자동 회신은 거의 모든 사람이 쓰지만 제대로 설정하는 사람은 거의 없는 자동화 기능입니다. 그래서 회신 루프와 메일링 리스트 폭주가 생기고, 때로는 집이 두 주 동안 비어 있다는 사실을 공개적으로 알리게 됩니다.
작동 방식은 보기보다 오래되고 낯섭니다. 여러분이 보내는 메시지가 아니라 메일 서버에 계속 실행되도록 남겨 두는 규칙입니다. 그 서버는 여러분이 자리를 비워 무슨 일이 일어나는지 확인할 수 없는 동안, 한 번도 본 적 없는 사람들에게 대신 메시지를 보냅니다. 켜기 전에 오 분 정도 생각해 볼 가치가 있습니다.
좋은 자동 회신에 넣을 내용, 절대 넣지 말아야 할 내용, 그리고 이 기능이 지원 문의로 번지는 것을 막는 세 가지 설정을 알아봅니다.
자동 회신의 실제 의미
자동 회신은 수신 메일을 감지해 미리 작성한 답장을 보내는 서버 측 규칙입니다. 메일 앱이 아니라 서버에서 메시지를 전달할 때 실행됩니다. 바로 이 특성 덕분에 유용합니다. 공항에서 노트북이 가방 안에 닫혀 있어도 메시지가 도착한 지 몇 초 안에 회신이 나갑니다.
내부적으로는 Sieve의 vacation 확장이며 RFC 5230으로 표준화되어 있습니다. 이 짧은 명세의 대부분은 자동 회신이 잘못될 수 있는 방식을 다룹니다. 실제 환경에서 이 기능이 어떻게 작동하는지 짐작하게 하는 대목입니다.
같은 전달 시점 실행 방식이 서버 측 메일 필터에도 쓰입니다. 자동 회신은 동작이 우연히 "이 메시지를 돌려보내기"인 필터입니다.
회신 루프 문제와 해결 방식
두 사람이 자동 회신을 설정합니다. 한 사람이 다른 사람에게 메일을 보냅니다. 상대방의 서버가 자동으로 답합니다. 첫 사람의 서버는 수신 메시지를 보고 자동으로 답합니다. 상대방 서버는 그 답을 보고 다시 답합니다.
제어하지 않으면 대기열이 가득 차거나 관리자가 발견할 때까지 계속됩니다. 이 기능의 대표적인 실패 유형이며, 제대로 구현된 모든 시스템에 세 가지 방어책이 있는 이유입니다.
일정 기간에 발신자당 한 번만 회신. 서버는 이미 답한 사람을 기억하고 설정된 일수 동안 다시 답하지 않습니다. 자리를 비운 동안 동료가 여섯 번 메일을 보내도 자동 회신은 한 번만 받으며 여섯 번 받지 않습니다. 예의 면에서도 더 낫습니다.
자동 메시지에는 절대 회신하지 않기. 대량 메일과 시스템 메일에는 자동 발송임을 나타내는 헤더가 있습니다. 이 헤더를 존중하는 규칙은 다른 자동 메시지에 답하지 않으므로 첫 단계에서 루프를 끊습니다.
반송 메시지에는 절대 회신하지 않기. 반송 메시지는 빈 envelope sender로 도착하며 관례상 "여기에 답하지 말라"는 의미입니다. 여기에 답하면 아무에게도 가지 않으며, 상황이 나쁘면 반송 발신자로 위조된 사람에게 갑니다.
이 방어책은 직접 설정할 필요가 없습니다. 다만 존재한다는 사실을 알면 예상보다 적은 메시지에 회신하는 이유를 이해할 수 있습니다. 기능이 올바르게 작동하는 것입니다.
메일링 리스트에는 절대 회신하지 않기
항상 켜 두어야 할 설정은 메일링 리스트와 자동 메시지에 회신하지 않기입니다.
이 설정이 없으면 다음과 같은 일이 생깁니다. 회원이 사백 명인 업계 메일링 리스트를 구독하고 있습니다. 누군가 글을 올리면 규칙이 작동해 리스트 주소로 답합니다. 사백 명이 "15일까지 자리를 비웁니다"라는 메시지를 받습니다. 다른 구독자 두 명도 단순한 자동 회신을 실행 중이면 리스트가 한동안 스스로 트래픽을 만들어 냅니다.
전문가 커뮤니티에서 조용히 구독 해제되는 잘 알려진 방법이며, 대규모 리스트마다 해마다 여러 차례 일어납니다. 이 설정에는 비용이 들지 않고 이 모든 일을 막아 줍니다.
리스트 소프트웨어가 추가하는 List-Id, Precedence: bulk, Auto-Submitted 같은 헤더를 확인하고 발견하면 응답하지 않는 방식입니다. 뉴스레터, 영수증, 경고와 알림에도 회신하지 않습니다. 여러분이 자리를 비웠다는 말을 들어도 도움이 되지 않는 메시지들입니다.
도움이 되는 메시지 작성법
유용한 메시지는 발신자가 실제로 궁금해하는 세 가지에 답합니다. 자리를 비웠는지, 언제까지인지, 대신 누구에게 연락해야 하는지입니다.
좋은 예:
사월 15일까지 자리를 비우며 이메일 접근이 제한됩니다. 긴급한 일은 sara@example.com으로 Sara에게 연락해 주세요. 그 밖의 메시지는 돌아온 뒤 답하겠습니다.
네 가지 요소가 이 메시지를 효과적으로 만듭니다. 복귀 날짜가 있어 발신자가 기다릴지 판단할 수 있습니다. 대체 연락 담당자와 주소가 있어 지금 조치할 수 있습니다. 계속 확인하겠다고 약속하는 대신 "접근이 제한됩니다"라고 솔직하게 기대치를 정합니다. 휴대전화 잠금 화면에서도 읽을 만큼 짧습니다.
이제 사람들이 실제로 쓰는 예입니다:
이메일을 보내 주셔서 감사합니다. 현재 자리를 비웠으며 복귀 후 메시지에 답변하겠습니다. 기다려 주셔서 감사합니다.
날짜도, 대체 연락처도, 정보도 없습니다. 발신자가 아는 것은 전과 똑같고 받은편지함에 메시지만 하나 더 생겼습니다.
몇 가지 실용적인 조언이 있습니다. 기간보다 날짜를 쓰세요. "사월 15일까지"가 "두 주 동안"보다 낫습니다. 독자는 자동 회신이 언제 작성됐는지 모르기 때문입니다. 실제로 부탁한 동료만 적으세요. 자동 회신을 통해 자신이 긴급 연락 담당자로 지정됐음을 알게 되는 것은 정말 불쾌합니다. 가끔 메일을 읽을 예정이라면 그렇게 밝히세요. 침묵하겠다는 약속을 했다가 어기는 편이 어느 한쪽을 명확히 택하는 것보다 사람들을 더 혼란스럽게 합니다.
넣지 말아야 할 정보
자동 회신은 여러분에게 메일을 쓰는 모든 사람에게 답합니다. 이동 계획을 알려 주고 싶지 않은 사람도 포함됩니다. 누가 읽는지 모른 채 보내는 유일한 메시지입니다.
구체적인 정보는 빼세요. "15일까지 자리를 비웁니다"는 괜찮지만 "15일까지 포르투갈에 있고 16일에 사무실로 돌아옵니다"는 낯선 사람에게 집이 비는 기간을 알려 줍니다. 사회공학 공격은 부재중 정보를 흔히 활용합니다. 재무 관리자가 일주일간 연락되지 않는다는 사실은 허위 결제 요청에 필요한 틈이며, 자동 회신이 그 정보를 무료로 제공한 셈입니다.
동료의 휴대전화 직통 번호도 공개하지 마세요. 개인 대신 support@ 또는 accounts@ 같은 역할 주소를 공개하고 별칭으로 라우팅하세요. 담당자가 바뀌어도 같은 자동 회신이 계속 작동합니다.
공유 사서함이나 역할 사서함에서는 특히 조심하세요. info@에 켜 둔 규칙은 문의하는 모든 잠재 고객에게 답합니다. 정확히 원하는 동작일 수도 있고, 아무도 업무를 보고 있지 않다는 매우 공개적인 선언일 수도 있습니다.
설정 방법
- 대시보드에서 사서함을 열고 사서함을 선택합니다.
- 설정을 연 다음 자동 회신 탭을 엽니다.
- 자동 회신 사용을 선택합니다.
- 회신 제목을 설정합니다. "사월 15일까지 부재중"은 "자동 회신"보다 낫습니다. 메시지를 열지 않아도 목록에서 보이기 때문입니다.
- 메시지를 작성합니다.
- 시작일과 종료일을 설정합니다. 비워 두면 수동으로 끌 때까지 실행됩니다. 그래서 사람들이 십일월에도 고객에게 휴가 중이라고 알리는 일이 생깁니다.
- 메일링 리스트와 자동 메시지에 회신하지 않기를 선택한 채로 둡니다.
- 저장합니다.
날짜 선택 도구는 각 필드 옆에 현재 시간대를 표시합니다. 다른 곳에서 미리 날짜를 설정한다면 보기보다 중요합니다. 캘린더 시간대에서 설명한 것과 같은 혼란입니다. 시간대 없는 시계 시간은 읽는 사람마다 다른 의미가 됩니다.
자동 회신은 Starter 요금제부터 사용할 수 있습니다. 전체 절차는 휴가 자동 회신 가이드를 참고하세요.
휴가 외의 활용법
담당자가 없는 사서함. 웹사이트에 남아 있지만 더 이상 확인하지 않는 주소라면 조용히 메시지를 받아 두는 대신 그 사실을 알려야 합니다. 올바른 주소를 안내하는 자동 회신이 문의를 삼키는 사서함보다 정직합니다.
퇴사한 사람. 후임자를 알리는 자동 회신과 업무를 인계받은 사람에게 전달하는 기능을 함께 설정하세요. 발신자가 연락처를 갱신하는 동안에도 아무것도 잃지 않습니다. 순서가 중요합니다. 무엇이든 삭제하기 전에 둘 다 설정해야 합니다. 삭제된 사서함은 즉시 메일 수신을 중단하기 때문입니다.
시간제 모니터링. "이 받은편지함은 화요일과 목요일에 확인합니다"라는 문구는 현실적인 기대치를 정하고 재촉하는 후속 메시지를 막습니다.
육아휴직 또는 장기 휴가. 휴가 때와 같은 형태를 사용하되 기간을 더 길게 잡고 실제로 동의한 후임자를 명시합니다.
자주 묻는 질문
컴퓨터가 꺼져 있어도 자동 회신이 작동하나요?
예. 메시지 전달 시 서버에서 실행되므로 어떤 기기가 켜져 있는지 또는 앱이 열려 있는지와 관계없이 몇 초 안에 회신이 나갑니다.
같은 사람이 메일을 보낼 때마다 회신하나요?
아니요. 서버는 이미 답한 사람을 추적해 설정된 기간 동안 다시 답하지 않으므로, 여섯 번 쓰는 동료도 회신은 한 번만 받습니다.
뉴스레터와 메일링 리스트에도 회신하나요?
메일링 리스트 설정이 켜져 있으면 회신하지 않습니다. 기본 설정이며 그대로 두어야 합니다. 리스트에 답하면 부재중 메시지가 모든 구독자에게 전송됩니다.
두 자동 회신이 루프에 빠질 수 있나요?
표준 보호 기능이 적용되어 있으면 그렇지 않습니다. 자동 메시지는 헤더에서 자동임을 표시하며, 그 헤더를 존중하는 규칙은 다른 자동 규칙에 답할 수 없습니다.
자동 회신을 미리 예약할 수 있나요?
예. 시작일과 종료일을 정하면 자동으로 켜지고 꺼집니다. 다른 지역에서 설정한다면 각 필드 옆에 표시된 시간대를 확인하세요.
내 주소에서 발송되나요?
예. 설정한 사서함에서 회신이 나가므로 수신자에게는 자신이 메일을 보낸 주소가 표시됩니다.
공유 사서함에도 설정할 수 있나요?
예. 다만 먼저 생각해 보세요. 팀 주소의 자동 회신은 팀에 연락하는 모든 사람에게 답하며, 여러분의 가용성을 공개적으로 밝히는 일이 됩니다.
모든 요금제에서 자동 회신을 쓸 수 있나요?
Starter부터 사용할 수 있습니다. Nano에는 포함되지 않습니다.
