Una stessa persona ha spesso bisogno di presentarsi come mittenti diversi. Il titolare di una piccola impresa usa sales@ con i potenziali clienti, accounts@ con i fornitori e il proprio nome con tutti gli altri. Un consulente che lavora per tre clienti scrive da tre domini diversi. Poter inviare da più indirizzi usando una sola casella evita di dover controllare tre caselle separate.
Questo articolo spiega come funzionano le identità, la differenza tra un'identità e un alias e il dettaglio di autenticazione che determina se i messaggi arriveranno a destinazione.
Identità, alias e caselle
Prima di inviare da più indirizzi è necessario distinguere tre elementi collegati. Vengono confusi continuamente e la differenza determina ciò che serve davvero.
Un alias è un indirizzo aggiuntivo che consegna i messaggi in una casella. Gestisce la ricezione.
Un'identità è un indirizzo nel campo Da che sei autorizzato a usare per l'invio, insieme al nome visualizzato e alla firma. Gestisce l'invio.
Una casella è un account dotato di spazio e credenziali di accesso propri.
Per inviare da più indirizzi servono le identità, di solito abbinate agli alias in modo che gli stessi indirizzi possano anche ricevere. Non servono caselle distinte, perché ricreerebbero il problema dei diversi luoghi da controllare.
Cosa contiene ogni identità
Un'identità è più di una riga Da. Sono gli altri elementi a rendere credibile agli occhi dei destinatari l'invio da più indirizzi, evitando che sembri un'improvvisazione.
Ogni identità ha il proprio nome visualizzato, quindi la posta inviata da accounts@ può apparire come proveniente dall'amministrazione anziché dal tuo nome personale. Ciascuna può anche avere una firma diversa, cioè la parte che i destinatari leggono davvero. Un consulente che scrive a tre clienti vuole tre serie di recapiti, non un blocco generico.
Le risposte sono il dettaglio da configurare con cura. Quando un messaggio arriva a uno dei tuoi indirizzi, la risposta deve partire dallo stesso indirizzo anziché da quello predefinito. In caso contrario, l'interlocutore riceve un indirizzo diverso da quello a cui aveva scritto e i suoi registri smettono di coincidere. Impostare la selezione automatica dell'identità in base all'indirizzo destinatario risolve il problema senza richiedere una scelta ogni volta.
La parte relativa all'autenticazione
È qui che il tentativo di inviare da più indirizzi va storto, e il problema non lascia segnali evidenti.
Inviare da un indirizzo su un dominio ospitato qui è semplice. L'autenticazione è già allineata e non serve altro. Inviare da un indirizzo su un dominio che non ospitiamo è invece una situazione completamente diversa.
Se imposti un'identità come you@someoneelsesdomain.com e invii tramite i nostri server, il server destinatario vede un messaggio che dichiara di provenire da quel dominio ma parte da un server mai autorizzato dal dominio. Il messaggio non supera SPF, probabilmente non supera neppure l'allineamento DMARC e finisce nello spam o viene respinto. Dal tuo punto di vista, l'invio sembrerà perfettamente riuscito.
Esistono due modi corretti per gestire il caso. Puoi collegare la casella come account esterno, così le risposte partono dal suo fornitore con la relativa autenticazione, come descritto in leggere la posta che non ospiti. In alternativa, puoi aggiungere correttamente il dominio qui e autorizzare i nostri server nel suo DNS. Inserire semplicemente l'indirizzo in un'identità e sperare non funziona.
Quando preferire alias o identità
I due elementi vengono solitamente configurati insieme quando si invia da più indirizzi, ma la necessità cambia a seconda del caso.
Se le persone scrivono a un indirizzo e tu rispondi, servono entrambi: l'alias per ricevere e l'identità per rispondere dallo stesso indirizzo. È il caso più comune, come info@, support@ e bookings@.
Se inizi soltanto le conversazioni, è sufficiente un'identità. Un indirizzo usato esclusivamente per notifiche in uscita non deve necessariamente ricevere, anche se di solito è prudente consentirlo. Le persone rispondono anche quando non era previsto.
Se i messaggi arrivano e non rispondi mai, basta un alias. Aggiungere un'identità che non verrà mai usata crea soltanto disordine.
Starter permette 30 alias per casella, Pro ne permette 50 e Agency 100. Il piano gratuito non ne include nessuno. La possibilità di inviare seriamente da più indirizzi inizia quindi dal primo livello a pagamento.
Quando non è lo strumento giusto
Esistono due situazioni in cui inviare da più indirizzi sembra la risposta corretta, ma non lo è.
Quando più persone devono usare l'indirizzo. Se tre colleghi rispondono a support@, assegnare a ciascuno un'identità significa avere tre persone che inviano dallo stesso indirizzo senza uno storico condiviso delle risposte. Una casella condivisa conserva lo storico in un solo posto ed è la configurazione corretta.
Quando gli indirizzi rappresentano ruoli davvero separati. Se l'attività di consulenza e quella secondaria hanno obblighi, registri e, in futuro, forse proprietari diversi, le caselle separate sono più ordinate malgrado il controllo aggiuntivo. Le identità servono a una persona che ricopre più ruoli, non a due aziende che condividono un appendiabiti.
Cosa vede il destinatario
Il nome visualizzato ha più peso dell'indirizzo stesso, perché la maggior parte dei client di posta lo mostra nascondendo l'indirizzo.
Una risposta proveniente da un'identità con il nome visualizzato sbagliato sembra quindi errata anche quando l'indirizzo è giusto. Sembra errata anche nella conversazione del destinatario, dove i messaggi precedenti appaiono improvvisamente inviati da un'altra persona. Impostare con cura il nome visualizzato di ogni identità richiede due secondi ed evita una categoria di piccole confusioni.
Configurazione pratica
Alcuni punti ricorrono quando si configura per la prima volta l'invio da più indirizzi.
- Scegli consapevolmente l'identità predefinita. L'identità selezionata quando componi un nuovo messaggio deve essere quella che usi di più, perché gli errori avvengono nei messaggi che inizi, non nelle risposte.
- Controlla il nome visualizzato di ciascuna. Un'identità che mostra il tuo nome personale su un indirizzo
noreply@è una piccola incoerenza che i destinatari notano. - Prova ogni identità una volta. Invia a un indirizzo esterno, controlla che il messaggio sia arrivato ed esamina le intestazioni, soprattutto per i domini che non sono ospitati qui.
- Associa le firme alle identità anziché usarne una per tutto. È la differenza tra apparire come un'azienda e sembrare una persona che improvvisa.
Quando un intero dominio deve presentare un marchio coerente indipendentemente dal mittente, una firma per dominio lo gestisce centralmente senza dipendere dalla configurazione di ogni persona. La procedura è spiegata in firme per dominio.
