Mailfilters, automatisch antwoord en Sieve: regels op de server

Tot nu toe werkte doorsturen in TrekMail volgens alles of niets: elk bericht werd doorgestuurd of geen enkel bericht. Dat is handig, maar niet voldoende wanneer je sommige e-mails wilt doorsturen, andere in mappen wilt sorteren en de rest wilt negeren.

Dat is nu veranderd. We hebben drie functies toegevoegd waarmee je volledige controle krijgt over binnenkomende e-mail, zonder een terminal te openen of code te schrijven.

Wat is er nieuw?

Wanneer je bij een mailbox de Instellingen opent, zie je voortaan vier tabbladen:

• Doorsturen: de vertrouwde onvoorwaardelijke doorstuurfunctie.
• Filters: regels die berichten automatisch sorteren, doorsturen, markeren of verwijderen op basis van voorwaarden die je zelf instelt.
• Automatisch antwoord: een afwezigheidsbericht met een eigen onderwerp, tekst en optionele begin- en einddatum.
• Sieve: een scripteditor voor aangepaste filterregels op de server, beschikbaar in het Agency-abonnement.

Alle vier de tabbladen zijn bij elk abonnement zichtbaar. Gebruikers van Free en Starter kunnen alles vooraf instellen. De regels worden actief zodra ze upgraden.

Filters: een inbox die zichzelf opruimt

Een filter bestaat uit twee onderdelen: een voorwaarde, die bepaalt waarnaar wordt gezocht, en een actie, die bepaalt wat er bij een overeenkomst gebeurt.

Je kunt voorwaarden instellen op basis van:

• De afzender van het bericht (Van)
• De ontvanger van het bericht (Aan)
• Woorden in de onderwerpregel
• Woorden in de berichttekst
• De grootte van de e-mail, boven of onder een grenswaarde

De volgende acties zijn beschikbaar:

• Naar map verplaatsen: sorteer nieuwsbrieven, facturen of berichten van klanten in aparte mappen. Als een map nog niet bestaat, wordt deze automatisch aangemaakt.
• Een kopie doorsturen: stuur een kopie naar een ander adres, bijvoorbeeld naar je boekhouder of team, en bewaar het origineel.
• Doorsturen zonder kopie: stuur het volledige bericht om.
• Als belangrijk markeren: laat berichten die aandacht nodig hebben opvallen.
• Zonder melding verwijderen: verwijder ongewenste berichten voordat ze de inbox bereiken.
• Met bericht weigeren: stuur de e-mail terug naar de afzender met een eigen afwijzingsbericht.

Je kunt meerdere voorwaarden combineren met EN- of OF-logica en verschillende acties binnen één filter achter elkaar uitvoeren. Filters worden op volgorde toegepast en de eerste overeenkomst wint. Sleep ze om de prioriteit te wijzigen.

Spam wordt tegengehouden voordat je filters worden uitgevoerd. Ongewenste berichten belanden dus niet per ongeluk in een werkmap.

Praktische voorbeelden

Dit zijn filters die in de dagelijkse praktijk van pas komen:

1. Facturen naar je boekhouder doorsturen. Als het onderwerp ‘factuur’ bevat → een kopie doorsturen naar administratie@jouwbedrijf.nl.
2. Nieuwsbrieven in een map bewaren. Als de afzender ‘newsletter’ bevat → naar Nieuwsbrieven verplaatsen.
3. Berichten van je belangrijkste klant markeren. Als de afzender ‘@belangrijkeklant.nl’ bevat → van een vlag voorzien.
4. Een bekende spammer blokkeren. Als de afzender precies ‘spam@vervelendbedrijf.nl’ is → zonder melding verwijderen.
5. Automatisch per project sorteren. Als het onderwerp ‘Project Alpha’ bevat → naar de map Project-Alpha verplaatsen.

Het maken van een filter duurt ongeveer tien seconden. Je hoeft er niet voor te programmeren.

Automatisch antwoord: laat weten dat je afwezig bent

Via het tabblad Automatisch antwoord stel je in enkele seconden een afwezigheidsbericht in:

1. Schakel het automatische antwoord in.
2. Schrijf het onderwerp en de berichttekst.
3. Stel eventueel een begin- en einddatum in. Het antwoord wordt dan automatisch in- en uitgeschakeld.
4. Kies ‘Niet antwoorden op mailinglijsten’ om te voorkomen dat nieuwsbrieven een reactie krijgen.

Elke afzender ontvangt je automatische antwoord hoogstens één keer per zeven dagen. Iemand die je in één week drie keer mailt, krijgt dus niet drie keer hetzelfde bericht.

Als je datums instelt, wordt het antwoord volgens planning actief en weer uitgeschakeld. Laat je de datums leeg, dan blijft het aanstaan totdat je het handmatig uitschakelt.

Sieve-editor: volledige controle met scripts

De visuele filtermaker is geschikt voor de meeste situaties. Heb je reguliere expressies, ingewikkelde voorwaarden of een reeks handelingen nodig, dan kun je via het tabblad Sieve rechtstreeks eigen scripts schrijven.

De editor toont regelnummers, controleert de syntaxis direct en blokkeert gevaarlijke extensies. Dovecot valideert het script voordat het wordt geactiveerd. Een syntaxisfout wordt daardoor ontdekt voordat een regel in gebruik wordt genomen.

Deze functie hoort bij het Agency-abonnement. De editor is wel bij alle abonnementen zichtbaar, zodat je hem kunt verkennen en scripts kunt voorbereiden voordat je overstapt.

API en MCP: automatiseer alles

Filters, automatische antwoorden en Sieve zijn allemaal beschikbaar via de REST API en MCP-server. TrekMail biedt nu 69 hulpmiddelen waarmee AI-agents je volledige e-mailinfrastructuur via een gesprek kunnen beheren.

Nieuwe API-endpoints:

• Mailfilters maken, opvragen, wijzigen, verwijderen en opnieuw ordenen
• Instellingen voor automatische antwoorden opvragen en wijzigen
• Sieve-scripts uploaden en ophalen

Nieuwe API-scopes: mailboxes:rules:read, mailboxes:rules:write, mailboxes:auto-reply:read en mailboxes:auto-reply:write.

Beschikbaarheid per abonnement

Gebruikers van Free en Starter kunnen filters en automatische antwoorden vooraf instellen. Na de upgrade wordt alles meteen actief en hoeft niets opnieuw te worden geconfigureerd.

Aan de slag

Open je mailboxlijst, klik bij een mailbox op Instellingen en begin op het tabblad Filters. De documentatie behandelt alle voorwaarden, acties en bijzondere situaties.

Werk je met de API, dan vind je de volledige lijst met endpoints in het overzicht van scopes en rechten.