自动回复是几乎每个人都在使用，却几乎没有人认真配置的一项自动化功能。回复循环、邮件列表泛滥，以及偶尔公开宣布自己家中将空置两周，往往都是这样发生的。
这个机制比看上去更古老，也更特别。它不是您主动发送的邮件，而是留在邮件服务器上持续运行的一条规则。服务器会在您不在场、无法留意其行为时，代表您向从未见过的人发送邮件。因此，开启之前值得花五分钟认真考虑。
下面将说明良好的自动回复应该写什么、绝不应该写什么，以及哪三项设置可以防止它变成支持工单。
自动回复究竟是什么
自动回复是一条服务器端规则，它监控收到的邮件并发送预先编写的答复。规则在服务器交付邮件时运行，而不是在您的邮件应用中运行，这一点让它真正实用：您的笔记本电脑即使关机并放在机场的包里，回复仍会在邮件到达后几秒内发出。
其底层机制是 Sieve 的 vacation 扩展，并通过 RFC 5230 标准化。这份规范篇幅不长，其中大部分内容都在讨论自动回复可能出现的问题，这也说明了该功能在实际环境中的表现。
同样的交付时执行机制也为服务器端邮件过滤器提供支持。自动回复就是一个操作恰好为“把这封邮件发回去”的过滤器。
回复循环问题及其解决方式
两个人都设置了自动回复。其中一人向另一人发邮件。对方的服务器自动回复。第一人的服务器看到收到的邮件后也自动回复。对方的服务器收到后再次回复。
如果不加限制，这个过程会持续到队列填满或管理员发现为止。这是该功能最典型的故障，因此每个严谨的实现都会设置三层防护。
每个周期只向每位发件人回复一次。服务器会记住自己已经回复过谁，并在设定的若干天内不再回复。您离开期间，同事即使给您发送六封邮件，也只会收到一次自动回复，而不是六次。这也更符合基本礼仪。
绝不回复自动邮件。群发邮件和系统邮件带有将其标记为自动邮件的标头。遵循这些标头的规则不会回复另一封自动邮件，因此会在第一个环节切断循环。
绝不回复退信。退信的信封发件人为空，按照惯例表示“不要回复此邮件”。回复这样的邮件不会发给任何人，情况不佳时还可能发给被伪造成退信来源的人。
这些机制无需您配置。不过，了解它们的存在很有价值，因为它可以解释为何您的规则回复的邮件比预期少。这正说明功能在正常工作。
绝不回复邮件列表
有一项设置应该始终保持启用：不要回复邮件列表和自动邮件。
如果不启用，情况会是这样：您订阅了一个有四百名成员的行业邮件列表。有人发布消息，您的规则随即触发，并回复列表地址。四百个人都会收到“我不在办公室，直到 15 日返回”。如果另外两名订阅者也在运行缺少防护的自动回复，该列表会自行产生一段时间的邮件流量。
这是一个众所周知的、会让人被专业社群悄悄取消订阅的做法，每个大型列表每年都会发生几次。启用这项设置没有成本，却能防止整个情况发生。
它会查找列表软件添加的标头，包括 List-Id、Precedence: bulk 和 Auto-Submitted，发现这些标头时便保持沉默。它还会抑制对新闻简报、收据、警报和通知的回复，因为告诉这些邮件您不在并没有帮助。
编写真正有帮助的回复
有用的消息会回答发件人真正关心的三个问题：您是否离开、何时回来，以及他们应该改为联系谁。
良好示例：
我将离开至四月 15 日，期间只能有限访问邮箱。如有紧急事项，请通过 sara@example.com 联系 Sara。其他邮件将在我回来后回复。
这段话通过四点发挥作用。它给出了返回日期，让发件人知道是否应该等待；提供了替代联系人及其地址，让对方能够立即采取行动；用“有限访问”而不是承诺持续检查，诚实地设定预期；而且足够简短，可以在手机锁屏上读完。
再看看人们实际会写出的版本：
感谢您的邮件。我目前不在办公室，将在返回后回复您的消息。感谢您的耐心等待。
没有日期，没有替代联系人，也没有任何信息。发件人掌握的内容与之前完全相同，只是收件箱里又多了一封邮件。
还有一些实用建议。请给出日期而不是持续时间，“截至四月 15 日”比“持续两周”更好，因为读者不知道自动回复是什么时候写的。只提及您确实提前询问过的同事；通过自动回复才得知自己被安排为紧急联系人，确实令人恼火。如果您会偶尔查看邮件，也要如实说明，因为承诺完全不回应却又打破承诺，比明确选择任何一种方式都更让人困惑。
不应写入哪些内容
自动回复会答复任何给您写信的人，包括您不愿告知行踪的人。这是您在完全不知道读者是谁的情况下发送的一封邮件。
因此，请不要写入具体细节。“离开至 15 日”没有问题；“在葡萄牙待到 15 日，16 日回办公室”则会告诉陌生人您的房屋无人居住以及空置多久。社会工程攻击经常利用外出信息。知道财务经理一周无法取得联系，正好为欺诈付款请求创造机会，而自动回复免费提供了这一情报。
也不要公布同事的私人手机号码。请发布 support@ 或 accounts@ 这样的职能地址，而不是具体个人，并通过别名进行路由。这样，即使背后的负责人改变，同一自动回复仍能继续工作。
对共享邮箱或职能邮箱也要谨慎。若在 info@ 上一直运行自动回复，它会答复每一位来信的潜在客户。这可能正是您需要的结果，也可能等同于公开宣布无人照看业务。
设置方法
- 在控制面板中打开邮箱，然后选择相应邮箱。
- 打开设置，然后选择自动回复选项卡。
- 勾选启用自动回复。
- 设置回复主题。“不在办公室，直到四月 15 日”比“自动回复”更好，因为无需打开邮件就能在邮件列表中看到相关信息。
- 编写消息。
- 设置开始和结束日期。如果留空，规则会持续运行，直到您手动关闭。这就是为什么有人到了十一月仍在告诉客户自己正在休假。
- 保持勾选不要回复邮件列表和自动邮件。
- 保存。
日期选择器会在每个字段旁显示您当前的时区。如果您在其他地点提前设置日期，这一点比看起来更重要。这与日历时区中描述的混淆属于同一类：没有关联时区的钟面时间，对每位读者而言可能表示不同的时刻。
自动回复从 Starter 方案开始提供。完整步骤请参阅休假自动回复指南。
休假以外的用途
无人负责的邮箱。一个仍列在网站上却已无人监控的地址，应该主动说明情况，而不是默默吸收邮件。指向正确地址的自动回复，比吞掉咨询的邮箱更加坦诚。
已经离职的人员。把说明其接替者的自动回复与转发到新负责人的规则结合起来。发件人会更新其记录，同时不会在更新期间丢失邮件。顺序很重要：删除任何内容之前先设置好这两项，因为已删除的邮箱会立即停止接收邮件。
非全时监控。“此收件箱会在星期二和星期四查看”能够设定符合实际的预期，并减少后续催问。
育儿假或长期离岗。其模式与休假消息相同，只是时间更长，并且会指定一位确实同意代为处理事务的人员。
常见问题
电脑关机时，自动回复还能工作吗？
可以。规则在交付时由服务器执行，因此无论您的设备是否开机或应用是否打开，回复都会在几秒内发出。
同一个人每次给我写信，它都会回复吗？
不会。服务器会记录自己已经回复过谁，并在设定的周期内不再回复。因此，一位发送六封邮件的同事只会收到一次答复。
它会回复新闻简报和邮件列表吗？
启用邮件列表设置后不会。该设置默认启用，也应该保持启用。回复列表会把您的外出消息发送给所有订阅者。
两个自动回复会陷入循环吗？
配置标准防护后不会。自动邮件会在标头中作出标记，而遵循这些标头的规则不会回复另一封自动邮件。
可以提前安排自动回复吗？
可以。设置开始和结束日期后，它会自行开启和关闭。如果您从其他地区设置日期，请检查每个字段旁显示的时区。
回复会从我的地址发出吗？
会。回复来自配置该规则的邮箱，因此收件人会看到他们原本写信的地址。
可以为共享邮箱设置自动回复吗？
可以，但应先考虑后果：团队地址的自动回复会答复每一个联系团队的人，这相当于公开声明您的可联系状态。
每个方案都提供自动回复吗？
该功能从 Starter 开始提供，Nano 不包括此功能。
