域名签名是在域名上统一设置的邮件页脚，各邮箱按所选模式使用。另一种做法是让五十个人手动维护同一段文字。让其中十个人把它粘贴到邮件设置中，最后可能得到十一个版本。两个还写着去年的职位，一个保留着搬迁前的办公室电话，三个把整个签名粘成了图片。有人嫌法律声明太长而删掉，有人把整块内容放在回复上方，结果每封邮件的末尾都堆着四份副本。
这不是纪律问题，而是设计问题。共同使用的文字由各人分头维护，迟早会出现差异。
域名签名把文字集中到一个地方。域名下的邮箱按设置的模式获得签名，包括明年三月才创建的邮箱。
为什么个人签名会逐渐不一致
几乎所有情况都可以归结为四个问题。
变更没有同步到所有签名。公司更换品牌、搬迁办公室或变更注册编号后，会发邮件要求所有人更新签名，但只有一部分人照做。两年后，有些签名仍然写着早已搬离的地址。
新人复制身边同事的签名。他们让同事发来自己的版本，然后继承其中的内容，包括错误。错误就这样继续传播。
图片可能无法显示。把整个签名做成一张大图，在图片被拦截时就无法阅读，这在企业环境中很常见。屏幕阅读器也无法获取其中的文字。收件人看到的只是空白矩形，而不是联系方式。
位置不统一。有些客户端把签名放在引用内容上方，有些放在下方。对于长邮件线程，这可能意味着底部只有一份签名，或历史中夹着十一份。
集中管理的签名能减少适用发件身份中的前两个问题，并让签名位置统一设置。
域名签名的三种模式：关闭、默认、强制
域名的“签名”选项卡提供三种模式。选对模式是最重要的决定。
| 模式 | 行为 | 适用场景 |
|---|---|---|
| 关闭 | 不使用域名签名，每个人管理自己的签名。 | 小团队，或签名确实需要因人而异的域名 |
| 默认 | 新建发件身份预先填入域名签名，用户之后可以修改或替换。 | 希望新人有统一起点，又不妨碍有理由的个性化调整 |
| 强制 | 在支持的发送渠道中，域名签名替代该域名所有发件身份的个人签名。 | 受监管行业、必须包含的声明，或仅大多数人使用还不够的情况 |
默认与强制的差别值得说明。这是内部政策选择，不只是技术设置。
默认提供的是起点。以后修改域名签名，已有发件身份仍保留自己的版本。你给它们的是模板，而不是永久绑定。统一签名只是便利而非要求时，这个模式很合适。
强制将签名应用到网页邮箱和 API 中适用的发件身份，不提供个人退出选项。修改后，这些身份会使用新版本，无需逐人推动更新。如果合规负责人要求证明这些渠道的邮件带有声明，应使用这个模式。默认模式无法作出这种保证；使用外部客户端时，还需要核查适用范围。
签名按域名分别设置。使用 acme.com 和 acme-labs.com 的公司可以为两者强制使用不同页脚，这在实体的法律文字不同时往往很必要。
域名签名放在哪里
第二项设置决定签名相对于引用内容的位置，会明显改变邮件外观。
在引用内容之前会把签名放在新写的正文下方、历史内容上方。收件人不用滚动就能同时看到邮件和联系信息。代价是长线程会在每次回复时增加一份签名。
在引用内容之后会把签名放在最底部。新增签名始终位于同一位置，但历史中可能仍保留旧签名。在长线程中，收件人也许不会一直滚动到它。
通常，联系方式应放在之前，因为目的是让人看到；法律声明可以放在之后，因为重点是存在于邮件中，同时不打断阅读。
适用范围与限制
准确说明范围，比把功能说得无所不包更重要。
域名签名作用于发件身份，也就是网页邮箱编辑器“发件人”菜单中的地址，以及 API 提供的身份。在网页邮箱中使用适用身份写信，无论设备是什么，都无需本地设置即可使用签名。新身份按所选模式获得签名。
它不会修改桌面邮件客户端的设置。如果有人在 Outlook 或 Apple Mail 中写信，该应用会自行构建邮件并使用本地配置的签名。邮件不会在传输途中被重写以添加页脚。
这是有意设置的边界。在签名完成后于传输层添加页脚，会修改邮件正文，可能使 DKIM 验证失效，造成比签名不一致更严重的投递问题。插入内容的系统必须管理签名顺序，或在插入后重新签名。出错可能影响身份验证和过滤；请参阅DKIM 失败的原因，了解接收服务器会看到什么。
实际部署时，如果签名必须统一应用，应让相关邮箱使用网页邮箱等适用渠道。如果团队必须使用桌面客户端，就要在该客户端中配置签名。这时域名设置是供复制的标准文字，而不是能控制客户端的机制。
客观看待法律声明
邮件末尾的声明本身不会产生普遍适用的法律义务。“如果误收到此邮件，请删除”不能替代协议，也不能自行解决争议。实际效力取决于司法辖区和具体情境。
它们的实际用途更具体：
- 法定披露信息。某些司法辖区要求商业通信包含公司注册信息。英国的企业文书规则和德国对电子商业信函的要求，都可能涉及邮件。请核查当前适用于你的实体的义务；强制模式有助于在适用渠道中加入这些信息。
- 受监管通信。金融服务、医疗和法律行业的对外通信可能受到特定要求约束。
- 保密声明。单靠声明并不充分，但它可以是组织合理措施的一部分。在争议中的意义取决于具体情况。
如果页脚只是无人要求的通用套话，应与负责人评估是否需要保留。如果包含法定信息，就选择适当模式，并同时检查文字和实际使用的发送渠道。
设计经得起转发的签名
邮件客户端对 HTML 的呈现并不一致。签名还会被他人的邮件引用、转发、打印，并在 5 英寸屏幕上阅读。因此需要遵守一些限制。
保持简短。姓名、职位、公司、一个电话号码和一个链接即可。每多一行，保留历史的回复中就会再出现一行。
不要把整个签名做成图片。图片被拦截时只剩空框，屏幕阅读器无法获取内容，文字也不能搜索。使用真正的文字；如果需要标志，就在文字旁放一张小图，并提供有意义的替代文本。
避免一排社交图标。六张被拦截的小图，可能变成姓名下面六个图片缺失占位符。
只有必要时才用表格布局。有些客户端会破坏引用回复中的嵌套表格。编辑器里看起来正确的签名，收到时可能出现被压缩的列。
在回复中测试，不要只看编辑器。编辑器不能代表所有场景。给自己发一封邮件，回复两次，再检查结果，这更接近收件人实际看到的样子。
不要放入机密信息。个人直拨手机号码可能进入邮件列表、转发线程和存放邮件的各种档案。
如何部署
- 写好签名，在分发之前请品牌和法律文字负责人批准准确版本。
- 先使用默认模式，在一个邮箱中测试：写信、回复、转发，再用手机查看结果。
- 决定位置：联系方式放在引用内容之前，法律页脚放在之后。
- 只有必须在适用渠道中统一应用时，才切换到强制。它会替代个人签名，因此应提前通知用户。
- 对每个域名分别设置。签名不会跨域名继承，通常也不应如此。
- 记录哪些人使用桌面客户端。他们需要根据域名标准文字在本地配置签名。
常见问题
域名签名会替代已有的个人签名吗？
只有强制模式在适用渠道中会这样做。默认模式下，已有身份保留自己的签名，只有新身份获得域名签名作为起点。
不同部门可以使用不同的域名签名吗？
不能在同一个域名中设置多份独立的域名签名，因为设置按域名生效。如果各品牌或实体使用独立域名，每个域名就能有自己的签名。同一域名内可使用默认模式，让团队调整自己的版本。
Outlook 或 Apple Mail 发出的邮件会带上它吗？
不会。它作用于网页邮箱和 API 的发件身份。桌面客户端自行构建邮件并使用本地签名。我们不会在传输中修改正文，因为签名后的更改可能破坏 DKIM。
可以加入标志吗？
可以。在真实文字旁添加一张托管的小图片，并提供替代文本即可。不要把整份签名做成图片，因为图片经常被拦截，届时只会留下空白矩形。
别名也适用吗？
适用。域名发件身份包括已启用发送的别名。因此，从 sales@ 发出的邮件会按所用模式和渠道，获得与该域名个人地址相同的页脚。
以后修改域名签名会怎样？
强制模式下，适用身份使用新版本。默认模式下，修改只影响之后创建的身份，已有身份保留原来的签名。
域名签名会影响投递吗？
不会仅仅因为集中管理而影响投递。但内容和形式可能有影响：几乎没有文字的大图，是某些过滤器会考虑的因素之一。这也是使用真实文字的理由，属于整体投递能力的一部分，而不是进入收件箱的保证。
