Una respuesta automática es la automatización que casi todo el mundo utiliza y que casi nadie configura con cuidado. Así surgen los bucles de respuestas, las avalanchas en listas de correo y algún que otro anuncio público de que tu casa estará vacía durante dos semanas.
El mecanismo es más antiguo y extraño de lo que parece. No es un mensaje que envías, sino una regla que dejas activa en un servidor de correo, que después envía mensajes en tu nombre a personas que nunca has visto mientras no estás para observar qué hace. Conviene dedicarle cinco minutos antes de activarla.
Veamos qué debe decir una buena respuesta automática, qué no debería decir nunca y las tres opciones que evitan que se convierta en un ticket de soporte.
Qué es realmente una respuesta automática
Una respuesta automática es una regla del servidor que vigila el correo entrante y envía una contestación redactada previamente. Se ejecuta en el servidor al entregar el mensaje, no en tu aplicación de correo. Esa propiedad la hace útil: tu portátil puede estar apagado dentro de una maleta en un aeropuerto y las respuestas seguirán saliendo segundos después de recibir un mensaje.
Por debajo utiliza la extensión vacation de Sieve, estandarizada como RFC 5230. La especificación es breve y dedica la mayor parte a las formas en que una respuesta automática puede fallar, lo cual dice mucho sobre su comportamiento en situaciones reales.
La misma ejecución al recibir mensajes permite usar filtros de correo en el servidor. Una respuesta automática es un filtro cuya acción consiste en «devolver este mensaje».
El problema de los bucles y cómo se resuelve
Dos personas configuran respuestas automáticas. Una escribe a la otra. El servidor de ella responde automáticamente. El servidor de él recibe el mensaje y responde automáticamente. El servidor de ella ve esa respuesta y contesta otra vez.
Sin controles, esto continúa hasta que se llena una cola o un administrador lo advierte. Es el fallo clásico de esta función y la razón por la que toda implementación seria incluye tres defensas.
Una respuesta por remitente y periodo. El servidor recuerda a quién ha contestado y no vuelve a hacerlo durante un número determinado de días. Un compañero que te escribe seis veces mientras estás fuera recibe una respuesta automática, no seis, algo que además demuestra mejores modales.
Nunca responder a un mensaje automático. El correo masivo y del sistema incluye encabezados que lo identifican como automático. Una regla que respeta esos encabezados no puede responder a otra, por lo que rompe el bucle en el primer salto.
Nunca responder a un rebote. Los rebotes llegan con un remitente de sobre vacío, que por convención significa «no responder». Contestar uno envía correo a nadie y, en un mal día, a la persona cuya identidad se falsificó en el rebote.
No tienes que configurar nada de esto. Merece la pena saber que existe porque explica por qué tu regla responde a menos mensajes de los esperados: la función está operando correctamente.
Nunca respondas a una lista de correo
La opción que siempre debes mantener activada es No responder a listas de correo ni mensajes automáticos.
Esto es lo que ocurre sin ella. Estás suscrito a una lista profesional con cuatrocientos miembros. Alguien publica un mensaje. Tu regla se activa y responde a la dirección de la lista. Cuatrocientas personas reciben «Estoy fuera de la oficina hasta el día 15». Si otros dos suscriptores también tienen una respuesta automática ingenua, la lista genera tráfico por sí sola durante un tiempo.
Es una forma conocida de conseguir que te den de baja discretamente de una comunidad profesional, y ocurre varias veces al año en cualquier lista grande. La opción no cuesta nada y lo evita.
Funciona buscando los encabezados que añade el software de listas, como List-Id, Precedence: bulk y Auto-Submitted, y guardando silencio cuando los encuentra. También impide contestar boletines, recibos, alertas y notificaciones, a los que no sirve de nada saber que estás ausente.
Cómo redactar una respuesta útil
Un mensaje útil responde a las tres preguntas que realmente tiene el remitente: si estás fuera, hasta cuándo y con quién debería hablar mientras tanto.
Bien:
Estoy fuera hasta el 15 de abril y tengo acceso limitado al correo. Para cualquier asunto urgente, ponte en contacto con Sara en sara@example.com. De lo contrario, responderé cuando vuelva.
Cuatro aspectos hacen que funcione. Indica una fecha de regreso para que el remitente sepa si debe esperar. Nombra una alternativa y proporciona su dirección para que pueda actuar ahora. Define las expectativas con sinceridad, «acceso limitado» en vez de prometer que revisarás los mensajes. Y es suficientemente breve para leerse en la pantalla bloqueada de un teléfono.
Ahora, la versión que la gente escribe en realidad:
Gracias por tu mensaje. En estos momentos estoy fuera de la oficina y responderé a mi regreso. Agradezco tu paciencia.
No hay fecha, contacto alternativo ni información. El remitente sabe exactamente lo mismo que antes, salvo que ahora tiene un mensaje más en su bandeja.
Algunas notas prácticas. Indica una fecha en vez de una duración: «hasta el 15 de abril» es mejor que «durante dos semanas», porque el lector no sabe cuándo se redactó la respuesta. Menciona solo a un compañero al que hayas preguntado; descubrir mediante una respuesta automática que te han ofrecido como contacto de emergencia resulta verdaderamente molesto. Y si vas a leer el correo ocasionalmente, dilo, porque prometer silencio y después romper la promesa confunde más que cualquiera de los extremos.
Qué no debes incluir
Una respuesta automática contesta a cualquiera que te escriba, incluidas personas a las que preferirías no informar sobre tus movimientos. Es el único mensaje que envías sin saber quién lo está leyendo.
Por eso, omite los detalles. «Fuera hasta el día 15» está bien; «en Portugal hasta el 15 y de vuelta en la oficina el 16» informa a un desconocido de que la casa está vacía y durante cuánto tiempo. Los ataques de ingeniería social utilizan con frecuencia datos de ausencia: saber que una responsable financiera estará ilocalizable una semana es justo la oportunidad que necesita una solicitud de pago fraudulenta, y la respuesta automática la proporcionó gratis.
Tampoco publiques el número de móvil directo de un compañero. Publica una dirección de función, como support@ o accounts@, en vez de una persona, y dirígela mediante un alias para que la misma respuesta siga funcionando cuando cambie quien atiende la función.
Ten también cuidado con los buzones compartidos o de función. Una regla que se deja activa en info@ responde a cada cliente potencial que escribe, lo cual puede ser justo lo que quieres o una declaración muy pública de que nadie está atendiendo el negocio.
Cómo configurarla
- Abre Buzones en el panel y elige el buzón.
- Abre Configuración y después la pestaña Respuesta automática.
- Marca Activar respuesta automática.
- Define un asunto de respuesta: «Fuera de la oficina hasta el 15 de abril» es mejor que «Respuesta automática», porque se ve en la lista de mensajes sin abrir nada.
- Escribe el mensaje.
- Define una fecha de inicio y otra de fin. Si las dejas vacías, la regla funcionará hasta que la desactives manualmente, que es como algunas personas terminan diciendo a sus clientes que están de vacaciones en noviembre.
- Mantén marcada la opción No responder a listas de correo ni mensajes automáticos.
- Guarda.
Los selectores de fecha muestran tu zona horaria actual junto a cada campo. Esto importa más de lo que parece si programas las fechas con antelación desde otro lugar: es la misma clase de confusión explicada en zonas horarias del calendario, donde una hora de reloj sin zona asociada significa algo distinto para cada persona que la lee.
La respuesta automática está disponible desde el plan Starter. Consulta el procedimiento completo en la guía de respuesta automática por vacaciones.
Usos más allá de las vacaciones
Un buzón que nadie atiende. Si una dirección sigue en tu sitio web pero ya no se supervisa, debería indicarlo en lugar de absorber mensajes en silencio. Una respuesta automática que señala la dirección correcta es más honesta que un buzón que se traga las consultas.
Una persona que se ha marchado. Combina una respuesta automática que indique a su sustituto con el reenvío a quien asumió sus tareas. Los remitentes actualizan sus datos y no se pierde nada mientras lo hacen. El orden importa: configura ambas cosas antes de eliminar nada, porque un buzón eliminado deja de recibir correo de inmediato.
Supervisión a tiempo parcial. «Este buzón se revisa los martes y jueves» establece una expectativa real y evita los mensajes repetidos de seguimiento.
Permiso parental o prolongado. Sigue el mismo formato que unas vacaciones, con un intervalo más largo y un sustituto que realmente haya aceptado.
Preguntas frecuentes
¿Funciona una respuesta automática cuando mi ordenador está apagado?
Sí. Se ejecuta en el servidor al entregar el correo, por lo que las respuestas salen en segundos independientemente de que tus dispositivos estén encendidos o alguna aplicación esté abierta.
¿Responderá a la misma persona cada vez que me escriba?
No. El servidor registra a quién ha contestado y no vuelve a responder durante un periodo determinado, así que un compañero que escribe seis veces recibe una sola contestación.
¿Responderá a boletines y listas de correo?
No mientras la opción de listas esté activada, que es el valor predeterminado y debería mantenerse así. Responder a una lista difunde tu mensaje de ausencia entre todos los suscriptores.
¿Pueden dos respuestas automáticas quedar atrapadas en un bucle?
No con las protecciones estándar activas. Los mensajes automáticos se identifican como tales en sus encabezados y una regla que respeta esos encabezados no puede responder a otra.
¿Puedo programar una respuesta automática con antelación?
Sí: define las fechas de inicio y fin y se activará y desactivará sola. Comprueba la zona horaria mostrada junto a cada campo si la programas desde otra región.
¿Se envía desde mi dirección?
Sí, la respuesta procede del buzón en el que se configuró, por lo que los destinatarios ven la dirección a la que escribieron.
¿Puedo configurarla en un buzón compartido?
Sí, pero piénsalo primero: una respuesta automática en una dirección de equipo contesta a todo el que contacta al equipo, lo cual constituye una declaración pública sobre vuestra disponibilidad.
¿Está disponible la respuesta automática en todos los planes?
Está disponible desde Starter. Nano no la incluye.
