רוב העסקים זקוקים ליותר מכתובת דוא״ל אחת. צריך info@, sales@, support@, ואולי גם billing@ ו-press@. הדרך המסורתית היא ליצור תיבת דוא״ל נפרדת לכל כתובת, עם פרטי כניסה וסיסמה משלה ותיבה נכנסת נוספת שצריך לבדוק.
השיטה הזאת מתאימה לחברה של 200 עובדים עם צוות IT ייעודי. היא מתאימה הרבה פחות לסטארטאפ של ארבעה אנשים, כאשר שלוש מהכתובות מגיעות לאותו אדם.
היום אנחנו משיקים ב-TrekMail את כינויי הדוא״ל, דרך פשוטה יותר לנהל כמה כתובות עסקיות בלי להוסיף עומס מיותר.
מהם כינויי דוא״ל?
כינוי הוא כתובת דוא״ל נוספת שמחוברת לתיבה קיימת. מבחינת מי ששולח אליכם הודעה היא נראית כמו כתובת רגילה, אבל מאחורי הקלעים הכול מגיע לאותה תיבה נכנסת.
נניח שכתובת התיבה שלכם היא alex@yourcompany.com. אתם מוסיפים את info@yourcompany.com ככינוי. כאשר לקוח שולח הודעה אל info@, היא מופיעה לצד שאר ההודעות בתיבה הנכנסת של Alex. אין צורך בכניסה נוספת, בסיסמה נוספת או במעבר בין חשבונות.
אפשר להוסיף כינויים עד למגבלה של המסלול שלכם, עד 100 לכל תיבת דוא״ל במסלול Agency.
למה זה חשוב לעסק שלכם
הפסיקו לשלם על כתובות שאיש אינו נכנס אליהן
כל כתובת לפי תפקיד שנוצרת כתיבה מלאה תופסת מקום במכסה של המסלול. אם info@, sales@ ו-support@ מגיעות ממילא לאותו אדם, מתבזבזים שלושה מקומות לתיבות. כינויים פותרים זאת. תיבה אחת, מספר הכתובות הדרוש לכם וללא בזבוז משאבים.
שדרו מקצועיות כבר מהיום הראשון
עסק ששולח דוא״ל מ-info@yourcompany.com יוצר רושם שונה מעסק ששולח מ-alex.personal.account@gmail.com. כינויים מאפשרים להגדיר כתובות לפי תפקיד בתוך שניות, גם אם כל הצוות הוא שני אנשים שעובדים מבית קפה.
שלחו מכל כתובת
כינויים אינם מיועדים רק לקבלת הודעות. הפעילו שליחה בשם עבור כינוי כלשהו ותוכלו לכתוב ולהשיב מאותה כתובת. לקוח שולח אל support@yourcompany.com, ואתם משיבים מ-support@yourcompany.com גם כשאתם מחוברים אל alex@yourcompany.com.
ב-Roundcube, Thunderbird, Outlook או Apple Mail פשוט מוסיפים את הכינוי כזהות שולח. ההגדרה אורכת כ-30 שניות.
השתמשו בכינויים בכמה דומיינים
אם החשבון כולל כמה דומיינים, למשל yourcompany.com ו-yourcompany.co.uk, אפשר ליצור כינויים בכל אחד מהם. תיבה בכתובת alex@yourcompany.com יכולה לקבל הודעות שנשלחו אל alex@yourcompany.co.uk, אל info@yourcompany.co.uk או אל כל שילוב אחר.
האפשרות שימושית במיוחד בזמן מעבר בין דומיינים. עוברים מ-oldname.com אל newname.com? הוסיפו את הכתובות הישנות ככינויים, והודעות נכנסות שנשלחות אליהן ימשיכו להגיע בזמן שהלקוחות מעדכנים את פנקסי הכתובות שלהם.
תרחישים מהשטח
אתם עצמאים עם תיבה אחת, jane@janedesign.com. תוכלו להוסיף כינוי לכל פרויקט, למשל project-alpha@janedesign.com ו-project-beta@janedesign.com. כל ההודעות מגיעות למקום אחד, ואפשר לראות לאיזה פרויקט שייכת כל הודעה.
אתם מנהלים עסק קטן עם חמישה חברי צוות. במקום ליצור תיבות נפרדות עבור info@, sales@, billing@ ו-press@, אפשר להקצות אותן ככינויים לאנשים המתאימים. מנהל המשרד מקבל את info@ ואת billing@, ומנהל המכירות מקבל את sales@. זה הכול.
אתם סוכנות שמנהלת דומיינים של לקוחות. לתיבה אחת, ops@agency.com, יכולים להיות כינויים כגון contact@clientA.com ו-hello@clientB.com. כל ההודעות מתנקזות לתיבה נכנסת אחת ומאפשרות להשיב מהר יותר.
איך זה עובד בפועל
הגדרת כינוי דורשת ארבע לחיצות:
- עברו אל תיבות דוא״ל בלוח הבקרה
- לחצו על הגדרות לצד התיבה
- הקלידו את החלק המקומי, כלומר מה שמופיע לפני @, ובחרו דומיין
- לחצו על הוספת כינוי
הכינוי מתחיל לפעול מיד. אין צורך בשינויי DNS, בהמתנה להפצה או בהפעלה מחדש של השרת.
לאחר הגדרת הכינויים אפשר לנהל אותם בכמות גדולה: להפעיל או להשבית קבוצות, להדליק ולכבות הרשאת שליחה בשם ולנקות כינויים ישנים. אם הרשימה מתארכת, אפשר להשתמש בשורת החיפוש ובמסננים לכתובות פעילות, מושבתות ומורשות לשליחה.
כינויים לעומת תיבות דוא״ל נפרדות
שתי האפשרויות אינן זהות, וכדאי לדעת מתי להשתמש בכל אחת.
| כינוי | תיבת דוא״ל נפרדת | |
|---|---|---|
| כניסה משלו | לא, משתמש בפרטי הכניסה של התיבה הראשית | כן |
| תיבה נכנסת נפרדת | לא, חולק את התיבה הנכנסת הראשית | כן |
| מכסת אחסון משלו | לא, חולק את האחסון של התיבה הראשית | כן |
| מסננים עצמאיים | לא, יורש את המסננים של התיבה הראשית | כן |
| עלות | כלול במגבלות המסלול | תופס מקום במכסת התיבות |
השתמשו בכינוי כשהכתובת היא רק דלת כניסה ציבורית שמנתבת הודעות לאדם שכבר יש לו תיבת דוא״ל.
צרו תיבת דוא״ל נפרדת כאשר אדם זקוק לתיבה נכנסת פרטית, לפרטי כניסה משלו או למסננים וכללים משלו, כולל מסנני דוא״ל, מענה אוטומטי בזמן חופשה וכללי Sieve. הוראות מפורטות מופיעות במדריך למסנני דוא״ל ולמענה אוטומטי.
מה קורה אם עוברים למסלול מצומצם יותר?
אם תעברו למסלול עם מגבלת כינויים נמוכה יותר, דבר לא יפסיק לפעול. הכינויים הקיימים ימשיכו לקבל הודעות ועדיין תוכלו לשלוח מהם. פשוט לא תוכלו ליצור כינויים חדשים עד שמספרם יחזור להיות בתוך המגבלה.
איננו מוחקים או משביתים כינויים באופן אוטומטי. זרימת הדוא״ל שלכם נמשכת ללא הפרעה.
מסלולים ומחירים
| מסלול | כינויים לכל תיבת דוא״ל | מחיר |
|---|---|---|
| Nano (חינם) | אין | חינם |
| Starter | עד 30 | $4 לחודש |
| Pro | עד 50 | $10 לחודש |
| Agency | עד 100 | $29 לחודש |
לרוב העסקים הקטנים, 30 כינויים במסלול Starter הם די והותר. אם אתם מנהלים כמה מותגים או דומיינים של לקוחות, מסלולי Pro ו-Agency מאפשרים לכם לצמוח.
לצוותים שמשתמשים באוטומציה
כל יכולות הכינויים זמינות דרך TrekMail REST API ושרת MCP. אפשר ליצור כינויים, להציג אותם, לעדכן ולמחוק אותם באופן תכנותי. האפשרות חשובה כאשר מצרפים לקוחות בכמות גדולה או מנהלים תשתית דוא״ל באמצעות סקריפטים וסוכני AI.
נקודות קצה של API: GET/POST/PATCH/DELETE /api/v1/mailboxes/{id}/aliases
כלי MCP: list_aliases, create_alias, update_alias, delete_alias
כינויי דוא״ל זמינים כעת בכל המסלולים בתשלום. היכנסו ללוח הבקרה, פתחו את ההגדרות של תיבה כלשהי ולשונית הכינויים תחכה לכם שם.
אם עדיין אינכם משתמשים ב-TrekMail, התחילו בtrekmail.net. מסלול Nano ניתן בחינם, והשדרוג ל-Starter כדי להשתמש בכינויים אורך כדקה.
יש שאלות? פנו אלינו בכתובת trekmail.net/support.
