Одному человеку часто приходится выступать в роли нескольких отправителей. Владелец малого бизнеса пишет потенциальным клиентам с sales@, поставщикам с accounts@, а всем остальным от собственного имени. Консультант, работающий с тремя клиентами, использует три разных домена. Отправка с нескольких адресов из одного ящика избавляет от необходимости проверять три ящика.
Разберём, как работают профили отправителя, чем профиль отличается от псевдонима и какая деталь аутентификации определяет доставку сообщений.
Профили отправителя, псевдонимы и почтовые ящики
Перед настройкой нескольких адресов важно разделить три связанных понятия. Их постоянно путают, хотя от различий зависит нужная вам конфигурация.
Псевдоним представляет собой дополнительный адрес, письма на который доставляются в почтовый ящик. Он нужен для получения.
Профиль отправителя содержит адрес, с которого вам разрешено отправлять, а также отображаемое имя и подпись. Он нужен для отправки.
Почтовый ящик является отдельной учётной записью с собственным хранилищем и входом.
Для отправки с нескольких адресов нужны профили отправителя. Обычно к ним добавляют псевдонимы, чтобы на те же адреса можно было получать письма. Отдельные ящики здесь не нужны, иначе снова придётся проверять несколько мест, от чего вы как раз пытаетесь избавиться.
Что входит в каждый профиль отправителя
Профиль отправителя не ограничивается строкой «От». Дополнительные параметры делают письмо с другого адреса убедительным для получателя, а не похожим на поспешную подмену.
У каждого профиля есть собственное отображаемое имя. Поэтому письмо с accounts@ может выглядеть как сообщение финансового отдела, а не конкретного человека. У каждого также может быть отдельная подпись, и именно её читает получатель. Консультанту, который пишет трём клиентам, нужны три набора контактных данных, а не один универсальный блок.
Особенно важно правильно настроить ответы. Если письмо пришло на один из ваших адресов, ответ должен уйти с него же, а не с адреса по умолчанию. Иначе контрагент получит сообщение не от того адреса, на который писал, а его записи постепенно разойдутся с реальностью. Автоматический выбор профиля по адресу получателя решает проблему без ручного переключения при каждом ответе.
Аутентификация отправки
Именно здесь настройка нескольких адресов чаще всего ломается, причём незаметно.
Отправлять с адреса домена, который размещён у нас, просто. Домен уже авторизовал наши серверы, поэтому параметры аутентификации согласованы и никаких дополнительных действий не требуется. С адресом домена, который у нас не размещён, ситуация совершенно иная.
Если указать в профиле you@someoneelsesdomain.com и отправлять через наши серверы, принимающая сторона увидит письмо от имени домена, который никогда не разрешал этим серверам отправку. Такое сообщение не пройдёт SPF, вероятно нарушит согласование DMARC и попадёт в спам либо будет сразу отклонено. При этом со стороны отправителя всё будет выглядеть совершенно нормально.
Есть два правильных решения. Можно подключить этот ящик как внешнюю учётную запись. Тогда ответы отправляются через его собственного провайдера с его аутентификацией, как описано в статье про чтение почты, которую мы не размещаем. Другой вариант состоит в полноценном добавлении домена к нам и разрешении отправки через DNS. Просто вписать адрес в профиль и надеяться на лучшее не сработает.
Когда лучше псевдоним, а когда профиль отправителя
При отправке с нескольких адресов оба обычно используются вместе, но конкретная задача определяет нужный акцент.
Если люди пишут на адрес, а вы отвечаете, нужны оба элемента: псевдоним для получения и профиль для ответа. Это самый распространённый случай с адресами info@, support@ и bookings@.
Если вы только начинаете переписку, достаточно одного профиля отправителя. Адресу, используемому исключительно для исходящих уведомлений, необязательно принимать почту. Однако обычно лучше разрешить получение, поскольку люди отвечают независимо от ваших планов.
Если письма приходят, но вы никогда не отвечаете, достаточно псевдонима. Неиспользуемый профиль отправителя лишь загромождает настройки.
На один ящик доступно 30 псевдонимов в Starter, 50 в Pro и 100 в Agency. В бесплатном тарифе их нет. Поэтому полноценная отправка с нескольких адресов начинается с первого платного уровня.
Когда этот инструмент не подходит
Есть две ситуации, в которых несколько профилей отправителя кажутся решением, хотя на самом деле им не являются.
Адрес нужен нескольким людям. Если на support@ отвечают три коллеги, отдельный профиль у каждого приведёт к тому, что три человека пишут с одного адреса, но общей истории ответов нет. Правильная схема состоит в общем почтовом ящике, где вся переписка хранится вместе.
Адреса относятся к действительно разным ролям. Если консультационная работа и дополнительный бизнес имеют разные обязательства, документы и, возможно, в будущем разных владельцев, отдельные ящики будут понятнее, несмотря на необходимость проверять ещё одно место. Профили нужны одному человеку в нескольких ролях, а не двум компаниям на одной вешалке.
Что видит получатель
Отображаемое имя часто важнее самого адреса, поскольку большинство почтовых программ показывает имя, а адрес скрывает за ним.
Поэтому ответ из профиля с неправильным отображаемым именем выглядит неверно, даже когда адрес выбран правильно. В цепочке писем предыдущие сообщения внезапно начинают казаться отправленными другим человеком. Осознанно указать имя в каждом профиле можно за две секунды, зато это предотвращает целый класс мелкой путаницы.
Практическая настройка
При первой настройке отправки с нескольких адресов обычно возникают несколько вопросов.
- Осознанно выберите профиль по умолчанию. При создании нового сообщения должен выбираться адрес, которым вы пользуетесь чаще всего. Ошибки обычно возникают в новых письмах, а не в ответах.
- Проверьте отображаемое имя каждого профиля. Личное имя на адресе
noreply@представляет собой ту мелкую непоследовательность, которую получатели замечают. - Один раз проверьте каждый профиль. Отправьте письмо на внешний адрес, убедитесь в доставке и просмотрите заголовки. Особенно важно сделать это для доменов, которые размещены не у нас.
- Сопоставьте подписи с профилями, а не используйте одну для всех. Именно соответствие подписи профилю создаёт разницу между деловым сообщением и письмом человека, который импровизирует.
Если весь домен должен иметь единое фирменное оформление независимо от отправителя, настройте централизованную подпись домена, а не полагайтесь на каждого пользователя. Подробнее об этом рассказано в статье про подписи для домена.
