يعد الرد التلقائي أداة الأتمتة الوحيدة التي يستخدمها الجميع تقريبا ولا يضبطها أحد تقريبا بعناية. وهكذا تنشأ حلقات الرد، وتغمر الرسائل القوائم البريدية، وقد تعلن للعموم من دون قصد أن منزلك سيظل خاليا لمدة أسبوعين.
هذه الآلية أقدم وأغرب مما تبدو عليه. فهي ليست رسالة ترسلها، بل قاعدة تتركها قيد التشغيل على خادم بريد، فيرسل الخادم رسائل نيابة عنك إلى أشخاص لم ترهم من قبل، في وقت لا تكون فيه موجودا لتلاحظ ما تفعله. لذلك يستحق الأمر خمس دقائق من التفكير قبل تشغيلها.
إليك ما ينبغي أن يقوله الرد التلقائي الجيد، وما يجب ألا يقوله إطلاقا، والإعدادات الثلاثة التي تمنعه من التحول إلى تذكرة دعم.
ما هو الرد التلقائي فعلا
الرد التلقائي قاعدة تعمل على جانب الخادم، تراقب البريد الوارد وترسل إجابة مكتوبة مسبقا. وتعمل عند التسليم على الخادم، لا في تطبيق البريد لديك، وهذه الخاصية هي ما يجعلها مفيدة: يمكن أن يظل حاسوبك المحمول مغلقا في حقيبة داخل مطار، ومع ذلك تخرج الردود خلال ثوان من وصول الرسالة.
تعتمد الآلية في أساسها على امتداد vacation في Sieve، والموحد ضمن RFC 5230. هذه المواصفة قصيرة، ويتناول معظمها الطرق التي قد يخطئ بها الرد التلقائي، وهذا يكشف شيئا عن سلوك الميزة في الاستخدام الفعلي.
ويشغل التنفيذ نفسه وقت التسليم مرشحات البريد على جانب الخادم. فالرد التلقائي مرشح يصادف أن يكون الإجراء فيه "أعد إرسال هذه الرسالة إلى المرسل".
مشكلة الحلقة وكيفية حلها
يضبط شخصان ردا تلقائيا. يرسل أحدهما بريدا إلى الآخر. يرد خادمها تلقائيا. يرى خادمه رسالة واردة فيرد تلقائيا. ثم يرى خادمها ذلك ويرد مرة أخرى.
إذا تركت هذه العملية بلا رقابة، فإنها تستمر حتى يمتلئ طابور أو يلاحظها مسؤول. وهذا هو الخلل الكلاسيكي للميزة، وسبب وجود ثلاثة خطوط دفاع في كل تطبيق جاد لها.
رد واحد لكل مرسل في كل فترة. يتذكر الخادم من سبق أن رد عليه ولا يرد عليه مرة أخرى لعدد محدد من الأيام. فالزميل الذي يراسلك ست مرات أثناء غيابك يتلقى ردا تلقائيا واحدا، لا ستة، وهذا أيضا أكثر لباقة.
لا ترد أبدا على رسالة آلية. تحمل رسائل الأنظمة والرسائل الجماعية ترويسات تشير إلى أنها آلية. ولا تستطيع القاعدة التي تراعي تلك الترويسات الرد على قاعدة أخرى، فتقطع الحلقة عند الخطوة الأولى.
لا ترد أبدا على رسالة مرتدة. تصل الرسائل المرتدة مع مرسل مغلف فارغ، ويعني ذلك حسب العرف "لا ترد على هذه الرسالة". فالرد عليها يرسل البريد إلى لا أحد، وفي يوم سيئ قد يرسله إلى الشخص الذي زور عنوانه بوصفه مصدر الرسالة المرتدة.
لا تضبط أيا من ذلك بنفسك. لكن من المفيد أن تعرف أنه موجود، لأنه يفسر لماذا يجيب ردك التلقائي رسائل أقل مما توقعت. هذا يعني أن الميزة تعمل.
لا ترد أبدا على قائمة بريدية
الإعداد الوحيد الذي ينبغي أن تتركه مفعلا دائما هو عدم الرد على القوائم البريدية والرسائل الآلية.
إليك ما يحدث من دونه. أنت مشترك في قائمة بريدية مهنية تضم أربعمائة عضو. ينشر شخص رسالة، فتعمل قاعدتك وترد على عنوان القائمة. يتلقى أربعمائة شخص عبارة "أنا خارج المكتب حتى يوم 15". وإذا كان مشتركان آخران يشغلان ردا تلقائيا ساذجا أيضا، تولد القائمة حركة مرور بنفسها لبعض الوقت.
هذه طريقة معروفة لإلغاء اشتراكك بهدوء من مجتمع مهني، وهي تحدث عدة مرات كل عام في كل قائمة كبيرة. ولا يكلف الإعداد شيئا ويمنع ذلك كله.
يعمل الإعداد بالبحث عن الترويسات التي تضيفها برمجيات القوائم، ومنها List-Id وPrecedence: bulk وAuto-Submitted، ويلتزم الصمت عند العثور عليها. كما يمنع الرد على النشرات والإيصالات والتنبيهات والإشعارات، إذ لا تستفيد أي منها من معرفة أنك غائب.
كتابة رد مفيد
تجيب الرسالة المفيدة عن ثلاثة أسئلة يهتم بها المرسل فعلا: هل أنت غائب، وحتى متى، ومن ينبغي أن يتواصل معه بدلا منك.
مثال جيد:
سأكون غائبا حتى 15 أبريل، مع وصول محدود إلى البريد الإلكتروني. ولأي أمر عاجل، يرجى التواصل مع سارة عبر sara@example.com. وإلا فسأرد عند عودتي.
تجعل أربعة أمور هذا الرد ناجحا. فهو يقدم تاريخ العودة كي يعرف المرسل إن كان عليه الانتظار. ويسمي بديلا مع عنوان كي يستطيع التصرف الآن. ويضع توقعات صادقة بعبارة "وصول محدود" بدلا من الوعد بالمراقبة. كما أنه قصير بما يكفي لقراءته على شاشة قفل الهاتف.
والآن النسخة التي يكتبها الناس فعليا:
شكرا على رسالتك. أنا خارج المكتب حاليا وسأرد على رسالتك عند عودتي. أشكر لك صبرك.
لا تاريخ، ولا جهة اتصال بديلة، ولا معلومات. يعرف المرسل تماما ما كان يعرفه من قبل، باستثناء أن صندوق الوارد لديه يحتوي الآن على رسالة إضافية.
وهناك ملاحظات عملية. قدم تاريخا لا مدة، فعبارة "حتى 15 أبريل" أفضل من "لمدة أسبوعين" لأن القارئ لا يعرف متى كتب الرد التلقائي. ولا تسم زميلا إلا بعد أن تطلب منه ذلك فعلا، إذ إن اكتشاف تعيينك جهة اتصال للطوارئ من خلال رد تلقائي طريقة مزعجة حقا لمعرفة الأمر. وإذا كنت ستقرأ البريد أحيانا فقل ذلك، لأن الوعد بالصمت ثم خرقه يربك الناس أكثر من أي من الخيارين الواضحين.
ما يجب ألا تضعه فيه
يرد الرد التلقائي على كل من يكتب إليك، بمن فيهم أشخاص تفضل ألا تطلعهم على تحركاتك. إنها الرسالة الوحيدة التي ترسلها من دون أي فكرة عمن سيقرأها.
لذلك احذف التفاصيل. عبارة "غائب حتى يوم 15" مناسبة، أما "في البرتغال حتى يوم 15 وسأعود إلى المكتب يوم 16" فتخبر غريبا بأن المنزل فارغ ومدة بقائه كذلك. تستخدم هجمات الهندسة الاجتماعية معلومات خارج المكتب بصورة معتادة. فمعرفة أن مدير الشؤون المالية غير متاح لمدة أسبوع هي الثغرة التي يحتاج إليها طلب دفع احتيالي، وقد وفرها الرد التلقائي مجانا.
ولا تنشر رقم الهاتف المحمول المباشر لزميل. انشر عنوان دور مثل support@ أو accounts@ بدلا من شخص، ووجهه باستخدام عنوان مستعار كي يظل الرد التلقائي نفسه صالحا عندما يتغير الشخص المسؤول عنه.
وتوخ الحذر في صناديق البريد المشتركة أو صناديق الأدوار. فالرد المتروك قيد التشغيل على info@ يجيب كل عميل محتمل يكتب إليك، وهذا إما ما تريده بالضبط أو إعلان علني جدا بأن أحدا لا يدير العمل.
طريقة الإعداد
- افتح صناديق البريد في لوحة التحكم واختر صندوق البريد.
- افتح الإعدادات، ثم علامة تبويب الرد التلقائي.
- حدد تمكين الرد التلقائي.
- اضبط موضوع الرد. عبارة "خارج المكتب حتى 15 أبريل" أفضل من "رد تلقائي" لأنها تظهر في قائمة الرسائل من دون فتح أي شيء.
- اكتب الرسالة.
- اضبط تاريخ البدء والانتهاء. إذا تركتهما فارغين، تستمر القاعدة حتى توقفها يدويا، وهكذا ينتهي الأمر بأشخاص يخبرون العملاء في نوفمبر بأنهم في إجازة.
- اترك عدم الرد على القوائم البريدية والرسائل الآلية محددا.
- احفظ.
تعرض أدوات اختيار التاريخ منطقتك الزمنية الحالية بجانب كل حقل. وهذا أهم مما يبدو إذا كنت تضبط التواريخ مسبقا من مكان آخر. إنه النوع نفسه من الالتباس الموضح في المناطق الزمنية للتقويم، حيث يعني وقت الساعة الذي لا ترتبط به منطقة شيئا مختلفا لكل من يقرأه.
يتوفر الرد التلقائي بدءا من فئة Starter. تجد الشرح الكامل في دليل الرد التلقائي للإجازات.
استخدامات تتجاوز الإجازة
صندوق بريد لا يديره أحد. يجب أن يوضح العنوان الذي لا يزال على موقعك لكن لم يعد أحد يراقبه ذلك، بدلا من ابتلاع الرسائل بصمت. والرد التلقائي الذي يشير إلى العنوان الصحيح أكثر صدقا من صندوق بريد يبتلع الاستفسارات.
شخص غادر العمل. اجمع بين رد تلقائي يسمي بديله وتحويل الرسائل إلى من تولى مهامه. يحدث المرسلون سجلاتهم ولا تضيع أي رسالة أثناء ذلك. ويهم هذا الترتيب: أعد كليهما قبل حذف أي شيء، لأن صندوق البريد المحذوف يتوقف عن استقبال البريد فورا.
المراقبة بدوام جزئي. تحدد عبارة "يجري فحص صندوق الوارد هذا يومي الثلاثاء والخميس" توقعا حقيقيا وتوقف رسائل المتابعة الملحة.
إجازة الوالدين أو الإجازة الطويلة. استخدم الصيغة نفسها المستخدمة للإجازة العادية، مع نطاق زمني أطول وبديل محدد وافق فعلا.
الأسئلة الشائعة
هل يعمل الرد التلقائي عندما يكون حاسوبي متوقفا؟
نعم. فهو يعمل على الخادم وقت التسليم، لذلك تخرج الردود خلال ثوان سواء كان أي جهاز لديك قيد التشغيل أو كان أي تطبيق مفتوحا.
هل سيرد على الشخص نفسه كلما أرسل إلي بريدا؟
لا. يتتبع الخادم من سبق أن أجابهم ولا يجيبهم مجددا خلال فترة محددة، ولذلك يتلقى الزميل الذي يكتب ست مرات ردا واحدا.
هل سيرد على النشرات والقوائم البريدية؟
ليس مع تمكين إعداد القوائم البريدية، وهو الإعداد الافتراضي وينبغي أن يظل كذلك. فالرد على قائمة يبث رسالة غيابك إلى كل مشترك.
هل يمكن أن يعلق ردان تلقائيان في حلقة؟
ليس مع تطبيق وسائل الحماية القياسية. تميز الرسائل الآلية بهذه الصفة في ترويساتها، ولا تستطيع القاعدة التي تراعي تلك الترويسات الرد على قاعدة أخرى.
هل أستطيع جدولة رد تلقائي مسبقا؟
نعم، اضبط تاريخي البدء والانتهاء وسيشغل نفسه ويوقفها. تحقق من المنطقة الزمنية المعروضة بجانب كل حقل إذا كنت تضبطه من منطقة مختلفة.
هل يرسل من عنواني؟
نعم، يأتي الرد من صندوق البريد الذي ضبط عليه، ولذلك يرى المستلمون العنوان الذي كتبوا إليه.
هل أستطيع ضبطه على صندوق بريد مشترك؟
نعم، لكن فكر في الأمر أولا: يجيب الرد التلقائي في عنوان فريق كل من يتواصل مع الفريق، وهذا تصريح علني بشأن مدى توفركم.
هل الرد التلقائي متاح في كل الفئات؟
إنه متاح من Starter فما فوق. ولا تتضمنه Nano.
