E-Mail-Filter, die auch bei geschlossenem Laptop arbeiten

Am Computer ist Ihr Posteingang aufgeräumt, auf dem Smartphone herrscht Chaos. Postfach und Konto sind dieselben. Der Unterschied: Die E-Mail-Filter, die für Ordnung sorgen, sind im Desktopprogramm eingerichtet. Ihr Smartphone weiß nichts davon.

So funktionieren lokale Regeln: Sie laufen, solange das Programm läuft. Schließen Sie den Laptop am Freitag, bleibt die Sortierung bis Montag liegen. Dann werden Nachrichten aus drei Tagen auf einmal umsortiert, manchmal mit Benachrichtigungen für E-Mails, die Sie vorgestern am Smartphone gelesen haben.

Serverseitige Filter laufen bei der Zustellung, bevor die Nachricht im ausgewählten Ordner gespeichert wird. Geräte, die sich anschließend verbinden, finden bereits sortierte Post vor. Dahinter steckt Sieve, eine bewährte Sprache für genau diese Aufgabe. Benachrichtigungen und Ordneranzeige hängen weiterhin von den Einstellungen des Mailprogramms ab.

Der Ausführungsort Ihrer E-Mail-Filter bestimmt das Ergebnis

Den Unterschied bei Benachrichtigungen spüren Sie täglich. Ein Newsletter trifft ein, das Smartphone vibriert, und vierzig Minuten später verschiebt das Desktopprogramm ihn nach Später lesen. Die Regel hat funktioniert, aber erst nach der Unterbrechung, die sie verhindern sollte. Ein serverseitiger Filter ordnet die Nachricht vor der Synchronisierung mit dem Smartphone ein. Benachrichtigungen für diesen Ordner stellen Sie separat ein.

Sieve in Kürze

Sieve hat eine bestimmte Aufgabe: festlegen, was bei der Zustellung mit einer Nachricht passiert. Die Basissprache ist in RFC 5228 definiert und bewusst nicht Turing-vollständig. Sie kennt keine Schleifen und kann keine beliebigen Programme ausführen. Diese Einschränkungen tragen zu sicherer Filterung bei. Welche Erweiterungen mit welchen Fähigkeiten verfügbar sind, hängt vom Server ab. Die Grenzen der Basissprache beschreiben nicht zwangsläufig jede Erweiterung.

Ein Skript sieht beispielsweise so aus:

if header :contains "from" "billing@vendor.com" {
    fileinto "Finance/Invoices";
    stop;
}

Sie müssen es nicht selbst schreiben. Der visuelle Editor erzeugt Sieve im Hintergrund; jeder Filter wird Teil des Zustellungsskripts. Das erklärt, weshalb die Auswertung bei einem ausdrücklichen Stopp endet, Weiterleitungen über SMTP laufen und die serverseitige Sortierung nach der Synchronisierung auf den Geräten sichtbar ist. Das Ablegen in einem Ordner allein beendet nachfolgende Regeln nicht.

Filter brauchen Zielordner

Filter müssen Nachrichten irgendwo ablegen. Eine flache Liste aus dreißig Ordnern löst das Durcheinander nicht immer, sondern schafft manchmal nur eine andere Form davon.

Ordner lassen sich innerhalb der Grenzen von Server und Mailprogramm verschachteln. Der Baum wird aus der IMAP-Struktur aufgebaut. Dieselbe Hierarchie ist daher in Webmail, Outlook, Apple Mail und auf dem Smartphone verfügbar. Ein neu angelegter Unterordner erscheint nach der Synchronisierung auch in anderen Programmen, gegebenenfalls abhängig von den Ordnerabonnements.

Clients
  Acme
    Invoices
    Contracts
  Globex
    Invoices
Finance
  Receipts
  Tax

Drei Funktionen machen den Baum praktisch nutzbar:

Ein- und Ausklappen mit persönlichen Einstellungen. In Webmail werden der Klappzustand und die Ordnerfarben eines geteilten Postfachs pro Mitglied gespeichert. Zwei Personen können die Seitenleiste unabhängig gestalten, weil die Einstellung zum Mitglied gehört, nicht zum Ordner.

Farben. Heben Sie die vier oder fünf regelmäßig verwendeten Ordner hervor. So finden Sie sie, ohne die gesamte Liste zu lesen.

Suche mit Unterordnern. Das ist die wichtigste Funktion. In Clients können Sie nur diesen Ordner, ihn samt Unterordnern oder das gesamte Postfach durchsuchen. Ohne die mittlere Möglichkeit müssten Sie jeden untersten Ordner einzeln prüfen. Die Suchbereiche erklärt der Beitrag zur Suche in mehreren Postfächern gleichzeitig.

E-Mail-Filter im visuellen Editor erstellen

Ein Filter besteht aus Bedingungen und Aktionen.

Bedingungen prüfen Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichtentext, Größe oder ein bestimmtes Kopfzeilenfeld. Vergleiche umfassen „enthält“, „ist genau“, „beginnt mit“ und „endet mit“. Mehrere Bedingungen lassen sich so verknüpfen, dass alle oder mindestens eine zutreffen müssen.

Aktionen legen Nachrichten in einem Ordner ab, leiten sie weiter, markieren sie als gelesen oder wichtig, verwerfen sie ohne Meldung oder weisen sie mit einer Antwort an den Absender zurück.

Bei zwei Aktionen ist besondere Vorsicht nötig.

Verwerfen erfolgt ohne Benachrichtigung und ohne Kopie im Papierkorb. Der Server nimmt die Nachricht an, speichert sie aber nicht im Postfach. Technische Protokolle können die Verarbeitung dokumentieren, sind jedoch keine wiederherstellbare Kopie. Eine zu weit gefasste Bedingung kann unbemerkt wichtige Post vernichten. Legen Sie solche Nachrichten besser in einem selten geöffneten Ordner ab.

Zurückweisen kann eine Fehlermeldung an den SMTP-Umschlagabsender senden, der nicht immer mit dem Verfasser übereinstimmt. Bei einer gefälschten Adresse kann die Meldung einen unbeteiligten Dritten erreichen. Dadurch entstehen unerwünschte Rückläufer, sogenannter Backscatter. Das Verhalten hängt von Umsetzung und Zeitpunkt der Zurückweisung ab. Verdächtige Post ist im Spamordner meist sicherer aufgehoben.

Weiterleitung durch einen Filter erfolgt über SMTP. Die Kopie kann deshalb beim Empfänger an Authentifizierungsprüfungen scheitern. SRS hilft bei SPF, indem es die Umschlagadresse umschreibt. Prüfen Sie aber, ob es auf dem jeweiligen Zustellweg angewendet wird. Es garantiert weder eine erfolgreiche DMARC-Prüfung noch die Zustellung in den Gmail-Posteingang. Untersuchen Sie Kopfzeilen und Prüfergebnisse, um die Ursache einer Spameinstufung zu finden.

E-Mail-Filter werden der Reihe nach ausgeführt

Regeln werden von oben nach unten ausgewertet. Deshalb kann ein Filtersatz ein anderes Ergebnis liefern als erwartet.

Nehmen wir zwei Regeln:

1. Post von @acme.com → ablegen in Clients/Acme
2. Der Betreff enthält invoice → ablegen in Finance/Invoices

Eine Rechnung von Acme trifft zuerst auf Regel 1 zu und landet in Clients/Acme. Ist dort der Verarbeitungsstopp aktiviert, wird Regel 2 nicht mehr ausgeführt. Entscheidend ist der Stopp, nicht das Ablegen im Ordner. Eine Warnung muss es nicht geben: Die Acme-Rechnung fehlt einfach im Finanzordner.

Als Grundsatz gilt: spezifische Regeln vor allgemeinen. Die Regel für Rechnungen eines Lieferanten gehört über die Regel für seine gesamte Post. Wenn ein Filter nicht mehr greift, prüfen Sie zuerst die darüberliegenden Regeln und deren Stoppoptionen. Sie können die Reihenfolge per Ziehen ändern; oft reicht das bereits.

Wann sich eigener Sieve-Code lohnt

Der visuelle Editor deckt viele Alltagsaufgaben ab. Für Bedingungen, die er nicht ausdrücken kann, gibt es im Agency-Tarif einen Sieve-Codeeditor.

Er eignet sich für verschachtelte Logik, etwa dies UND das, aber NICHT jenes, für reguläre Ausdrücke, zusätzliche Kopfzeilen oder ein Skript, das Abwesenheitsantwort, Sortierung und Weiterleitung verbindet. Der Server muss die erforderlichen Erweiterungen unterstützen. Ein Textskript lässt sich außerdem versionieren und als Vorlage für mehrere Postfächer verwenden.

require ["fileinto", "regex", "imap4flags"];

if allof (
    header :regex "subject" "^\\[TICKET-[0-9]+\\]",
    not header :contains "from" "noreply@"
) {
    setflag "\\Flagged";
    fileinto "Support/Active";
    stop;
}

Ein wichtiger Hinweis: Quellskript und visuelle Regeln steuern die Filterung desselben Postfachs. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass manuelle Änderungen wieder in visuelle Regeln übersetzt werden oder bei der nächsten Skripterzeugung erhalten bleiben. Wählen Sie pro Postfach eine vorrangige Verwaltungsart. Näheres finden Sie zum Sieve-Codeeditor.

Nützliche Vorgehensweisen

Nach Alias sortieren, nicht nach Absender. Verwenden Sie für jeden Dienst einen eigenen Alias, etwa newsletters@, receipts@ oder shopping@. Dann kann eine Empfängerregel viele Absenderregeln ersetzen und bleibt nützlich, wenn der Dienst seine Versanddomain ändert. Prüfen Sie die Adresse im Empfängerfeld: Blindkopien und umgeschriebene Adressen können eine andere Bedingung erfordern.

Ablegen statt löschen. Ein Ordner Automatische Nachrichten für Meldungen, Warnungen und Belege hält den Posteingang für persönliche Korrespondenz frei und bewahrt die Post für spätere Suchen. Verwerfen bei der Zustellung hinterlässt keine wiederherstellbare Kopie. Ablegen erhält die Nachricht, solange sie nicht anderweitig gelöscht wird.

Dringendes markieren statt verschieben. Außerhalb des Posteingangs wird eine Nachricht leichter übersehen. Markieren Sie sie als wichtig und lassen Sie sie dort, wo sie sichtbar bleibt.

Eine allgemeine Regel ganz unten. Ein vorübergehender Filter kann alles noch nicht Behandelte in einen Prüfungsordner einsortieren. So erkennen Sie Lücken. Berücksichtigen Sie die Stopps vorheriger Regeln und entfernen Sie den Kontrollfilter, sobald der Filtersatz stabil ist.

Die Hierarchie nicht im Voraus bauen. Drei Ordnerebenen für noch nicht eingetroffene Post passen selten zum späteren Bedarf. Legen Sie einen Ordner an, wenn sich eine eigene Nachrichtengruppe bildet.

Grenzen der E-Mail-Filter

Diese Tabelle bewahrt die Angaben der ursprünglichen Fassung und garantiert keine aktuellen Limits. Die derzeitige Konfiguration erlaubt auf Nano und Starter keine gewöhnlichen Benutzerregeln; Starter hat jedoch ein separates Weiterleitungslimit. Prüfen Sie die aktuellen Möglichkeiten Ihres Kontos. Weiterleitungen sind gesondert begrenzt, weil sie in Ihrem Namen Post versenden und unter die Versandrichtlinien fallen, nicht nur unter Speichergrenzen.

Häufige Fragen

Funktionieren serverseitige Filter mit Outlook und Apple Mail?

Ja. Sie laufen bei der Zustellung; nach der Synchronisierung sieht das Mailprogramm das bereits sortierte Postfach. Sie müssen die Regeln dort nicht erneut anlegen. Ordnerabonnements und Benachrichtigungen stellen Sie separat ein.

Muss ich Sieve lernen?

Nein. Der visuelle Editor erzeugt das Skript für Sie. Für komplexere Aufgaben bietet Agency den Sieve-Codeeditor.

Warum funktioniert ein Filter nicht mehr?

Häufig trifft eine darüberliegende Regel zuerst zu und stoppt die Auswertung. Prüfen Sie Reihenfolge und Stoppoption, danach Bedingungen, Aktivierung der Regel und Zustand des aktiven Skripts.

Können Filter bereits eingetroffene Nachrichten bearbeiten?

Diese Filter laufen bei der Zustellung und erfassen neue Post. Bereits gespeicherte Nachrichten organisieren Sie mit Suche und Sammelaktionen. Sieve schließt separate Werkzeuge zur erneuten Verarbeitung nicht aus, doch das ist eine andere Funktion.

Was unterscheidet Filterweiterleitung und Postfachweiterleitung?

Die Postfachweiterleitung sendet eine Kopie der gesamten eingehenden Post, auf die diese Einstellung angewendet wird. Ein Filter wählt Nachrichten nach Bedingungen aus. Zudem gibt es Weiterleitungsaktionen mit und ohne Erhalt einer Kopie. Prüfen Sie die gewählte Aktion und das Zusammenspiel mit anderen Regeln.

Teilt mein Team die Ordnerfarben?

Nein. In Webmail werden Farben und Klappzustand pro Mitglied des geteilten Postfachs gespeichert. Andere Mailprogramme müssen deshalb nicht dieselben Farben anzeigen.

Wie tief lassen sich Ordner verschachteln?

Sie können Ordner innerhalb der Grenzen von Server und Mailprogrammen verschachteln. Nach drei Ebenen ist Suchen oft praktischer als Navigieren. Der Baum basiert auf IMAP; Anzeige und Abonnements hängen vom Programm ab.

Sollte ich Spam per Filter verwerfen?

Besser nicht. Verwerfen legt die Nachricht nicht in den Papierkorb. Eine zu breite Bedingung kann wichtige Post unbemerkt verschwinden lassen. Nutzen Sie den Spamordner und Spam melden, um dem Klassifikator eine Rückmeldung zu geben. Gewöhnliches Verschieben ist nicht dasselbe. Den Unterschied erläutert der Beitrag zu blockierten Absendern.