Quando trabalha durante algum tempo com mais de uma organização, acaba por ter várias caixas postais, raramente na mesma plataforma. Uma conta Gmail fornecida por um cliente, um endereço Microsoft 365 associado a um contrato, um endereço antigo num alojamento que ninguém se lembra de ter escolhido e o seu próprio domínio. Reunir quatro provedores numa só caixa de entrada evita ter de consultar quatro lugares diferentes.
Isso é possível por meio de contas externas: caixas postais alojadas noutros serviços são ligadas por IMAP, e as respetivas mensagens aparecem ao lado das suas. Esta página explica o que essa ligação oferece de facto, o que não consegue resolver e os limites de cada plano que determinam quantas contas pode ligar.
Como funciona uma caixa de entrada com quatro provedores
Fornece-nos os dados de ligação de uma caixa postal alojada noutro serviço, e nós ligamo-nos a ela como faria qualquer cliente de e-mail. As pastas e mensagens dessa conta passam a aparecer na mesma interface do correio alojado connosco.
O ponto essencial é o que acontece quando responde. Uma mensagem enviada por uma conta ligada sai pelo próprio provedor dessa conta e usa as credenciais de envio correspondentes. Não passa pelos nossos servidores como se fôssemos esse provedor. Assim, SPF, DKIM e DMARC permanecem alinhados, o que pode determinar se a resposta chega ao destino ou acaba no spam por a autenticação não corresponder ao endereço.
A deteção automática trata da maior parte da configuração, pois o IMAP é o mesmo protocolo em todos os serviços. Com um endereço e uma palavra-passe, os provedores mais comuns são reconhecidos e configurados sem que tenha de procurar nomes de servidores. Os restantes podem ser configurados manualmente.
As vantagens concretas
O benefício de reunir quatro provedores numa caixa de entrada é mais modesto do que a expressão sugere, mas também mais útil do que parece.
Um único lugar para consultar. É a vantagem mais evidente. A consulta da manhã passa a ser feita numa só janela, em vez de quatro separadores, três dos quais acabam esquecidos num dia mais atribulado.
Pesquisa em todas as contas. Na prática, esta é a maior vantagem. Encontrar a mensagem em que algo ficou acordado sem ter primeiro de se lembrar da conta que a recebeu poupa tempo de verdade.
Um único conjunto de filtros. As regras são aplicadas a todas as contas ligadas, em vez de terem de ser configuradas separadamente na interface de cada provedor, todas com recursos diferentes e nenhuma particularmente agradável.
Um único segundo fator. Autentica-se no nosso serviço, e as contas ligadas ficam sob a nossa gestão. Isso traz comodidade, mas também exige ponderação, como explicamos mais abaixo.
O que continua a depender do provedor remoto
É importante deixar este ponto claro para evitar a desilusão mais comum: esperar que uma conta ligada se comporte como uma caixa alojada connosco.
As regras do provedor remoto continuam a aplicar-se. Se o armazenamento estiver cheio, as mensagens são devolvidas lá, e nada do nosso lado altera isso. Se o provedor limitar as ligações IMAP, a sincronização será mais lenta. Se impuser um limite de envio, as suas respostas ficam sujeitas a esse limite. Uma caixa de entrada unificada muda o lugar onde lê e escreve, não quem gere a caixa postal.
Alguns provedores também exigem uma palavra-passe específica para aplicações em vez da palavra-passe habitual, sobretudo quando a autenticação de dois fatores está ativa. Outros bloqueiam totalmente o IMAP nos planos mais baratos. Neste último caso, não há como contornar a restrição, pois não existe um serviço ao qual ligar.
Também convém entender como funciona a eliminação antes de depender desta configuração. Apagar uma mensagem de uma conta ligada também a apaga no provedor, porque está a operar diretamente sobre a caixa postal remota, e não sobre uma cópia. Normalmente é exatamente isso que se pretende, mas por vezes apanha alguém de surpresa.
Os limites de cada plano
O número de contas externas é limitado por plano, e esses valores determinam, antes de qualquer outro fator, se esta configuração serve para si.
| Plano | Contas externas |
|---|---|
| Free | 0 |
| Starter | 5 |
| Pro | 10 |
| Agency | 30 |
Cinco são suficientes, com folga, para a maioria das pessoas. Dez servem a quem gere várias relações com clientes. Trinta destinam-se a profissionais cujo trabalho passa pelo correio eletrónico de terceiros, como um assistente que acompanha vários executivos ou uma agência que consulta endereços partilhados de diversos clientes.
O plano gratuito não permite contas externas, algo importante se pensava usá-lo como agregador. Ele recebe mensagens nos próprios domínios, mas não se liga a outras contas.
A questão das credenciais
Reunir quatro provedores numa caixa de entrada significa confiar-nos credenciais capazes de ler essas caixas postais. Seria pouco honesto ignorar esse facto.
No caso das suas próprias contas, trata-se da mesma confiança que já deposita em nós ao alojar aqui o correio. Para contas que pertencem a terceiros, como a caixa de um cliente ou empregador, a questão é diferente. Regra geral, deve pedir autorização em vez de presumir que a tem. Algumas organizações proíbem expressamente esta prática, e descobrir isso mais tarde pode ser bastante desagradável.
Sempre que possível, use uma palavra-passe específica para aplicações em vez da palavra-passe principal da conta. Pode revogá-la de forma independente, ela não dá acesso a outros serviços e permite ao proprietário retirar a autorização sem alterar a palavra-passe em todo o lado. É uma boa prática em geral e ainda mais importante neste contexto.
Quando é melhor migrar
Ligar uma conta nem sempre é a melhor solução. Para uma caixa que pretende manter por tempo indeterminado, normalmente não é.
Se a conta é realmente sua e continua a pagá-la noutro serviço, transferir as mensagens e encerrar a conta antiga é mais simples, rápido e económico do que manter a ligação para sempre. A caixa de entrada unificada é indicada para caixas que não pode ou não deve transferir, como um endereço de cliente, uma conta do empregador ou uma caixa associada a um serviço que não controla.
A distinção está na propriedade, não na conveniência. Se puder encerrar a conta, encerre-a e leve consigo o histórico. É para isso que serve a migração. Se não puder encerrá-la, ligue-a.
Uma solução intermédia sensata é ligar primeiro e migrar mais tarde. A ligação não tem custo, permite perceber rapidamente se a conta é importante o suficiente para ser consolidada e ajuda a tomar a decisão com base na experiência, em vez de antecipadamente.
Uma configuração bem pensada
Alguns cuidados práticos surgem repetidamente quando alguém reúne quatro provedores numa única caixa de entrada.
- Ligue primeiro a conta mais movimentada e use-a durante uma semana antes de adicionar as restantes. Se houver algum aspeto da configuração que não lhe agrade, é melhor descobri-lo uma única vez.
- Confirme o endereço de resposta na primeira mensagem enviada por cada conta ligada. Responder com a identidade errada é o erro mais comum, e o destinatário consegue vê-lo.
- Conte com alguma demora na primeira sincronização de uma caixa volumosa. São anos de mensagens transferidos por IMAP, e é o provedor remoto que determina a velocidade.
- Esteja atento à exigência de palavras-passe de aplicação. Quando uma ligação autentica e depois deixa de funcionar, esta é quase sempre a causa.
Se as contas que pretende reunir são usadas em conjunto com colegas, e não contas pessoais, uma caixa postal partilhada costuma ser uma solução melhor do que várias pessoas ligarem a mesma conta remota com as mesmas credenciais.
