E-mailfilters die ook werken als uw laptop dicht is

Op uw computer is de inbox netjes, op uw telefoon is het een rommeltje. De mailbox en het account zijn dezelfde. Het verschil: de e-mailfilters die opruimen, staan in uw desktopprogramma. Uw telefoon weet niets van die regels.

Dat is de beperking van lokale regels: ze draaien zolang het programma draait. Klap de laptop op vrijdag dicht en het sorteren stopt tot maandag. Daarna wordt drie dagen aan berichten in één keer verplaatst, soms met meldingen voor e-mails die u eergisteren al op uw telefoon hebt gelezen.

Filters op de server worden bij aflevering uitgevoerd, voordat het bericht in de gekozen map wordt opgeslagen. Apparaten die daarna verbinding maken, zien al geordende e-mail. Daarvoor wordt Sieve gebruikt, een beproefde taal die goed bij deze taak past. Meldingen en de weergave van mappen blijven afhankelijk van het e-mailprogramma.

Waar uw e-mailfilters draaien, bepaalt het resultaat

Het verschil in meldingen merkt u dagelijks. Een nieuwsbrief komt binnen, uw telefoon trilt en veertig minuten later verplaatst het desktopprogramma het bericht naar Later lezen. De regel werkte, maar pas na de onderbreking die u wilde voorkomen. Een serverfilter slaat het bericht in de juiste map op voordat uw telefoon synchroniseert. Stel de meldingen voor die map afzonderlijk in.

Sieve in het kort

Sieve heeft één specifieke taak: bepalen wat er bij aflevering met een bericht gebeurt. De basistaal is vastgelegd in RFC 5228 en is bewust niet Turing-compleet. Ze kent geen lussen en kan geen willekeurige programma's uitvoeren. Die beperkingen dragen bij aan veilige filtering. Beschikbare uitbreidingen en hun mogelijkheden hangen van de server af; de beperkingen van de basistaal gelden niet noodzakelijk voor iedere uitbreiding.

Een script ziet er bijvoorbeeld zo uit:

if header :contains "from" "billing@vendor.com" {
    fileinto "Finance/Invoices";
    stop;
}

U hoeft dit niet zelf te schrijven. De visuele editor genereert Sieve op de achtergrond, en elk filter wordt onderdeel van het afleveringsscript. Dat verklaart waarom de verwerking bij een expliciete stop eindigt, waarom doorsturen via SMTP gebeurt en waarom apparaten na synchronisatie de serverindeling zien. Opslaan in een map stopt op zichzelf de volgende regels niet.

Filters hebben doelmappen nodig

Filters moeten berichten ergens opslaan. Een platte lijst van dertig mappen lost de rommel niet altijd op: soms krijgt die alleen een andere vorm.

U kunt mappen in elkaar plaatsen binnen de grenzen van server en e-mailprogramma. De boom wordt opgebouwd uit de IMAP-structuur, zodat dezelfde indeling beschikbaar is in webmail, Outlook, Apple Mail en op uw telefoon. Een aangemaakte submap verschijnt na synchronisatie in andere programma's, soms afhankelijk van mapabonnementen.

Clients
  Acme
    Invoices
    Contracts
  Globex
    Invoices
Finance
  Receipts
  Tax

Drie functies maken de boom bruikbaar:

In- en uitklappen met persoonlijke voorkeuren. In webmail worden de klapstatus en mapkleuren van een gedeelde mailbox per lid opgeslagen. Twee mensen kunnen hun zijbalk onafhankelijk indelen, omdat de voorkeur bij het lid hoort, niet bij de map.

Kleuren. Geef de vier of vijf mappen die u vaak gebruikt een herkenbare kleur. Dan vindt u ze zonder de hele lijst te lezen.

Zoeken met submappen. Dit is de belangrijkste functie. In Clients kunt u alleen die map doorzoeken, ook de onderliggende mappen meenemen of in de hele mailbox zoeken. Zonder de tweede optie moet u elke eindmap apart doorzoeken. Lees over zoeken in meerdere mailboxen tegelijk voor uitleg over de zoekbereiken.

E-mailfilters maken in de visuele editor

Een filter bestaat uit voorwaarden en acties.

Voorwaarden controleren afzender, ontvanger, onderwerp, berichttekst, grootte of een bepaald headerveld. Vergelijkingen zijn onder meer ‘bevat’, ‘is precies’, ‘begint met’ en ‘eindigt op’. U kunt vereisen dat alle voorwaarden gelden of dat één overeenkomst voldoende is.

Acties slaan een bericht in een map op, sturen het door, markeren het als gelezen of belangrijk, laten het zonder melding vervallen of weigeren het met een antwoord aan de afzender.

Twee acties vragen bijzondere aandacht.

Laten vervallen gebeurt zonder melding of kopie in de prullenbak. De server accepteert het bericht maar slaat het niet in de mailbox op. Technische logboeken kunnen de verwerking vastleggen, maar vormen geen herstelbare kopie. Een te ruime voorwaarde kan ongemerkt benodigde e-mail vernietigen. Gebruik liever een map die u zelden opent.

Weigeren kan een foutmelding naar de SMTP-envelopafzender sturen, die niet altijd de schrijver van het bericht is. Bij een vervalst adres kan de melding een onschuldige derde bereiken. Zo ontstaan ongewenste retourmeldingen, of backscatter. Het gedrag hangt af van de implementatie en het moment van weigeren. Voor verdachte e-mail is de spammap meestal veiliger.

Doorsturen met een filter gebeurt via SMTP. De kopie kan daarom bij de ontvanger niet door de authenticatiecontroles komen. SRS helpt bij SPF door het envelopadres te herschrijven, maar controleer of dit op de betreffende route wordt toegepast. Het garandeert geen geslaagde DMARC-controle of aflevering in de Gmail-inbox. Onderzoek headers en authenticatieresultaten om de oorzaak van een spamclassificatie te vinden.

E-mailfilters worden op volgorde uitgevoerd

Regels worden van boven naar beneden beoordeeld. Daardoor kan een verzameling filters een ander resultaat geven dan verwacht.

Neem twee regels:

1. E-mail van @acme.com → opslaan in Clients/Acme
2. Het onderwerp bevat invoice → opslaan in Finance/Invoices

Een factuur van Acme voldoet eerst aan regel 1 en belandt in Clients/Acme. Als die regel de verwerking stopt, wordt regel 2 niet uitgevoerd. Dat komt door de stopoptie, niet door het opslaan in een map. Er hoeft geen waarschuwing te verschijnen: de Acme-factuur ontbreekt gewoon in de financiële map.

De vuistregel is specifiek vóór algemeen. De regel voor facturen van een leverancier hoort boven de regel voor al zijn e-mail. Werkt een filter niet meer, controleer dan eerst de regels erboven en hun stopopties. U kunt de volgorde wijzigen door regels te verslepen; vaak is dat voldoende.

Wanneer u zelf Sieve schrijft

De visuele editor dekt veel dagelijkse taken. Voor voorwaarden die hij niet kan uitdrukken, biedt het Agency-abonnement een Sieve-code-editor.

Gebruik deze voor geneste logica, zoals dit EN dat maar NIET iets anders, reguliere expressies, extra headers of een script dat een automatisch antwoord, sortering en doorsturen combineert. De server moet de benodigde uitbreidingen ondersteunen. Een tekstscript is ook geschikt voor versiebeheer en hergebruik als sjabloon in meerdere mailboxen.

require ["fileinto", "regex", "imap4flags"];

if allof (
    header :regex "subject" "^\\[TICKET-[0-9]+\\]",
    not header :contains "from" "noreply@"
) {
    setflag "\\Flagged";
    fileinto "Support/Active";
    stop;
}

Let op: het bronscript en de visuele regels regelen de filtering van dezelfde mailbox. Ga er niet van uit dat handmatige wijzigingen terug worden omgezet naar visuele regels of bij de volgende scriptgeneratie bewaard blijven. Kies per mailbox één primaire beheermethode. Zie de Sieve-code-editor.

Nuttige werkwijzen

Sorteer op alias, niet op afzender. Met een aparte alias per dienst, zoals newsletters@, receipts@ of shopping@, kan één ontvangerregel veel afzenderregels vervangen. Die blijft bruikbaar als de dienst zijn verzenddomein wijzigt. Controleer het adres in de ontvangerheader: blinde kopieën en herschreven adressen kunnen een andere voorwaarde vereisen.

Sla op in mappen in plaats van te verwijderen. Een map Automatische berichten voor meldingen, waarschuwingen en ontvangstbewijzen houdt de inbox vrij voor persoonlijke correspondentie en bewaart e-mail voor later zoeken. Laten vervallen bij aflevering laat geen herstelbare kopie achter. Opslaan behoudt het bericht zolang het niet om andere redenen wordt verwijderd.

Markeer dringende berichten in plaats van ze te verplaatsen. Buiten de inbox worden ze makkelijker over het hoofd gezien. Markeer ze als belangrijk en laat ze staan waar u ze ziet.

Eén algemene regel onderaan. Een tijdelijk filter kan alles wat nog niet is verwerkt in een controlemap zetten. Zo ontdekt u gaten in de configuratie. Houd rekening met stopopties van eerdere regels en verwijder het controlefilter als de verzameling stabiel is.

Bouw niet vooraf de hele hiërarchie. Drie mapniveaus voor nog niet ontvangen e-mail passen zelden bij het latere gebruik. Maak een map zodra er een groep berichten ontstaat.

Limieten voor e-mailfilters

Deze tabel behoudt de gegevens uit het oorspronkelijke artikel en garandeert geen actuele limieten. De huidige configuratie schakelt gewone gebruikersregels niet in voor Nano en Starter, terwijl Starter een aparte doorstuurlimiet heeft. Controleer de actuele mogelijkheden van uw account. Doorsturen heeft eigen grenzen, omdat het namens u e-mail verzendt en onder het verzendbeleid valt, niet alleen onder opslaglimieten.

Veelgestelde vragen

Werken serverfilters met Outlook en Apple Mail?

Ja. Ze worden bij aflevering uitgevoerd; na synchronisatie ziet het e-mailprogramma de geordende mailbox. U hoeft de regels daar niet opnieuw aan te maken. Mapabonnementen en meldingen stelt u afzonderlijk in.

Moet ik Sieve leren?

Nee. De visuele editor genereert het script voor u. Agency biedt de Sieve-code-editor voor ingewikkeldere taken.

Waarom werkt een filter niet meer?

Een veelvoorkomende oorzaak is dat een eerdere regel overeenkomt en de verwerking stopt. Controleer volgorde en stopoptie, daarna voorwaarden, inschakeling van de regel en de status van het actieve script.

Kunnen filters al ontvangen berichten verwerken?

Deze filters draaien bij aflevering en gelden voor nieuwe e-mail. Gebruik zoeken en bulkacties om opgeslagen berichten te ordenen. Sieve sluit aparte hulpmiddelen voor herverwerking niet uit, maar dat is een andere functie.

Wat is het verschil tussen doorsturen via een filter en via de mailbox?

Doorsturen via de mailbox verzendt een kopie van alle inkomende e-mail waarop die instelling wordt toegepast. Een filter selecteert berichten op voorwaarden. Bovendien zijn er doorstuuracties die een kopie bewaren en acties die dat niet doen. Controleer de gekozen actie en de samenwerking met andere regels.

Worden mapkleuren gedeeld met mijn team?

Nee. In webmail worden kleuren en klapstatus per lid van de gedeelde mailbox opgeslagen. Andere e-mailprogramma's hoeven daarom niet dezelfde kleuren te tonen.

Hoe diep kunnen mappen worden genest?

U kunt mappen nesten binnen de grenzen van server en e-mailprogramma's. Na drie niveaus is zoeken vaak handiger dan navigeren. De boom is gebaseerd op IMAP; weergave en abonnementen hangen van het programma af.

Kan ik spam beter met een filter laten vervallen?

Liever niet. Het bericht komt dan niet in de prullenbak. Eén te ruime voorwaarde kan ongemerkt benodigde e-mail laten verdwijnen. Gebruik de spammap en Spam melden om een signaal aan de classifier te geven. Alleen verplaatsen is niet hetzelfde. Zie geblokkeerde afzenders voor het verschil.