מסנני דואר שעובדים גם כשהמחשב הנייד סגור

במחשב תיבת הדואר הנכנס מסודרת, ובטלפון שורר בלגן. אותה תיבה, אותו חשבון, תוצאה שונה. הסיבה היא שמסנני הדואר שמסדרים את ההודעות מוגדרים בתוכנת המחשב, והטלפון אינו מכיר את הכללים האלה.

זו המגבלה של כללים מקומיים: הם פועלים כשהתוכנה פועלת. סוגרים את המחשב ביום שישי, והמיון עשוי להיעצר עד יום שני. אחר כך דואר של שלושה ימים מתארגן בבת אחת, לפעמים עם התראות על הודעות שכבר קראתם בטלפון שלשום.

מסננים בשרת פועלים בזמן המסירה, לפני שמירת ההודעה בתיקייה שנבחרה. מכשירים שמתחברים אחר כך רואים דואר שכבר מוין. מאחורי המנגנון הזה עומדת Sieve, שפה ותיקה שמתאימה למשימה. התראות ותצוגת תיקיות עדיין תלויות בהגדרות תוכנת הדואר.

מקום הפעולה של המסננים קובע את התוצאה

את ההבדל בהתראות מרגישים ביום־יום. ניוזלטר מגיע, הטלפון רוטט, וארבעים דקות אחר כך תוכנת המחשב מעבירה אותו ללקריאה מאוחר יותר. הכלל עבד, אבל אחרי ההפרעה שרציתם למנוע. מסנן בשרת שומר את ההודעה בתיקייה המתאימה לפני הסנכרון עם הטלפון. את ההתראות של אותה תיקייה יש להגדיר בנפרד.

Sieve בקצרה

ל-Sieve יש תפקיד מוגדר: להחליט מה יקרה להודעה בזמן המסירה. שפת הבסיס מוגדרת בRFC 5228 ותוכננה בכוונה שלא להיות שלמה לפי טיורינג. אין בה לולאות או אפשרות להריץ תוכניות שרירותיות. ההגבלות האלה תורמות לסינון בטוח יותר. ההרחבות הזמינות ויכולותיהן תלויות בשרת; מגבלות שפת הבסיס אינן מתארות בהכרח כל הרחבה.

כך נראה תסריט לדוגמה:

if header :contains "from" "billing@vendor.com" {
    fileinto "Finance/Invoices";
    stop;
}

אין צורך לכתוב אותו בעצמכם. העורך החזותי מייצר Sieve ברקע, וכל מסנן מצטרף לתסריט המסירה. הבנת המנגנון מסבירה למה הבדיקה נעצרת בהוראת עצירה מפורשת, למה העברה משתמשת ב-SMTP ולמה המיון בשרת מופיע במכשירים אחרי הסנכרון. שמירה בתיקייה כשלעצמה אינה עוצרת את הכללים הבאים.

מסננים צריכים תיקיות יעד

צריך מקום לשמור בו את ההודעות. אבל רשימה שטוחה של שלושים תיקיות לא תמיד פותרת את הבלגן; לפעמים היא רק משנה את צורתו.

אפשר לקנן תיקיות בתוך המגבלות של השרת ותוכנת הדואר. העץ נבנה ממבנה IMAP, ולכן אותה היררכיה זמינה בדואר בדפדפן, ב-Outlook, ב-Apple Mail ובטלפון. תיקיית משנה שנוצרת בתוכנה אחת מופיעה באחרות לאחר הסנכרון, ולעיתים נדרש מינוי לתיקייה.

Clients
  Acme
    Invoices
    Contracts
  Globex
    Invoices
Finance
  Receipts
  Tax

שלוש יכולות הופכות את העץ לשימושי:

הרחבה וכיווץ עם העדפות אישיות. בדואר בדפדפן, מצב העץ וצבעי התיקיות של תיבה משותפת נשמרים לכל חבר בנפרד. שני אנשים יכולים לסדר את סרגל הצד בלי להפריע זה לזה, משום שההעדפה שייכת לחבר ולא לתיקייה.

צבעים. הדגישו את ארבע או חמש התיקיות שבהן אתם משתמשים בקביעות, כדי למצוא אותן בלי לקרוא את הרשימה כולה.

חיפוש שמתחשב בהיררכיה. זו היכולת החשובה ביותר. ב-Clients אפשר לחפש רק בתיקייה הזאת, לכלול את כל תיקיות המשנה או לחפש בתיבה כולה. בלי האפשרות השנייה היה צריך לחפש בכל תיקייה תחתונה בנפרד. ראו חיפוש בכמה תיבות דואר יחד להסבר על טווחי החיפוש.

בניית מסננים בעורך החזותי

מסנן מורכב מתנאים ופעולות.

התנאים בודקים שולח, נמען, נושא, גוף הודעה, גודל או שדה כותרת מסוים. ההשוואות כוללות ״מכיל״, ״שווה בדיוק״, ״מתחיל ב״ ו״מסתיים ב״. אפשר לדרוש שכל התנאים יתקיימו או להסתפק באחד מהם.

הפעולות שומרות בתיקייה, מעבירות לכתובת אחרת, מסמנות כנקרא או כחשוב, משליכות ללא התראה או דוחות עם תשובה לשולח.

שתי פעולות מחייבות תשומת לב מיוחדת.

השלכה אינה מודיעה ואינה משאירה עותק בסל המחזור. השרת מקבל את ההודעה אך אינו שומר אותה בתיבה. יומנים טכניים עשויים לתעד את הטיפול, אבל אינם עותק שאפשר לשחזר. תנאי רחב מדי עלול להשמיד דואר נחוץ בלי שתבחינו בכך. עדיף לשמור בתיקייה שאתם פותחים לעיתים רחוקות.

דחייה עשויה לשלוח הודעת כשל לשולח של מעטפת SMTP, שאינו תמיד מי שכתב את ההודעה. אם הכתובת מזויפת, ההודעה עלולה להגיע לאדם לא מעורב. כך נוצרות הודעות החזרה בלתי רצויות, או backscatter. ההתנהגות תלויה במימוש ובשלב הדחייה. דואר חשוד בדרך כלל בטוח יותר בתיקיית דואר הזבל.

העברה באמצעות מסנן משתמשת ב-SMTP, ולכן העותק עלול להיכשל בבדיקות אימות ביעד. SRS עוזר ב-SPF באמצעות שכתוב כתובת המעטפת, אבל צריך לבדוק שהוא חל על הנתיב המסוים. הוא אינו מבטיח הצלחה ב-DMARC או הגעה לתיבת הדואר הנכנס של Gmail. בדקו כותרות ותוצאות אימות כדי לברר למה ההודעה סווגה כדואר זבל.

מסנני הדואר פועלים לפי הסדר

כללים נבדקים מלמעלה למטה. לכן שילוב מסננים עשוי לתת תוצאה שונה מזו שציפיתם לה.

ניקח שני כללים:

1. דואר מ-@acme.com → שמירה ב-Clients/Acme
2. הנושא מכיל invoice → שמירה ב-Finance/Invoices

חשבונית מ-Acme מתאימה קודם לכלל 1 ונשמרת ב-Clients/Acme. אם עצירת הטיפול פעילה בכלל הזה, כלל 2 אינו מתבצע. הסיבה היא העצירה, לא עצם השמירה בתיקייה. לא בהכרח תופיע אזהרה; פשוט לא תמצאו את החשבונית של Acme בתיקייה הכספית.

העיקרון הוא מהמסוים לכללי. כלל לחשבוניות של ספק צריך להופיע מעל הכלל לכל הדואר שלו. אם מסנן אינו פועל, בדקו תחילה את הכללים שמעליו ואת אפשרויות העצירה שלהם. אפשר לשנות את הסדר בגרירה, ולעיתים זה מספיק.

מתי לכתוב Sieve ידנית

העורך החזותי מכסה משימות יומיומיות רבות. לתנאים שאינו יכול לבטא, מסלול Agency מציע עורך קוד Sieve.

השתמשו בו ללוגיקה מקוננת, כמו זה וגם זה אבל לא תנאי אחר, לביטויים רגולריים, לשדות כותרת נוספים או לתסריט שמשלב תשובה אוטומטית, מיון והעברה. השרת צריך לתמוך בהרחבות הדרושות. תסריט טקסט מתאים גם לניהול גרסאות ולשימוש חוזר כתבנית בכמה תיבות.

require ["fileinto", "regex", "imap4flags"];

if allof (
    header :regex "subject" "^\\[TICKET-[0-9]+\\]",
    not header :contains "from" "noreply@"
) {
    setflag "\\Flagged";
    fileinto "Support/Active";
    stop;
}

שימו לב: תסריט המקור והכללים החזותיים שולטים בסינון של אותה תיבה. אל תניחו ששינויים ידניים יומרו בחזרה לכללים חזותיים או יישמרו ביצירה הבאה של התסריט. בחרו דרך ניהול עיקרית לכל תיבה. ראו עורך קוד Sieve.

שיטות שימושיות

מיינו לפי כתובת חלופית, לא לפי שולח. עם כתובת חלופית שונה לכל שירות, למשל newsletters@, receipts@ או shopping@, כלל לפי נמען יכול להחליף כללים רבים לפי שולחים. הוא נשאר שימושי כשהשירות מחליף דומיין שליחה. בדקו איזו כתובת מופיעה בשדה הנמען: עותקים נסתרים וכתובות משוכתבות עשויים לחייב תנאי אחר.

שמרו בתיקייה במקום למחוק. תיקיית הודעות אוטומטיות להתראות, אזהרות וקבלות משאירה את תיבת הדואר הנכנס להתכתבות אישית ושומרת את ההודעות לחיפוש בהמשך. השלכה בזמן המסירה אינה משאירה עותק לשחזור. שמירה בתיקייה משמרת את ההודעה כל עוד אינה נמחקת מסיבה אחרת.

סמנו הודעות דחופות במקום להעביר אותן. מחוץ לתיבת הדואר הנכנס קל יותר לפספס אותן. סמנו כחשובות והשאירו במקום שבו תראו אותן.

כלל כללי אחד בתחתית. מסנן זמני יכול לשמור בתיקיית בדיקה את מה שלא טופל קודם, וכך לחשוף פערים בהגדרות. התחשבו בעצירות של הכללים הקודמים והסירו את מסנן הבדיקה כשהמערך יציב.

אל תבנו מראש את כל ההיררכיה. שלוש רמות תיקיות לדואר שעדיין לא הגיע לעיתים רחוקות מתאימות לשימוש בפועל. צרו תיקייה כשמצטברת קבוצת הודעות.

מגבלות מסנני הדואר

הטבלה משמרת את נתוני המאמר המקורי ואינה מבטיחה מגבלות עדכניות. ההגדרות הנוכחיות אינן מפעילות כללי משתמש רגילים ב-Nano וב-Starter, בעוד שב-Starter יש מכסה נפרדת להעברות. בדקו את יכולות החשבון העדכניות. העברות מוגבלות בנפרד משום שהן שולחות דואר בשמכם וכפופות למדיניות השליחה, ולא רק לאחסון.

שאלות נפוצות

האם מסננים בשרת עובדים עם Outlook ו-Apple Mail?

כן. הם פועלים בזמן המסירה, ותוכנת הדואר רואה תיבה ממוינת לאחר הסנכרון. אין צורך ליצור בה שוב את הכללים, אבל מינויים לתיקיות והתראות מוגדרים בנפרד.

האם צריך ללמוד Sieve?

לא. העורך החזותי מייצר עבורכם את התסריט. Agency מציע עורך קוד למשימות מורכבות יותר.

למה מסנן הפסיק לעבוד?

סיבה נפוצה היא שכלל קודם מתאים להודעה ועוצר את הבדיקה. בדקו סדר ואפשרות עצירה, ואחר כך תנאים, הפעלת הכלל ומצב התסריט הפעיל.

אפשר להפעיל מסננים על הודעות שכבר הגיעו?

המסננים האלה פועלים בזמן המסירה ומטפלים בדואר חדש. לארגון הודעות שכבר נשמרו, השתמשו בחיפוש ובפעולות מרוכזות. Sieve אינו שולל כלים נפרדים לעיבוד חוזר, אבל זו יכולת אחרת.

מה ההבדל בין העברה במסנן להעברה של התיבה?

העברה של התיבה שולחת עותק של כל הדואר הנכנס שעליו חלות ההגדרות. מסנן בוחר הודעות לפי תנאים. יש גם פעולות העברה ששומרות עותק וכאלה שלא. בדקו את הפעולה שבחרתם ואת השילוב עם כללים אחרים.

האם צבעי התיקיות משותפים לצוות?

לא. בדואר בדפדפן, הצבעים ומצב העץ נשמרים לכל חבר בתיבה המשותפת. זה לא אומר שתוכנות אחרות יציגו אותם צבעים.

כמה רמות של תיקיות אפשר לקנן?

אפשר לקנן תיקיות בתוך המגבלות של השרת ותוכנות הדואר. מעבר לשלוש רמות, חיפוש לרוב נוח יותר מניווט. העץ מבוסס על IMAP, אבל התצוגה והמינויים תלויים בתוכנה.

האם כדאי להשליך דואר זבל באמצעות מסנן?

עדיף להימנע. השלכה אינה שומרת את ההודעה בסל המחזור: תנאי רחב מדי יכול להעלים דואר נחוץ ללא התראה. השתמשו בתיקיית דואר הזבל ובדיווח על דואר זבל כדי לשלוח משוב למסווג. העברה רגילה לתיקייה אינה אותה פעולה. ראו שולחים חסומים להסבר על ההבדל.