Einrichtungen von solchen, die nach einem Quartal aufgegeben werden.
Verwenden Sie vorhersehbare Namen. Das Schema sollte ableitbar sein, etwa aus Auftragsnummern, Immobilienreferenzen oder Kundencodes. Muss jemand die Adresse erst nachschlagen, funktioniert das Muster bereits nicht gut.
Erstellen Sie sie gesammelt. Zweihundert Postfächer manuell anzulegen ist keine sinnvolle Nachmittagsaufgabe. Massenanlage und Einladungen zur Einrichtung ermöglichen, Adressen in einem Vorgang bereitzustellen. Die benötigten Personen legen dabei ihr eigenes Passwort fest, statt Zugangsdaten weiterzugeben. Weitere Informationen finden Sie unter Postfächer gesammelt erstellen.
Legen Sie vorher fest, wer was lesen darf. Ein Postfach pro Projekt ist nur nützlich, wenn die richtigen Personen Mitglieder sind. Gemeinsame Postfächer mit echter Mitgliedschaft und passenden Berechtigungen bilden den Mechanismus und unterscheiden sich von Weiterleitungen. Details finden Sie unter Funktionsweise gemeinsamer Postfächer.
Planen Sie das Ende. Projekte werden abgeschlossen. Entscheiden Sie vorab, ob das Postfach eines beendeten Projekts archiviert, inaktiv belassen oder gelöscht wird, denn die Schwäche dieses Musters ist die Ansammlung.
Wann ein Postfach pro Projekt nicht geeignet ist
Für manche Arbeitsformen eignet es sich schlecht. Das sollte bekannt sein, bevor dreihundert Adressen angelegt werden.
Wenn Projekte sehr zahlreich und klein sind, etwa Dutzende pro Woche mit jeweils zwei E-Mails, übersteigt der Aufwand für Anlage und Stilllegung den Nutzen. Dann ist ein gemeinsamer Posteingang mit sinnvollen Filtern besser. Wenn Korrespondenz wirklich persönlich ist, wie in vielen Vertriebsbeziehungen, sollte die Adresse der Person folgen, weil die Gegenseite dies erwartet. Muss niemand jemals die Threads anderer sehen, lösen Sie ein nicht vorhandenes Problem.
Das Muster lohnt sich, wenn die Arbeit den zuständigen Mitarbeiter überdauert, mehrere Personen dieselbe Historie benötigen und später jemand wissen möchte, was wann vereinbart wurde. Das trifft auf Agenturen, Hausverwaltungen, Bauunternehmen, professionelle Dienstleistungen und Fertigung häufig zu, auf eine Beratung mit zwei Personen dagegen kaum.
Wer was lesen kann
Ein Postfach pro Projekt lohnt sich nur bei bewusst gestaltetem Zugriff. Dafür gibt es drei Wege mit sehr unterschiedlichen Folgen.
Ein gemeinsames Postfach mit Mitgliedschaften ist meist die richtige Lösung. Mehrere Personen öffnen dasselbe Postfach und sehen entsprechend ihren Rechten die vollständige Historie einschließlich der Antworten von Kollegen. Das Hinzufügen oder Entfernen einer Person ist eine Mitgliedschaftsänderung statt einer Passwortübergabe. Gesendete E-Mails bleiben beim Projekt, statt über persönliche Gesendet-Ordner verstreut zu werden. Genau das ermöglicht eine verlässliche Übergabe.
Weiterleitung an persönliche Postfächer wirkt einfacher, verliert aber einen Großteil dieses Nutzens. Jede Person erhält eine Kopie, Antworten werden von persönlichen Adressen gesendet und beim Projekt gibt es keine vollständige Aufzeichnung. Damit entsteht das ursprüngliche Problem erneut.
Ein Postfach mit gemeinsam verwendeten Zugangsdaten sollte vermieden werden. Handlungen lassen sich keiner Person eindeutig zuordnen, beim Offboarding muss ein allen bekanntes Passwort geändert werden und Zwei-Faktor-Authentifizierung lässt sich kaum sinnvoll verwalten.
Gemeinsame Postfächer sind nach den beschriebenen Tarifen ab Starter verfügbar: fünf pro Domain, bei Pro fünfzehn und bei Agency dreißig. Vergleichen Sie diese Obergrenze pro Domain vor der Einführung mit Ihrer Projektanzahl.
Nach zwei Jahren
Der eigentliche Test ist, ob das Muster mit der Zeit unübersichtlich wird. Ohne eine frühe Entscheidung geschieht genau das.
Abgeschlossene Projekte sammeln sich an. Nach zwei Jahren gibt es Hunderte meist inaktive Postfächer, die etwas Speicher verbrauchen und jede Liste verlängern. Zufrieden bleiben die Teams, die schon zu Beginn festlegen, was beim Projektabschluss passiert.
Praktische Möglichkeiten sind das Archivieren der E-Mails mit anschließender Löschung des Postfachs, wodurch der Platz frei und die Historie gemäß Aufbewahrungsregeln erhalten wird, das inaktive Beibehalten, das einen Platz belegt, aber den Zugriff ermöglicht, oder die Umwandlung in ein gewöhnliches unbeaufsichtigtes Postfach. Welche Option Sie wählen, ist weniger wichtig als eine bewusste Entscheidung.
Damit verbunden ist die Behandlung der Adresse. Wenn die Adresse einer Auftragsnummer keine E-Mails mehr annimmt, wird später eintreffende Korrespondenz abgewiesen, etwa eine Rechnung, ein Gewährleistungsfall oder eine Anfrage eines Lieferanten mit der alten Adresse. Die Adresse kann beim Stilllegen des Postfachs über ein Catch-all-Ziel erreichbar bleiben. Das verursacht nach dem beschriebenen Modell keine zusätzlichen Adresskosten, erfordert aber korrektes Routing und Überwachung.
Klein anfangen
Sie müssen nicht sofort das gesamte Unternehmen umstellen. Wählen Sie die Projekte, die im letzten Jahr am meisten Verwirrung verursacht haben, etwa weil jemand das Postfach eines ehemaligen Kollegen durchsuchen musste, und geben Sie jedem eine eigene Adresse.
Bewährt sich das Modell ein Quartal lang, können Sie es erweitern. Andernfalls haben Sie nur einige Minuten investiert, sofern die Postfächer tatsächlich nicht pro Platz berechnet wurden. Das ist der Kern: Sobald Postfächer nicht nach Mitarbeiterzahl abgerechnet werden, wird ein Postfach pro Projekt aus einer teuren Umorganisation zu einem kostengünstigen Experiment.
