Como corrigir erros comuns no envio de emails

Um erro SMTP costuma ser uma pista útil, não um motivo para reenviar repetidamente a mesma mensagem. Comece pela mensagem exata do aplicativo de email ou webmail e use a verificação correspondente abaixo. Nunca envie ao suporte a senha da caixa postal, uma senha de app, a credencial SMTP ou o token de API.

Verificações rápidas antes de mudar qualquer coisa

1. Em Domínios, confirme que o domínio remetente está Ativo e tem uma rota selecionada em SMTP.
2. Em Aplicativos e dispositivos da caixa postal, copie o servidor, a porta, a criptografia e o nome de usuário exatos.
3. Use uma senha de app, ou a senha da caixa se ela ainda for aceita. Nunca use a senha da conta TrekMail.
4. Verifique no painel avisos de confirmação da conta, cobrança, limite de taxa ou segurança.
5. Envie um pequeno teste a um endereço sob seu controle após cada alteração.

Falha na autenticação

O que você pode ver: 535, 5.7.8, “Falha na autenticação”, “Nome de usuário e senha não aceitos” ou "Sign-in failed. This mailbox accepts app passwords only: create one in webmail under Settings > App passwords." (Falha no login. Esta caixa aceita somente senhas de app: crie uma no webmail em Configurações > Senhas de app.). Alguns apps mostram apenas “senha incorreta”.

Geralmente significa: endereço da caixa, senha, servidor, criptografia ou método de autenticação incorreto, ou a caixa exige uma senha de app.

O que fazer:

• Informe o endereço completo da caixa postal como nome de usuário.
• Confira o modo de acesso em Apps e dispositivos. Somente senhas de app exige uma senha de app; Senha da caixa ou senhas de app aceita ambas. Crie uma no webmail em Configurações > Senhas de app ou no painel em Caixas de e-mail > a caixa > Segurança > Senhas de app e digite-a no app.
• Se uma senha de app foi substituída ou revogada, digite uma nova. Quando um administrador define uma nova senha da caixa, ou na redefinição ou recuperação de senha, todas as senhas de app são revogadas. Uma alteração feita pelo próprio usuário no webmail só faz isso se ele selecionar Revogar também todas as senhas de app. Consulte Senhas de app.
• Compare as configurações com Aplicativos e dispositivos em vez de reutilizar o servidor de outra conta.
• Use autenticação por senha com a criptografia mostrada na configuração. Não escolha OAuth nem um método específico do provedor, salvo se a tela pedir explicitamente.

Remetente ou retransmissão não autorizados

O que você pode ver: 553, 5.7.1, “retransmissão negada”, “endereço do remetente rejeitado” ou “remetente não autorizado”.

Geralmente significa: o endereço De não é autorizado para a caixa autenticada, o domínio não tem uma rota utilizável ou o provedor externo não aprovou o remetente.

O que fazer:

• Selecione um endereço De verificado que pertença à caixa postal ou um endereço de envio configurado.
• Abra a guia SMTP do domínio e confirme que a rota está salva e funcionando.
• Se houver um perfil personalizado, conclua a verificação do remetente com o provedor e siga as instruções de DNS dele.
• Se o domínio estiver no Nano, adicione um perfil SMTP personalizado funcional ou migre para um plano de email pago para usar o SMTP gerenciado da TrekMail.

O domínio não está pronto para enviar

O que você pode ver: “Domínio não verificado”, “SMTP não configurado” ou uma opção de envio marcada como indisponível.

Geralmente significa: o DNS ainda está pendente, o domínio está sendo desprovisionado ou nenhuma rota foi selecionada.

O que fazer: abra Domínios, compare os registros necessários com a zona DNS ativa e aguarde o status Ativo. Depois selecione uma rota em SMTP e envie um teste. O status do DNS e a seleção da rota são verificações separadas; concluir uma não conclui automaticamente a outra.

Um limite foi atingido

O que você pode ver: uma janela do webmail que indica o limite atingido; uma resposta no seu aplicativo de email com 4.7.1 e o aviso em inglês “Daily sending limit reached” (limite diário atingido) ou “Hourly sending limit reached” (limite por hora atingido), com os números e o horário em que o envio é retomado; uma resposta 429 da API com sending_limit_exceeded; ou uma mensagem agendada marcada como Não enviada em Agendados.

Geralmente significa: uma cota diária ou por hora se esgotou. Ela pode ser menor que o limite do seu plano enquanto um domínio novo está em aquecimento, enquanto vale o limite do período de teste ou o limite de segurança anterior ao primeiro pagamento, ou nas primeiras 24 horas após o primeiro pagamento. Emails encaminhados também contam, então o encaminhamento pode ter esgotado a cota diária da conta.

O que fazer: leia os números e o horário de renovação na própria mensagem e aguarde até esse horário: os limites diários são renovados às 00:00 UTC e o limite por hora, no início de cada hora. Ou envie para menos destinatários. Cada destinatário conta, inclusive em CC e BCC, e uma mensagem com destinatários demais precisa ser dividida, porque esse limite não é renovado. No período de teste, Faturação → Encerrar o período de teste e iniciar a assinatura agora encerra o teste antes do prazo e aumenta os limites dele na hora (os limites completos do plano passam a valer 24 horas após esse primeiro pagamento); escolher um plano maior durante o teste não os aumenta. Consulte Limites de envio da TrekMail por plano.

Problema de conexão ou TLS

O que você pode ver: “Não foi possível conectar”, timeout, conexão recusada, STARTTLS, SSL, TLS ou erros de certificado.

Geralmente significa: host, porta ou criptografia incorretos no aplicativo, ou a rede bloqueia a porta escolhida.

O que fazer: copie as configurações de Aplicativos e dispositivos. Se o aplicativo aceitar as duas opções seguras, use a combinação exata de porta e segurança exibida. Teste outra rede confiável apenas para diagnóstico. Não desative a criptografia nem aceite um aviso de certificado apenas para fazer um teste funcionar.

Bloqueio por verificação, cobrança ou segurança

O que você pode ver: um banner no painel informando que o envio está bloqueado ou uma mensagem pedindo a verificação do email da conta.

Geralmente significa: o proprietário não concluiu a verificação exigida, o direito pago está indisponível ou um controle de segurança pausou o envio.

O que fazer: siga a ação no painel. Para a verificação, use a mensagem atual ou o controle de reenvio. Resolva problemas de pagamento em Cobrança. Se apenas uma caixa foi pausada após atividade incomum, altere sua senha, crie novas senhas de app para seus aplicativos depois que o acesso estiver disponível novamente e contate o suporte com o erro e o horário da falha de envio. Suspender o acesso à caixa revoga todas as senhas de app, assim como definir uma nova senha da caixa como administrador.

Um destinatário rejeita a mensagem

O que você pode ver: 5.1.1, “usuário desconhecido”, “caixa postal cheia” ou rejeição do endereço destinatário.

Geralmente significa: o endereço está incorreto, não existe mais, está cheio ou o provedor destinatário rejeitou a mensagem.

O que fazer: confirme o endereço por outro canal confiável. Não continue tentando um endereço que retorna falha permanente. A TrekMail pode suprimir destinatários com falhas repetidas para proteger a entrega; remova ou altere o endereço somente após confirmar que ele pode receber emails novamente.

As mensagens vão para spam em vez de falhar

Esse é um problema de qualidade de entrega, não uma falha de conexão SMTP. Confirme os registros DNS, envie apenas emails esperados, mantenha a lista limpa e analise devoluções e reclamações antes de aumentar o volume. Consulte Emails vão para o spam.

O que incluir em um chamado de suporte

Inclua o endereço remetente, o domínio do destinatário em vez da caixa privada quando possível, horário aproximado e fuso, aplicativo, texto exato do erro e o que mudou logo antes do problema. Exclua senhas, credenciais SMTP, tokens, corpos completos das mensagens e dados pessoais desnecessários.