Filtri email, risposta automatica e Sieve: regole sul server

Fino a oggi l'inoltro in TrekMail funzionava secondo il principio del tutto o niente: venivano inoltrati tutti i messaggi oppure nessuno. È una funzione utile, ma non copre i casi in cui vuoi inoltrare alcune email, archiviare le altre in cartelle e ignorare il resto.

Ora la situazione cambia. Abbiamo introdotto tre funzioni che offrono il pieno controllo sulla posta in arrivo, senza aprire il terminale né scrivere codice.

Le novità

Aprendo le Impostazioni di una casella, ora trovi quattro schede:

• Inoltro: lo stesso inoltro incondizionato che già conosci.
• Filtri: regole che ordinano, inoltrano, contrassegnano o eliminano automaticamente i messaggi in base alle condizioni impostate.
• Risposta automatica: un messaggio di assenza con oggetto, testo e date di inizio e fine personalizzabili.
• Sieve: un editor di script per scrivere regole personalizzate di filtraggio sul server, disponibile con il piano Agency.

Le quattro schede sono visibili con ogni piano. Gli utenti Free e Starter possono preparare tutto in anticipo: le impostazioni si attiveranno al momento del passaggio a un piano superiore.

Filtri: una casella che si riordina da sola

Un filtro comprende due parti: una condizione, che definisce cosa cercare, e un'azione, che stabilisce cosa fare quando la condizione è soddisfatta.

Puoi impostare condizioni basate su:

• Chi ha inviato il messaggio (Da)
• A chi è stato inviato (A)
• Parole presenti nell'oggetto
• Parole presenti nel corpo del messaggio
• Dimensione dell'email, al di sopra o al di sotto di una soglia

Sono disponibili le seguenti azioni:

• Sposta in una cartella: archivia newsletter, fatture o messaggi dei clienti nelle rispettive cartelle. Se una cartella non esiste, viene creata automaticamente.
• Inoltra una copia: invia una copia a un altro indirizzo, per esempio al commercialista o al team, conservando l'originale.
• Inoltra senza copia: reindirizza interamente il messaggio.
• Contrassegna come importante: metti in evidenza le email che richiedono attenzione.
• Elimina senza avviso: rimuovi i messaggi indesiderati prima che arrivino nella posta in arrivo.
• Rifiuta con un messaggio: restituisci l'email al mittente con un testo di rifiuto personalizzato.

Puoi combinare più condizioni con la logica E oppure O e concatenare diverse azioni in un singolo filtro. I filtri vengono eseguiti in ordine e si applica la prima corrispondenza. Per cambiare la priorità basta trascinarli.

Lo spam viene bloccato prima dell'esecuzione dei filtri, quindi non rischi di archiviare per errore posta indesiderata in una cartella di lavoro.

Esempi concreti

Ecco alcuni filtri utili nel lavoro quotidiano:

1. Inoltrare le fatture al commercialista. Se l'oggetto contiene “fattura” → inoltra una copia a contabilita@tuaazienda.it.
2. Archiviare le newsletter in una cartella. Se il mittente contiene “newsletter” → sposta in Newsletter.
3. Mettere in evidenza le email del cliente principale. Se il mittente contiene “@clienteimportante.it” → aggiungi il contrassegno.
4. Eliminare i messaggi di uno spammer noto. Se il mittente corrisponde esattamente a “spam@aziendafastidiosa.it” → elimina senza avviso.
5. Ordinare automaticamente per progetto. Se l'oggetto contiene “Progetto Alfa” → sposta nella cartella Progetto-Alfa.

La creazione di ogni filtro richiede circa dieci secondi e non serve programmare.

Risposta automatica: comunica la tua assenza

La scheda Risposta automatica permette di configurare un messaggio di assenza in pochi secondi:

1. Attiva la risposta automatica.
2. Scrivi l'oggetto e il messaggio.
3. Se necessario, imposta le date di inizio e fine. La risposta si attiverà e disattiverà automaticamente.
4. Seleziona “Non rispondere alle mailing list” per evitare risposte alle newsletter.

Ogni mittente riceve la risposta automatica al massimo una volta ogni sette giorni. In questo modo, chi ti scrive tre volte nella stessa settimana non riceverà tre risposte identiche.

Se imposti le date, il messaggio si attiva e si disattiva secondo il programma. Se lasci vuoti i campi, resta attivo finché non lo disabiliti manualmente.

Editor Sieve: pieno controllo tramite script

Il generatore visuale di filtri copre la maggior parte delle esigenze. Se ti servono espressioni regolari, condizioni complesse o sequenze articolate in più passaggi, nella scheda Sieve puoi scrivere direttamente i tuoi script.

L'editor mostra i numeri di riga, controlla la sintassi in tempo reale e blocca le estensioni pericolose. Dovecot convalida lo script prima di attivarlo, così gli errori di sintassi vengono rilevati prima dell'entrata in funzione di qualsiasi regola.

Questa funzione è inclusa nel piano Agency, ma l'editor è visibile con tutti i piani. Puoi quindi esplorarlo e preparare gli script prima di effettuare il passaggio.

API e MCP: automatizza tutto

Filtri, risposta automatica e Sieve sono disponibili tramite l'API REST e il server MCP. TrekMail offre ora 69 strumenti con cui gli agenti di IA possono gestire l'intera infrastruttura email attraverso una conversazione.

Nuovi endpoint dell'API:

• Creazione, lettura, modifica, eliminazione e riordino dei filtri email
• Lettura e modifica delle impostazioni di risposta automatica
• Caricamento e recupero degli script Sieve

Nuovi ambiti dell'API: mailboxes:rules:read, mailboxes:rules:write, mailboxes:auto-reply:read e mailboxes:auto-reply:write.

Disponibilità per piano

Gli utenti Free e Starter possono preparare in anticipo i filtri e la risposta automatica. Tutto si attiva appena si passa a un piano superiore, senza dover ripetere la configurazione.

Come iniziare

Apri l'elenco delle caselle, fai clic su Impostazioni per una casella e inizia dalla scheda Filtri. La documentazione descrive ogni condizione, azione e caso particolare.

Se utilizzi l'API, la guida agli ambiti e ai permessi contiene l'elenco completo degli endpoint.