Mailfilter, Abwesenheitsnotiz und Sieve: Regeln auf dem Server

Bisher galt bei der Weiterleitung in TrekMail alles oder nichts: Entweder wurden sämtliche E-Mails weitergeleitet oder keine. Das ist nützlich, reicht aber nicht aus, wenn Sie nur bestimmte Nachrichten weiterleiten, andere in Ordner einsortieren und den Rest ignorieren möchten.

Das ändert sich jetzt. Drei neue Funktionen geben Ihnen die volle Kontrolle über eingehende E-Mails, ohne dass Sie ein Terminal öffnen oder Code schreiben müssen.

Was ist neu?

Wenn Sie bei einem beliebigen Postfach die Einstellungen öffnen, sehen Sie jetzt vier Registerkarten:

• Weiterleitung: die bekannte bedingungslose Weiterleitung.
• Filter: Regeln, die E-Mails anhand Ihrer Bedingungen automatisch sortieren, weiterleiten, markieren oder verwerfen.
• Abwesenheitsnotiz: eine automatische Antwort mit frei wählbarem Betreff und Text sowie optionalem Start- und Enddatum.
• Sieve: ein Skripteditor für eigene serverseitige Filterlogik, verfügbar im Agency-Tarif.

Alle vier Registerkarten sind in jedem Tarif sichtbar. Nutzer von Free und Starter können sämtliche Einstellungen vorbereiten. Sie werden sofort nach dem Tarifwechsel aktiv.

Filter: Das Postfach sortiert sich von selbst

Ein Filter besteht aus zwei Teilen: einer Bedingung, die festlegt, wonach gesucht wird, und einer Aktion, die bestimmt, was bei einem Treffer geschieht.

Folgende Bedingungen stehen zur Verfügung:

• Absender der E-Mail (Von)
• Empfänger der E-Mail (An)
• Wörter in der Betreffzeile
• Wörter im Nachrichtentext
• Größe der E-Mail oberhalb oder unterhalb eines Grenzwerts

Diese Aktionen können Sie ausführen:

• In Ordner verschieben: Sortieren Sie Newsletter, Rechnungen oder Kunden-E-Mails in eigene Ordner. Fehlende Ordner werden automatisch angelegt.
• Kopie weiterleiten: Senden Sie eine Kopie an eine andere Adresse, etwa an Ihre Buchhaltung oder Ihr Team, und behalten Sie das Original.
• Ohne Kopie weiterleiten: Leiten Sie die Nachricht vollständig um.
• Als wichtig markieren: Kennzeichnen Sie E-Mails, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen.
• Ohne Rückmeldung verwerfen: Löschen Sie unerwünschte Nachrichten, bevor sie den Posteingang erreichen.
• Mit Nachricht ablehnen: Schicken Sie die E-Mail mit einem individuellen Ablehnungstext an den Absender zurück.

Mehrere Bedingungen lassen sich mit UND oder ODER verknüpfen, und ein Filter kann mehrere Aktionen nacheinander ausführen. Die Filter werden der Reihe nach abgearbeitet. Der erste Treffer entscheidet. Durch Ziehen ändern Sie die Reihenfolge.

Spam wird bereits vor Ihren Filtern abgefangen. Unerwünschte Nachrichten landen deshalb nicht versehentlich in einem Arbeitsordner.

Beispiele aus der Praxis

Diese Filter sind im Arbeitsalltag besonders nützlich:

1. Rechnungen an die Buchhaltung weiterleiten. Wenn der Betreff „Rechnung“ enthält → eine Kopie an buchhaltung@ihrefirma.de weiterleiten.
2. Newsletter in einem Ordner sammeln. Wenn der Absender „newsletter“ enthält → in den Ordner Newsletter verschieben.
3. E-Mails des wichtigsten Kunden hervorheben. Wenn der Absender „@wichtigerkunde.de“ enthält → mit einer Markierung versehen.
4. Einen bekannten Spam-Absender aussortieren. Wenn der Absender genau „spam@laestigefirma.de“ lautet → ohne Rückmeldung verwerfen.
5. Automatisch nach Projekt sortieren. Wenn der Betreff „Projekt Alpha“ enthält → in den Ordner Projekt-Alpha verschieben.

Ein Filter lässt sich in etwa zehn Sekunden erstellen. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Abwesenheitsnotiz: Informieren Sie Ihre Kontakte

Auf der Registerkarte Abwesenheitsnotiz richten Sie in wenigen Sekunden eine automatische Antwort ein:

1. Aktivieren Sie die automatische Antwort.
2. Verfassen Sie Betreff und Nachricht.
3. Legen Sie bei Bedarf ein Start- und Enddatum fest. Die Antwort wird automatisch ein- und ausgeschaltet.
4. Wählen Sie „Nicht auf Mailinglisten antworten“, damit Newsletter keine Antwort erhalten.

Jeder Absender erhält Ihre automatische Antwort höchstens einmal innerhalb von sieben Tagen. Wer Ihnen in einer Woche dreimal schreibt, bekommt also nicht drei identische Antworten.

Wenn Sie Daten festlegen, wird die Abwesenheitsnotiz planmäßig aktiviert und deaktiviert. Ohne Datumsangaben bleibt sie eingeschaltet, bis Sie sie von Hand beenden.

Sieve-Editor: Volle Kontrolle über Skripte

Der visuelle Filtereditor deckt die meisten Anwendungsfälle ab. Wenn Sie reguläre Ausdrücke, komplexe Bedingungen oder mehrstufige Abläufe benötigen, können Sie auf der Registerkarte Sieve eigene Skripte direkt eingeben.

Der Editor zeigt Zeilennummern an, prüft die Syntax in Echtzeit und sperrt gefährliche Erweiterungen. Dovecot validiert das Skript vor der Aktivierung. Syntaxfehler werden dadurch erkannt, bevor eine Regel in Betrieb geht.

Diese Funktion gehört zum Agency-Tarif. Der Editor ist jedoch in allen Tarifen sichtbar, sodass Sie ihn ausprobieren und Skripte schon vor einem Tarifwechsel vorbereiten können.

API und MCP: Alles automatisieren

Filter, Abwesenheitsnotizen und Sieve stehen vollständig über die REST-API und den MCP-Server zur Verfügung. TrekMail bietet jetzt 69 Werkzeuge, mit denen KI-Agenten Ihre gesamte E-Mail-Infrastruktur im Dialog verwalten können.

Neue API-Endpunkte:

• Mailfilter erstellen, lesen, aktualisieren, löschen und neu anordnen
• Einstellungen der Abwesenheitsnotiz abrufen und ändern
• Sieve-Skripte hochladen und abrufen

Neue API-Berechtigungen: mailboxes:rules:read, mailboxes:rules:write, mailboxes:auto-reply:read und mailboxes:auto-reply:write.

Verfügbarkeit nach Tarif

Nutzer von Free und Starter können Filter und Abwesenheitsnotizen im Voraus einrichten. Nach dem Tarifwechsel wird alles sofort aktiv, ohne dass eine erneute Konfiguration nötig ist.

Erste Schritte

Öffnen Sie Ihre Postfachliste, klicken Sie bei einem Postfach auf Einstellungen und beginnen Sie auf der Registerkarte Filter. Die Dokumentation erläutert alle Bedingungen, Aktionen und Sonderfälle.

Wenn Sie die API verwenden, finden Sie in der Übersicht der Berechtigungen die vollständige Liste der Endpunkte.