Una misma persona suele necesitar presentarse como varios remitentes. El propietario de una pequeña empresa escribe como sales@ a los posibles clientes, como accounts@ a los proveedores y con su propio nombre al resto. Un consultor que trabaja con tres clientes escribe desde tres dominios distintos. Poder enviar desde varias direcciones con un solo buzón evita tener que consultar tres buzones.
En esta página explicamos cómo funcionan las identidades, la diferencia entre una identidad y un alias y qué aspecto de la autenticación determina si los mensajes llegan.
Identidades, alias y buzones
Antes de enviar desde varias direcciones, conviene separar tres conceptos relacionados que se confunden constantemente. La diferencia determina qué necesitas realmente.
Un alias es una dirección adicional que entrega los mensajes en un buzón. Se ocupa de la recepción.
Una identidad es una dirección remitente que tienes permiso para utilizar, junto con su nombre visible y su firma. Se ocupa del envío.
Un buzón es una cuenta con almacenamiento y credenciales de acceso propios.
Para enviar desde varias direcciones necesitas identidades, normalmente acompañadas de alias para que esas mismas direcciones también reciban mensajes. No necesitas buzones separados, porque volverías a tener varios lugares que revisar, precisamente el problema que intentabas resolver.
Todo lo que contiene una identidad
Una identidad es más que la línea De. Sus elementos adicionales hacen que enviar desde varias direcciones resulte coherente para quien recibe el mensaje y no parezca improvisado.
Cada identidad tiene su propio nombre visible. Así, un mensaje de accounts@ puede aparecer como enviado por el departamento de administración y no con tu nombre personal. También puede tener una firma propia. Es la parte que los destinatarios realmente leen: un consultor que escribe para tres clientes necesita tres conjuntos de datos de contacto, no un bloque genérico.
Las respuestas merecen especial atención. Cuando un mensaje llega a una de tus direcciones, la respuesta debe salir desde esa misma dirección y no desde la predeterminada. De lo contrario, la otra parte acaba registrando una dirección distinta de aquella a la que escribió. Configurar la selección automática de la identidad según la dirección receptora resuelve el problema sin tener que pensarlo cada vez.
La parte de autenticación
Es aquí donde suele fallar el envío desde varias direcciones, y el fallo no siempre resulta visible.
Enviar desde una dirección de un dominio alojado aquí es sencillo: la autenticación ya está alineada y no hace falta nada más. Enviar desde una dirección de un dominio que no alojamos es una situación completamente distinta.
Si configuras la identidad you@someoneelsesdomain.com y envías el mensaje a través de nuestros servidores, el servidor receptor ve un mensaje que afirma proceder de ese dominio, pero llega desde un servidor al que el dominio nunca autorizó. Fallará SPF, probablemente también la alineación DMARC, y el mensaje terminará en spam o será rechazado. Desde tu lado parecerá que se ha enviado sin problemas.
Hay dos formas correctas de resolverlo. Puedes conectar ese buzón como cuenta externa para que las respuestas salgan mediante su proveedor y con su propia autenticación, como explicamos en cómo leer correo que no alojas. También puedes añadir correctamente el dominio aquí y autorizar nuestros envíos en su DNS. Lo que no funciona es escribir la dirección en una identidad y confiar en que llegue.
Cuándo conviene un alias y cuándo una identidad
Normalmente se configuran juntos al enviar desde varias direcciones, aunque cada caso pone el énfasis en uno de ellos.
Si otras personas escriben a la dirección y tú respondes, necesitas ambos: el alias para recibir y la identidad para responder. Es el caso habitual de info@, support@ y bookings@.
Si solo inicias conversaciones, basta una identidad. Una dirección utilizada exclusivamente para avisos salientes no necesita recibir, aunque suele ser prudente permitirlo porque las respuestas aparecen aunque no las hayas previsto.
Si recibes mensajes y nunca respondes, basta un alias. Añadir una identidad que no utilizarás solo crea desorden.
Starter permite 30 alias por buzón, Pro 50 y Agency 100. El plan gratuito no incluye ninguno, así que el uso serio de varias direcciones remitentes comienza en el primer nivel de pago.
Cuándo no es la herramienta adecuada
Hay dos situaciones en las que enviar desde varias direcciones parece la solución, pero no lo es.
Cuando varias personas necesitan la dirección. Si tres compañeros responden desde support@, dar la misma identidad a cada uno produce tres personas enviando con la misma dirección y sin un registro común de lo contestado. Un buzón compartido conserva el historial en un solo lugar y es la solución correcta.
Cuando las direcciones corresponden a funciones realmente independientes. Si tu consultoría y tu negocio paralelo tienen obligaciones y registros distintos, y quizá futuros propietarios diferentes, los buzones separados resultan más claros aunque haya que revisar un lugar adicional. Las identidades sirven para una persona con varias funciones, no para dos empresas que comparten perchero.
Qué ve el destinatario
El nombre visible suele tener más peso que la propia dirección, porque la mayoría de los clientes de correo lo muestran y ocultan la dirección detrás.
Por eso, una respuesta desde una identidad con un nombre visible incorrecto parece errónea aunque la dirección sea correcta. También altera la conversación agrupada del destinatario, donde los mensajes anteriores parecen proceder de otra persona. Elegir con cuidado el nombre de cada identidad lleva dos segundos y evita muchas pequeñas confusiones.
Configuración práctica
Hay varios aspectos que aparecen al configurar por primera vez el envío desde varias direcciones.
- Elige conscientemente la identidad predeterminada. La identidad seleccionada al redactar un mensaje nuevo debe ser la que más utilizas, porque los errores suelen ocurrir en los mensajes que inicias y no en las respuestas.
- Comprueba el nombre visible de cada identidad. Mostrar tu nombre personal en una dirección
noreply@es una de esas pequeñas incoherencias que los destinatarios perciben. - Prueba cada identidad una vez. Envía un mensaje a una dirección externa, confirma que llega y revisa las cabeceras, sobre todo si el dominio no está alojado aquí.
- Asocia las firmas con sus identidades en lugar de utilizar una para todo. Esa diferencia hace que parezca un mensaje de empresa y no el de una persona improvisando.
Si todo un dominio debe utilizar la misma imagen de marca independientemente de quién envíe, una firma por dominio la aplica de forma centralizada, sin depender de que cada persona configure la suya. Lo explicamos en las firmas por dominio.
